Документальный учет при проведении инструктажа

Так, в соответствии с пунктом 3 этого нормативного источника, одним из двух основных видов обучения работников мерам противопожарной безопасности является проведение специфического инструктажа, направленного на формирование у инструктируемых понятий и навыков противопожарного поведения.

В качестве подтверждения своевременного прохождения каждым работником противопожарного инструктажа контролирующие органы в лице государственного пожарного надзора обязательно будут спрашивать у работодателя журнал регистрации вводного противопожарного инструктажа, его хранение работодатель обязан обеспечить на территории своего официального местоположения (офис и т.п.).

Строго говоря, в официальных нормативно-правовых источниках журнал регистрации вводного противопожарного инструктажа образец нигде не представлен.

Дело в том, что Приказ №645 устанавливает форму для общего журнала учета проведения всех инструктажей по пожарной безопасности (об этом прямо сказано в статье 10 Приказа). Таких инструктажей своих работников работодатель должен проводить пять видов, с разной периодичностью.

Установленная МЧС России общая форма журнала по учету проведения работодателем инструктажей по пожарной безопасности такая же, что и форма журнала вводного инструктажа: просто в графе «5» страницы указывается конкретный вид инструктажа – «вводный».

Некоторые работодатели идут другим путем, видоизменяя и обложку, и листы-вкладыши, сразу изготавливая журнал учета проведения инструктажей по пожарной безопасности под один конкретный вид инструктажа – вводный. И делают четыре отдельных журнала на оставшиеся виды инструктажа.

Надлежаще заверенный руководителем-работодателем и прошитый, с пронумерованными страницами журнал вводного инструктажа по пожарной безопасности готов к внесению записей, производимых по факту проведения работникам вводного инструктажа по пожарной безопасности.

Начинается заполнение данного документа строгой отчетности с обложки. В нее вносят такую информацию, как:

  • полное и сокращенное наименование работодателя, с указанием того, какая у компании организационно-правовая форма (ООО, АО и т.п.);
  • дату, когда в журнал внесена первая запись о проведенном инструктаже.

Общество с ограниченной ответственностью «Людмила» (ООО «Людмила»)

(наименование организации)

ЖУРНАЛ N _____

УЧЕТА ИНСТРУКТАЖЕЙ ПО ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

 Начат 15 октября 2017 г.

 Окончен __________ 200_ г.

День, месяц и год окончания ведения журнала будет вноситься, когда все страницы журнала будут заполнены записями о проведенных инструктированиях вновь принятых на должности граждан. После чего документ подлежит хранению в архиве согласно установленной номенклатуре дел.

Сначала на каждой странице проставляется номер (нумерация сквозная).

Учет инструктажей по пожарной безопасности

Затем последовательно вносится запись в отношении каждого сотрудника, прошедшего вводный инструктаж:

  1. Ставится день, месяц и год проведения инструктажа в том же формате «день/месяц/год».
  2. Вносятся фамилия, имя и отчество проинструктированного сотрудника.
  3. В колонку № 3 записывается дата рождения.
  4. Указывается дополнительная информация об инструктируемом, согласно его документу об образовании, трудовому договору или штатному расписанию.
  5. В пятом столбце указывается конкретный вид проведенного инструктажа.
  6. Далее вносится запись о том, кто этот инструктаж проводил. Это может быть руководитель компании, либо лицо, назначенное его приказом, и ответственное за данное мероприятие.
  7.  В седьмой и восьмой графе расписываются тот, кто был проинструктирован, и тот, кто провел инструктаж.

Дата

Фамилия, имя, отчество инструктируемого

Год рождения

Профессия, должность инструктируемого

Вид инструктажа

Фамилия, имя, отчество, должность инструктирующего

Подпись

инструктируемого

инструктирующего

1

2

3

4

5

6

7

8

15 октября 2017г.

Иванов Иван Иванович

15.04.1986г.

Эколог, специалист отдела выездной экологической проверки водоемов

вводный

Васильев П.П., коммерческий директор ООО «Людмила»

Как и стандартный журнал учета проведения инструктажей, журнал вводного противопожарного инструктажа, образец заполнения которого представлен выше, предусмотрен для работников согласно утвержденному у работодателя штатному расписанию.

Однако, по статье 11 Приказа, в данном журнале всегда расписываются те, кто обязан его проходить.

  • все без исключения работники, впервые принятые на должность;
  • сезонные работники (временные);
  • откомандированные;
  • проходящими обучение на производстве либо производственную практику;
  • со всеми другими категориями, если издан соответствующий приказ работодателя.

Таким образом, в журнале по вводному противопожарному инструктажу должны быть как записи о состоявшемся в реальности факте проведения вводного инструктирования только что нанятых сотрудников, так и их индивидуальные данные, подкрепленные собственноручными подписями всех этих групп сотрудников/учащихся.

Предлагаем ознакомиться  Где снять автомобиль с учета в гибдд без автомобиля

Образец журнала регистрации инструктажа по пожарной безопасности приведен в приложении 1 к Приказу № 645.

Нормативы обучения работников по вопросам ПБ утверждены в Приказе МЧС от 12.12.2007 № 645. В Приказе определены 5 типов противопожарных инструктажей (ППИ), отличающих по времени проведения и содержанию данных. Информация предоставляется по утвержденным руководителем программам. О проведении каждого из видов обучения производится запись в журнале учета. Сведения о предоставлении знаний сопровождаются подписями сторон.

Вид ППИ Условия проведения Особенности
Вводный, проводимый с группой лиц либо в индивидуальном порядке, с отдельным лицом при трудоустройстве Проводится при найме постоянных работников, поступлении лиц по ученическому договору, прикомандированными, находящимися на практике, с сезонными и временными сотрудниками ППИ проводится в специально отведенном помещении, оборудованном пособиями. По окончании обучения проводятся практические занятия с проверкой полученных знаний
Первичный, проводимый на рабочем месте отдельно с каждым сотрудником либо с группой лиц, проводимых равные операции или виды работ Проводится как с вновь нанятыми, прикомандированными, сезонными сотрудниками, так и лицами, переведенными для исполнения новых работ ППИ проводится ответственным аттестованным лицом, отвечающим за ПБ в вверенном подразделении
Повторный, проводимый с отдельными сотрудниками или с несколькими лицами, трудящимися на однотипном оборудовании или типовых рабочих местах Периодичность проведения составляет не реже 1 раза в год, для сотрудников предприятий повышенной пожарной опасности не реже 1 раза в полугодие Проверка полученных ранее знаний проводится со всеми работниками в соответствии с утвержденным администрацией графиком
Внеплановый, предназначенный для отдельных работников или группы лиц одной специальности Проводится при введении новых требований ПБ и технологического процесса, длительного времени отсутствия на работе, выявления фактов несоблюдения требований Назначается по производственной необходимости. Объем и состав передаваемых знаний зависит от причин, вызвавших необходимость обеспечения обучения
Целевой, предназначенный для отдельных, особо оговоренных случаев Обязателен до проведения работ в условиях повышенной пожарной опасности, ликвидации аварий, при массовом скоплении людей Проводится лицом, ответственным за безопасность на предприятии или лицом, сопровождающим проект

При проведении ППИ лица получают минимум знаний о необходимых действиях в условиях чрезвычайных обстоятельств и требований о соблюдении мер ПБ. Обучение проводится по специально разработанным программам, утвержденным руководителем. Право на обеспечение сотрудников информации имеют лица, аттестованные в обучающих центрах.

Состав положений определяется категорией пожарной опасности, признанной на предприятии. Существуют несколько категорий – особой важности, 1 и 2 группы. При разработке целевых программ учитываются индивидуальные условия ведения деятельности, расположение вблизи пожароопасных объектов.

Учет инструктажей по пожарной безопасности ★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг

Право на проведение ППИ имеет должностное лицо, обладающее специальными знаниями и аттестатом о прохождении обучения. В зависимости от масштаба предприятия обязанности возложены на освобожденного сотрудника или совмещающее с другими видами работ. На предприятиях малого и среднего бизнеса отсутствует возможность иметь в штате выделенных лиц. Проведением инструктажей занимаются руководители, прошедшие обучение в центрах ПГС МЧС.

О каждом случае обучения производится запись в книгу либо наряд-допуск на проведения работ в условиях повышенной пожарной опасности. Ведение записей необходимо для подтверждения прохождения обучения определенного типа, заверенное подписями ответственного за ПБ лица и сотрудника. Сведения, отраженные в документе, необходимы:

  • Руководителю компании и должностным лицам, отвечающим за ПБ, для подтверждения исполнения обязанностей.
  • Работнику, получающему информацию о правилах поведения. Прохождение ППИ является основанием для допуска к исполнению обязанностей. Без получения минимума необходимых знаний лицо не должно допускаться к работе.
  • Органам контроля для получения материалов проверки. Предусмотрены плановые и внеплановые выездные проверки.

Компания самостоятельно определяет количество книг учета, ведущихся одновременно. При наличии филиалов, расположенных отдельно, необходимо иметь журналы в каждом обособленном подразделении. Ряд предприятий открывают книги на разные виды ППИ, например, отдельно для вводного и другие инструктажи. Условия о числе используемых в учете книг необходимо предусмотреть во внутренних положениях кадрового документооборота.

Предлагаем ознакомиться  Как написать биографию и резюме

Журналы регистрации инструктажа по ПБ включен в перечень типовых архивных документов, определенный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Срок хранения книги, установленный Приказом, составляет 3 года. Прекращение срока хранения начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства (прекращением записей).

Какие журналы по ПБ должны быть

В организационных структурах должны быть заведены разные виды журналов по ПБ.

К таковым относятся:

  1. Журнал по проведению инструктажей. Предусмотрен для учета инструктажей с работниками непосредственными руководителями.
  2. Журнал вводного инструктажа. Необходим перед тем, как гражданин был трудоустроен, он должен пройти вводный инструктаж и отметка делается в этом документе.
  3. Для учета огнетушителей. Цель заведения этого журнала — обеспечение учета первичных средств для тушения пожара.
  4. Чтобы отразить проверку по окончании рабочей смены также заводится журнал.
  5. В некоторых случаях требуется заведения журнала по фиксированию противоаварийных тренировок.
  6. Техническое обслуживание средств пожаротушения также отражается в журнале.
  7. Внесение перечня инструкций по ОТ обеспечивается в специальный журнал.
  8. Сведения о проверках пожарного надзора тоже фиксируются в документе.

Порядок заполнения

О заполнении журналов проведения инструктажей можно сказать следующее:

  1. Документ заполняется без помарок.
  2. Исправления следует делать аккуратно. Напротив каждой поправки нужно поставить звездочку, а внизу напротив звездочки выполнить сноску: «исправленному верить», обязательно расписаться и написать свою фамилию.
  3. Каждую страницу желательно оставить для одного работника, так как здесь возможно придется прописывать несколько инструкций.

Чтобы заполнить журнал необходимо:

  • указать фамилию и инициалы сотрудника, а также должность;
  • написать документ, согласно которого проводится инструктаж;
  • расписаться в проведении инструктажа с простановкой даты.

Для заполнения надо применять установленную Приказом № 645 форму. Применяя ее, можно вносить сведения обо всех видах инструктажей. Одновременно законодатель не запрещает вести такую форму для каждого отдельного вида инструктажа.

Учет инструктажей по пожарной безопасности

Заполнить бланк несложно. Алгоритм включает несколько шагов:

  1. Указать на обложке название учреждения, даты начала и окончания ведения.
  2. В таблицу внести следующую информацию:
    • дату проведения ППИ;
    • Ф.И.О., год рождения, профессию, должность обучаемого работника;
    • вид ППИ (вводный, первичный, повторный, внеплановый или целевой);
    • Ф.И.О., должность инструктора.
  3. Завершаются сведения обязательными подписями обоих участников процесса.

Записи нужно вносить, не допуская исправлений. Пустые строки между записями не допускаются. Графы по строкам нужно заполнять в обязательном порядке без пропусков.

Журнал по осмотру огнетушителей

В организациях также проверяются журналы по осмотру огнетушителей, это требование нормативных актов по противопожарной безопасности. Что представляет из себя документ:

  1. В первой графе указывается номер по порядку.
  2. В следующей графе прописывается марка огнетушителя.
  3. В третьей порядковый номер первичного средства пожаротушения.
  4. В следующей колонке указывается, когда был проведен осмотр, а после дата следующей поверки.
  5. Месторасположение огнетушителя указывается также.

Для чего заполняются эти журналы:

  1. Необходимо знать месторасположение огнетушителей, чтобы ориентироваться, где они находятся. Так пожарным будет проще осуществлять проверку.
  2. Огнетушители являются материальной ценностью и важно, чтобы они не пропадали.
  3. Обеспечение контроля за своевременной поверкой средств пожаротушения.

Какие штрафные санкции предусмотрены в случае отсутствия журналов

Отсутствие журнала регистрации как подтверждения факта проведения ППИ трактуется как нарушение требований по обеспечению ПБ. Предусмотрен административный штраф, налагаемый по ст. 20.4 КоАП. Сумма санкции определяется мерой ответственностью лиц и наличием условий повышенной пожарной опасности.

Категории лиц, разделяемых по мерам ответственности Стандартные условия ведения деятельности Режим работы в условиях повышенного пожарного риска
Должностные лица От 6 до 15 тысяч рублей От 15 до 30 тысяч рублей
Индивидуальные предприниматели От 20 до 30 тысяч рублей От 30 до 40 тысяч рублей
Юридические лица От 150 до 200 тысяч рублей От 200 до 400 тысяч рублей

Наряду с административными санкциями предусмотрена уголовная ответственность. О мерах наказания, вызвавших вред здоровью, указано в ст. 219 УК РФ. Пресекательные меры предусмотрены для лиц, отвечающих за условия ПБ.

Предлагаем ознакомиться  Документы для учета на бирже труда

При отсутствии инструктажа по пожарной безопасности на законодательном уровне предусмотрены штрафные санкции, все зависит от степени случившегося.

К примеру, если:

  1. По результатам прокурорской проверки выявлены замечания, то наложение штрафа не будет значительным, как правило, штраф возлагается на должностное лицо.
  2. При возникновении несчастного случая штраф полагается больших размеров.

Образец формы журнала инструктажа по пожарной безопасности утвержден Приказом МЧС РФ от 12.12.2007 № 645. Этот же документ объясняет необходимость существования такой учетной книги, прямо предусматривая обязанность организации:

  • внести в бланк сведения о проведенных вводных, первичных, повторных, внеплановых, целевых инструкций;
  • заверить информацию подписями того сотрудника, которого инструктировали, и инструктора.

Если записи отсутствуют, работодателем нарушаются установленные Нормами пожарной безопасности № 645 положения, что является основанием для применения наказания в отношении организации.

К нарушениям правил пожарной безопасности законодатель относит непроведение инструктажей, соответственно, отсутствие журнала учета. Ответственность определена в ст. 20.4 КоАП РФ.

За нарушение грозит штраф в сумме:

  • 150 000–200 000 рублей — для юрлица;
  • 6000–15 000 рулей — для должностного лица;
  • 20 000–30 000 рублей — для ИП.

Нарушение правил пожбезопасности при введенном особом противопожарном режиме увеличивает сумму до размеров:

  • 200 000–400 000 рублей — для юрлица;
  • 15 000–30 000 рублей — для должностного лица;
  • 30 000–40 000 рублей — для ИП.

Кто проводит инструктаж

Проведение инструктажа возлагается на сотрудников организации, к которым предъявляются следующие требования:

  1. Прохождение пожарно-технического минимума. Это мероприятие организовывается предприятием, а после его прохождения сдаются зачеты, сведения заносятся в журнал, и оформляется свидетельство. То есть работник прошел подготовку и его знания были проверены. Право на проведение инструктажа он получил, теперь он может сам передавать знания.
  2. Предприятием оформляется организационный документ о назначении ответственных лиц за проведение инструктирования работников. С распорядительным документом ознакомляют под подпись всех лиц, кто назначен приказом.
  3. Проводить такие инструктажи имеет право непосредственный руководитель или лицо, временно замещающее первого.
Инструктаж по пожарной безопасности

Плакат для инструктажа по пожарной безопасности

Должностное лицо, на которое возложено проведение беседы должно иметь:

  1. Конспекты, инструкции и правила пожарной безопасности, то есть у него в наличии должно находиться все необходимое.
  2. Класса для проведения лекции должен быть оснащен плакатами, видеопособиями, фотографиями, литературой, образцами средств пожаротушения и многим другим.
  3. Сведения о проведении отражаются в журнале.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl Enter, чтобы сообщить нам.

Состав информации, содержащейся в журнале

Ответственное лицо должно обеспечить в книге учета полноту информации, отсутствие помарок, подчисток при заполнении. В книге отсутствует нумерация строк, что объясняется ведением записей о различных видах ППИ в одном документе. При внесении текста не допускаются пропуски строк или пробелы между записями. При внесении ошибочного текста строка перечеркивается, ниже вносится верная запись.

Учет инструктажей по пожарной безопасности

В книге содержатся данные:

  1. Дата проведения ППИ.
  2. ФИО инструктируемого в полном виде.
  3. Год рождения инструктируемого.
  4. Специальность, наименование должности лица.
  5. Вид проводимого ППИ.
  6. ФИО должностного лица, проводящего ППИ.
  7. Подписи участников ППИ. Документ используется для внутреннего учета, что не требует удостоверения подписей печатью. Заверение необходимо только при выписке из журнала, представляемой третьим лицам по запросу.

Все обязательные столбцы должны быть заполнены. Информация должна быть краткой, соответствовать наименованию столбца. Допускается внесение дополнительной информации в качестве примечания на свободном месте полей. Например, при проведении целевого или внепланового ППИ, вызванных особыми обстоятельствами, указывают причину его проведения.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1. Может ли предприятие использовать в учете записей о ППИ самостоятельно разработанные формы бланков?

Дополнение, корректировка установленной Приказом № 645 формы книги не допускается. Унифицированные бланки, книги учета, утвержденные ведомственными приказами, не подлежат изменению. При использовании форм, не соответствующих требованиям, возможны претензии со стороны органов контроля.

Вопрос № 1. Имеет ли значение численность организации для исполнения требований по проведению видов ППИ?

Масштаб компании, принадлежность к малому бизнесу или незначительная численность сотрудников не учитывается. В компаниях должны быть разработаны программы ПБ с проведением мероприятий по ППИ.