Формы табеля учета

На основе формы Т-12, введенной в практику документооборота Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1, формируется табель, который предназначен для использования в целях:

  • ведения учета посещений сотрудниками своего места работы в соответствии с установленным графиком;
  • определения показателей для расчета зарплаты сотрудников;
  • формирования тех или иных статистических данных о персонале (например, направляемых в Росстат или исследовательским агентствам).

Следует отметить, что рассматриваемая форма подлежит заполнению вручную (на ПК с помощью Word или аналогичной программы либо в распечатанном виде шариковой ручкой). А табель, предназначенный для заполнения в автоматическом режиме при задействовании систем контроля доступа, составляется на основе другой формы Госкомстата — Т-13. Выбранная форма табеля учета рабочего времени 2017 года должна быть указана в учетной политике.

О том, что представляет собой форма Т-13, читайте в статье«Унифицированная форма № Т-13 – бланк и образец».

Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.

Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.

Использование табеля по форме 0504421 не запрещено для частных компаний. Дело в том, что с 01.01.2013 года фирмам, которым закон прямо не предписывает задействовать конкретные унифицированные формы первичных источников, разрешено использовать любые другие. Поэтому частная компания вправе задействовать в целях мониторинга времени нахождения на работе наемных сотрудников табель учета рабочего времени на бланке формы Т-12, так и формы 0504421 или же иной бланк, разработанный самостоятельно.

Подробнее о заполнении формы Т-12 читайте в материале«Унифицированная форма № Т-12 – бланк и образец».

Для учета рабочего времени предусмотрены унифицированные формы. Бюджетные организации должны использовать форму № 0504421 по ОКУД, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.15 № 52н.

Коммерческие организации могут применять форму № Т-12 или форму № Т-13. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.

Основное отличие между ними заключается в следующем: в форме № Т-13 отсутствует часть, посвященная расчетам по заработной плате. При этом Указания по заполнению формы № Т-12 разрешают и в этой форме не заполнять листы, посвященные расчету зарплаты. Это возможно, если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом.

Соответственно, выбор между данными формами в основном зависит от настроек учетной программы. Так, если в организации учет расчетов с персоналом совмещен с учетом рабочего времени, то нужно использовать форму № Т-12 и заполнять в ней раздел 2. Если же учет рабочего времени отделен от расчетов с персоналом, то можно использовать любую из указанных форм.

Рассчитать «сложную» зарплату с коэффициентами и надбавками по большому количеству работников

Попробовать бесплатно

Выходные и праздничные дни в Табеле на 2020 год

Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.

Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.

Посмотрим, какие обозначения применяются к отпускам.

Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника.

Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10).

В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:

  • предоставляемый работодателем добровольно по просьбе сотрудника — в этом случае в табеле отражается код ДО (16);
  • обязательно предоставляемый работодателем по запросу работника — используется код ОЗ (17).

Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):

  • отпуск для учебы с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
  • неоплачиваемый отпуск для сдачи вступительных экзаменов, сессии, госэкзаменов — фиксируется в табеле с применением кода УД (13).

В соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не учитываются.

Также исключаются из отпуска праздники, установленные региональным законодательством (см. постановление Президиума ВС суда РФ от 21.12.2011 № 20-ПВ11).

Отсюда следует, что приходящиеся на отпуск праздники в табеле нужно обозначать кодом «В» или 26.

А если хотите, можно установить для этого собственный код. На это указал Минтруд в письме от 27.04.2017 № 14-2/В-370.

Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.

Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.

Предлагаем ознакомиться  Как написать жалобу в Центробанк

Важно!Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 52.7 КоАП РФ).

Если работник направляется в отпуск, то соответствующие дни в табеле учета рабочего времени отмечаются специальными кодами. При этом нижняя ячейка — количество часов — не заполняется.

Для отражения в формах № Т-12 и № Т-13 отпусков используются следующие обозначения: ОТ (09) — для основного ежегодного оплачиваемого отпуска, ОД (10) — для дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого некоторым сотрудникам (например, работникам с ненормированным днем; ст. 116 ТК РФ). Учебному отпуску соответствует код У (11), а отпуску «за свой счет» — код ДО (16).

Табель учета рабочего времени на 2019-2020 год: образец заполнения — Бухонлайн

Чтобы обозначить отпуск по беременности и родам применяется код Р (14). Этот же код используется в случае удлиненного отпуска, предоставленного из-за осложненных родов (ст. 255 ТК РФ). Для отражения отпуска по уходу за ребенком до трех лет используется код ОЖ (15).

Бесплатно рассчитать зарплату, отпускные и пособия в веб‑сервисе

По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.

Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).

Если работники заняты только на работах с вредными условиями труда, то для учета в табеле отработанного времени можно использовать стандартные обозначения – буквенный код “ЛЧ” либо цифровой “21” с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного времени, приходящегося на каждый рабочий день.

Если же работники заняты на работах как с нормальными условиями труда, так и с вредными условиями, то доплачивать за “вредность” нужно только за время, отработанное во вредных условиях {amp}lt;4{amp}gt;. Напомним, что рабочий день таких работников нужно уменьшить до продолжительности сокращенного рабочего дня, установленного для “вредников”, если они отработали во вредных условиях не менее половины сокращенного рабочего дня {amp}lt;5{amp}gt;. Поэтому имеет смысл дополнить табель строками для отражения времени, отработанного во вредных условиях, приходящегося на каждый рабочий день.

Пример. Заполнение табеля, если сотрудник занят на работах и с нормальными, и с вредными условиями труда

Условие

Слесарь Агафонов А.А. выполняет работы по наладке оборудования как в цехах с вредными условиями труда, так и в цехах, где вредные производственные факторы отсутствуют. Агафонову А.А. установлена дневная тарифная ставка. Организация работает по режиму пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье. Продолжительность рабочего дня работников, занятых в цехах с вредными условиями труда, составляет 6 ч, для остальных работников – 8 ч.

Табель учета рабочего времени на 2019-2020 год: образец заполнения — Бухонлайн

Для отражения времени, отработанного во вредных условиях труда, в табель введены дополнительные строки и буквенный код “ВР”.

За работу во вредных цехах работникам положен дополнительный отпуск.

Решение

Фрагмент табеля по форме N Т-12 за период с 1 по 15 июня 2009 г. будет иметь следующий вид.

В табеле работа в выходной или нерабочий праздничный день отражается буквенным кодом “РВ” либо цифровым “03” с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного в такой день времени.

За работу в такие дни сотрудник может взять отгул, тогда работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном, а не в двойном размере {amp}lt;8{amp}gt;. Однако в отношении тех работников, которым установлен оклад, на практике это правило понимается по-разному. Многие бухгалтеры в ситуации, когда работник, которому установлен оклад, работал в выходной день, а потом взял в этом месяце за него отгул, выплачивают ему только оклад.

Такой подход является правильным только для работников с суммированным учетом рабочего времени, когда для них часы, отработанные в нерабочий праздничный день, входят в месячную норму, а работа в такой день – это работа по графику. Работникам, которым не установлен суммированный учет рабочего времени, а таких большинство, в такой ситуации нужно доплачивать за работу в выходной или нерабочий праздничный день в одинарном размере.

(или) работникам с суммированным учетом рабочего времени нужно выплатить оклад;

(или) остальным работникам нужно выплатить оклад за месяц и дополнительно одинарную часовую (дневную) часть оклада.

Вставка-графики и диаграммы.

Рассмотрим, как правильно заполнить табель в такой ситуации при обычном и суммированном учете рабочего времени и оплатить работу сотрудникам, которым установлен оклад.

Пример. Заполнение табеля не при суммированном учете рабочего времени, если сотрудник взял отгул за работу в нерабочий праздничный день

Условие

Слесарь в связи с производственной аварией привлекался к работе в нерабочий праздничный день 12 июня 2009 г. на 7 ч и выходной день 13 июня 2009 г. на 5 ч.

Продолжительность рабочего дня для него составляет 8 ч. Он работает по пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

Форма Т-12

По заявлению сотрудника за работу 12 июня 2009 г. ему был предоставлен отгул 29 июня 2009 г.

Предлагаем ознакомиться  Что нужно знать о сверхурочной работе и что делать, чтобы не работать сверх нормы «за идею»?

Работнику установлен оклад.

В соответствии с коллективным договором работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в размере двойной дневной части оклада независимо от количества отработанных в такой день часов.

Решение

Фрагмент табеля по форме N Т-12 за июнь 2009 г. будет иметь следующий вид.

                        Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца                        
1
2
3
4
5
6
7 
8 
9 
10
11
12
13
14
15
Итого 
отра-
бота-
но за
I по-
ловину
месяца
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
итого 
отра-
бота-
но за
II
поло-
вину
месяца
                 4                    
   5  
                        6                      
   7  
Я
Я
Я
Я
Я
В
 В
 Я
 Я
 Я
 Я
РВ
РВ
 В
 Я
  12  
 Я
 Я
 Я
 Я
 В
 В
 Я
 Я
 Я
 Я
 Я
 В
 В
 В
 Я
  10  
8
8
8
8
8
 8
 8
 8
 7
 7
 5
 8
  91  
 8
 8
 8
 8
 8
 8
 8
 8
 8
 8
  80  

В соответствии с табелем за июнь 2009 г. слесарю нужно выплатить в дополнение к окладу за месяц три дневных части оклада (за работу 12 июня 2009 г. не две, а одну часть, так как сотрудник за работу в этот день взял отгул, за работу 13 июня 2009 г. – две части).

Пример. Заполнение табеля при суммированном учете рабочего времени, если сотрудник взял отгул за работу в нерабочий праздничный день

Условие

Работнику установлен суммированный учет рабочего времени (учетный период – месяц). Продолжительность рабочего дня составляет 11 ч. В соответствии с графиком работы он работал в праздничный день 12 июня 2009 г. Всего в июне 2009 г. в соответствии с графиком работы у него 15 рабочих дней (все четные дни месяца).

По заявлению работника за работу 12 июня 2009 г. ему был предоставлен отгул в рабочий для него по графику день – 20 июня 2009 г. Работнику установлен оклад.

Решение

                          Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца                         
1
 2
3
 4
5
 6
 7
8 
9 
10
11
12
13
14
15
Итого 
отра-
бота-
но за
I по-
ловину
месяца
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
итого 
отра-
бота-
но за
II
поло-
вину
месяца
                    4                    
   5  
                        6                      
   7  
В
 Я
В
 Я
В
 Я
 В
 Я
 В
 Я
 В
РВ
 В
 Я
 В
   7  
 Я
 В
 Я
 В
 В
 В
 Я
 В
 Я
 В
 Я
 В
 Я
 В
 Я
   7  
11
11
11
11
11
11
11
  77  
11
11
11
11
11
11
11
  77  

Командировка

При направлении работника в командировку в табеле отражаются только дни (включая выходные и нерабочие праздничные дни), приходящиеся на время командировки, буквенным кодом “К” либо цифровым “06”. В графе под кодом количество отработанных часов отражать не нужно, она остается незаполненной.

Если день выезда в командировку (возвращения из командировки) работник полностью отработал, то такой день нужно отразить не только как обычный отработанный, но и как день командировки.

Пример. Заполнение табеля при командировке

Табель учета рабочего времени на 2019-2020 год: образец заполнения — Бухонлайн

Условие

Юрист Алехин А.И. находился в служебной командировке с 23 по 30 июня 2009 г. День направления в командировку – 23 июня 2009 г. сотрудник отработал полностью, в день возвращения из командировки – 30 июня 2009 г. он на работу не выходил. Все остальные рабочие дни в июне он отработал полностью.

Организация работает по режиму пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье. Продолжительность рабочего дня составляет 8 ч.

Решение

Фрагмент табеля по форме N Т-12 за период командировки с 23 по 30 июня 2009 г. будет иметь следующий вид.

----------T-----¬ ----------------------------¬
¦Фамилия, ¦Та- ¦ ¦ Отметки о явках и неявках ¦
¦инициалы,¦бель-¦ ¦ на работу по числам месяца¦
¦должность¦ный ¦ ---T--T--T--T--T--T--T--T--
¦(специ- ¦номер¦ ¦ 23¦24¦25¦26¦27¦28¦29¦30¦31¦
¦альность,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦профес- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦сия) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
--------- ----- --- -- -- -- -- -- -- -- --
¦ 2 ¦ 3 ¦ ¦ 6 ¦
--------- ----- ---T--T--T--T--T--T--T--T--
¦Алехин ¦ 01 ¦ ¦Я/К¦ К¦ К¦ К¦ К¦ К¦ К¦ К¦ ¦
¦Алексей ¦ ¦ --- -- -- -- -- -- -- -- --
¦Иванович ¦ ¦ ¦ 8 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ --- -- -- -- -- -- -- -- --
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ --- -- -- -- -- -- -- -- --
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------- ------ L--- -- -- -- -- -- -- -- ---

За июнь 2009 г. Алехину А.И. нужно выплатить {amp}lt;7{amp}gt;:

  • заработную плату за отработанные дни с 1 по 5, с 8 по 11, с 15 по 19, 22, 23 июня;
  • средний заработок за дни командировки с 24 по 26, 29, 30 июня;
  • суточные за каждый день с 23 по 30 июня.
Предлагаем ознакомиться  Образец ходатайства о приобщении к материалам исполнительного производства документов

Неполное рабочее время

(или) по его просьбе с согласия работодателя – в табеле используется буквенный код “Я” либо цифровой “01” с указанием под кодом продолжительности отработанного времени, приходящегося на каждый рабочий день;

Табель учета рабочего времени на 2019-2020 год: образец заполнения — Бухонлайн

(или) по инициативе работодателя в связи с изменением организационных или технологических условий труда {amp}lt;11{amp}gt; – в табеле используется буквенный код “НС” либо цифровой “25” с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного времени, приходящегося на каждый рабочий день.

При этом если сотрудник работает в режиме неполной рабочей недели, то дополнительные нерабочие дни обозначаются в табеле как выходные.

Пример. Заполнение табеля, если неполное рабочее время установлено по инициативе работодателя

Условие

Кладовщикам склада готовой продукции Артемову И.И. и Андрееву А.И. в связи с изменением технологических условий труда в организации установлено неполное рабочее время с 1 июня 2009 г. При этом Артемов И.И. (табельный номер “02”) работает по графику понедельник, среда, пятница по 8 ч, а Андреев А.И. (табельный номер “01”) – ежедневно с понедельника по пятницу 5 ч.

Решение

Та-  
бель-
ный
номер
                           Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца                          
 1
 2
 3
 4
 5
6
7 
8 
9 
10
11
12
13
14
15
Итого 
отра-
бота-
но за
I по-
ловину
месяца
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
итого 
отра-
бота-
но за
II
поло-
вину
месяца
  3  
                      4                    
   5  
                        6                      
   7  
  01 
НС
НС
НС
НС
НС
В
 В
НС
НС
НС
НС
 В
 В
 В
НС
  10  
НС
НС
НС
НС
 В
 В
НС
НС
НС
НС
НС
 В
 В
НС
НС
  11  
 5
 5
 5
 5
 5
 5
 5
 5
 4
 5
  49  
 5
 5
 5
 5
 5
 5
 5
 5
 5
 5
 5
  55  
  02 
НС
 В
НС
 В
НС
В
 В
НС
 В
НС
 В
 В
 В
 В
НС
   6  
 В
НС
 В
НС
 В
 В
НС
 В
НС
 В
НС
 В
 В
НС
 В
   6  
 8
 8
 8
 8
 8
 8
  48  
 8
 8
 8
 8
 8
 8
  48  

В соответствии с табелем за июнь 2009 г. Артемову И.И. нужно оплатить 96 ч, а Андрееву А.И. 104 ч.

Табель учета рабочего времени на 2019-2020 год: образец заполнения — Бухонлайн

Пример. Заполнение табеля, если сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, работает неполное рабочее время

Условие

Бухгалтеру Абрамовой О.И., находящейся с 12 марта 2009 г. в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, по ее заявлению с 1 июня 2009 г. была разрешена работа на условиях неполного рабочего времени по графику вторник, среда, четверг по 6 ч. Организация работает в режиме пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье. Продолжительность рабочего дня составляет 8 ч.

Решение

----------¬ ----------------------------------------------------¬
¦Фамилия, ¦ ¦ Отметки о явках и неявках на работу по числам ¦
¦инициалы,¦ ¦ месяца ¦
¦должность¦ --T--T--T--T--T--T--T--T--T--T--T--T--T--T--T------
¦(специ- ¦ ¦ 1¦ 2¦ 3¦ 4¦ 5¦ 6¦ 7¦ 8¦ 9¦10¦11¦12¦13¦14¦15¦Итого ¦
¦альность,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отра- ¦
¦профес- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦бота- ¦
¦сия) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦но за ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦I по- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ловину¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦месяца¦
--------- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- ------
¦ 2 ¦ ¦ 4 ¦ 5 ¦
--------- --T--T--T--T--T--T--T--T--T--T--T--T--T--T-- ------
¦Абрамова ¦ ¦ В¦ Я¦ Я¦ Я¦ В¦ В¦ В¦ В¦ Я¦ Я¦ Я¦ В¦ В¦ В¦ В¦ 6 ¦
¦Ольга ¦ -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- ------
¦Ивановна ¦ ¦ ¦ 6¦ 6¦ 6¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 6¦ 6¦ 5¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 35 ¦
¦ ¦ -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- ------
¦ ¦ ¦ОЖ¦ОЖ¦ОЖ¦ОЖ¦ОЖ¦ОЖ¦ОЖ¦ОЖ¦ОЖ¦ОЖ¦ОЖ¦ОЖ¦ОЖ¦ОЖ¦ОЖ¦ ¦
L---------- L-- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -------

В соответствии с табелем за первую половину июня 2009 г. сотруднице нужно выплатить зарплату за 35 ч {amp}lt;13{amp}gt;. За июнь 2009 г. ей также нужно выплатить и пособие по уходу за ребенком {amp}lt;14{amp}gt;.