ПРИЛОЖЕНИЕ 2 (рекомендуемое). Карточка учета обозначений

2.2. Четырехзначный буквенный код организации-разработчика конструкторской документации, состоящий из букв типа АБВГ, назначается по Кодификатору организаций-разработчиков.(Поправка. ИУС N 2-2012).

2.3. При централизованном присвоении обозначения вместо кода организации-разработчика указывают код, выделенный для централизованного присвоения обозначения.

2.4. Код классификационной характеристики присваивают изделию и конструкторскому документу по классификатору изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения (Классификатору ЕСКД)*.

_______________

2.5. Порядковый регистрационный номер присваивают по классификационной характеристике от 001 до 999 в пределах кода организации-разработчика при децентрализованном присвоении обозначения, а при централизованном присвоении – в пределах кода организации, выделенного для централизованного присвоения.

2.6. Обозначение неосновного конструкторского документа должно состоять из обозначения изделия и кода документа, установленного стандартами ЕСКД.

В коде документа должно быть не более четырех знаков, включая номер части документа.

Примеры:

АВГБ.061341.021СБ,

АВГБ.061341.021ТУ1,

АВГБ.061341.021ИЭ12.

2.7. Эскизные конструкторские документы (ГОСТ 2.102-2013) и проектные конструкторские документы (ГОСТ 2.103-2013) допускается выполнять в соответствии со структурой, представленной в приложении 1.

Нумерация внутренних документов на предприятии

(Поправка. ИУС N 1-2018).

3.1. Каждому исполнению изделия должно быть присвоено самостоятельное обозначение.

3.3. Базовое обозначение является общим для всех исполнений, оформленных одним групповым или базовым основным документом. Его следует присваивать групповому основному документу так же, как отдельному изделию.

3.4. Порядковый номер исполнения устанавливают в пределах базового обозначения и отделяют от базового обозначения знаком дефис. При необходимости допускается пропускать отдельные порядковые номера исполнений (например, при условии логической взаимосвязи характеристик исполнений с порядковыми номерами).

1. Обозначение основного исполнения без указания порядкового номера исполнения позволяет преобразовать разработанный единичный документ в групповой без изменения его обозначения.

2. В процессе обработки данных документации с применением вычислительной техники допускается порядковый номер 99 использовать для обозначения набора составных частей, одинаковых для всех исполнений.

КДПВ

3.6. При базовом способе выполнения документов обозначение исполнения состоит из базового обозначения и порядкового номера исполнения от 01 до 99. Примеры:АГВБ.573241.020-01,АГВБ.573241.020-02,АГВБ.573241.020-03 и т.д.Допускается обозначать исполнения с добавлением трехзначных порядковых номеров от 001 до 999.Примеры:АГВБ.573241.020-001,АГВБ.573241.020-002 и т.д.

3.7. При большой номенклатуре изделий, обладающих общими конструктивными признаками, допускается применять дополнительный номер исполнения.

Между частями обозначения проставляются точки и дефис, которые являются разделительными знаками.Исполнения с применением дополнительного номера обозначают при наличии переменных характеристик (покрытий, параметров, их предельных отклонений, климатических условий работы, дополнительной комплектации изделия составными частями и т.п.

), которые возможны для всех исполнений.Эти характеристики обозначают дополнительными номерами, которые должны быть едиными для всех исполнений.Дополнительный номер исполнения должен быть в виде двухзначного числа, кроме 00. Номер или каждая его цифра могут обозначать одну характеристику или комплекс взаимосвязанных характеристик (например, для изделия АБВГ.523541.176-05.

12 дополнительный номер исполнения 12 означает напряжение 380 В при соответствующей схеме соединения обмоток).Вновь разработанные составные части этих изделий, зависящие от тех же характеристик, обозначают с применением того же дополнительного номера исполнения. При необходимости такие части можно обозначать без применения дополнительного номера исполнения.

3.8. В комплект документов могут входить документы с обозначениями по разным вариантам, установленным настоящим стандартом.

3.9. При применении трехзначного порядкового номера исполнения допускается выполнять документ исполнения, базовое обозначение которого не совпадает с обозначением базового документа.Примеры:АБВГ.523142.025 – базовый документ,АБВГ.523142.037-002 – документ исполнения.Групповой спецификации исполнений следует присваивать обозначение, соответствующее одинаковой части обозначений исполнений, включенный в спецификацию исполнений.

3.10. Групповому или базовому неосновному документу, относящемуся ко всем исполнениям, присваивают базовое обозначение с добавлением кода документа.Примеры:АБВГ.302123.005СБ,АБВГ.573241.020СБ.Неосновному документу, выполненному на одно исполнение, следует присваивать обозначение этого исполнения с добавлением кода документа, например АГВБ.573241.020-03СБ.

Групповому неосновному документу, выполненному на несколько исполнений или изделий (но не на все), присваивают обозначение одного из исполнений или изделий с добавлением кода документа. При этом рекомендуется присваивать меньшее (младшее) обозначение, например групповому сборочному чертежу, выполненному на исполнения АГВБ.573241.020-02, АГВБ.573241.020-03, АГВБ.573241.020-06, присваивают обозначение АГВБ.573241.020-02СБ.

3.11. Основной документ находят по базовому обозначению, например для исполнения АБВГ.302123.005-03 основной документ следует искать по обозначению АБВГ.302123.005. Если такой документ окажется базовым, то дополнительно должен быть найден основной документ исполнения.При обозначении с трехзначным порядковым номером исполнения основной документ следует искать по полному обозначению.

4.1. Код организации-разработчика, код и наименование конструкторского документа, а также классификационную характеристику по Классификатору ЕСКД указывают подразделения – разработчики документации.

4.2. Порядковый регистрационный номер присваивает служба ведения картотеки учета обозначений организации-разработчика при предъявлении оригинала документа с подписями в графах “Разраб.” основной надписи (ГОСТ 2.104-2006).При централизованном присвоении обозначений порядковый регистрационный номер присваивают на основании запроса, форму которого устанавливают министерства.

4.3. Для учета обозначений изделий и конструкторских документов на каждую используемую классификационную характеристику составляют карточку учета обозначений. Рекомендуемая форма и пример заполнения карточки приведены в приложении 2.

4.4. Карточки учета обозначений следует хранить в картотечных ящиках в порядке возрастания кодов классификационных характеристик в пределах кода организации-разработчика.

4.5. Порядковые регистрационные номера аннулированных документов занимать не допускается.

4.6. Выдачу и учет базовых обозначений изделий следует вести так же, как обозначений отдельных изделий.

4.7. Выдачу и учет обозначений исполнений следует вести в пределах каждого базового обозначения основного документа.

4.8. Присвоение порядковых регистрационных номеров деталям, на которые не выпущены чертежи (п.1.7), и их учет следует производить при присвоении обозначения спецификации, в которую записаны эти детали.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1Рекомендуемое

(Поправка. ИУС N 1-2018).

ПРИЛОЖЕНИЕ 2Рекомендуемое

Карточка учета обозначений (оборотная сторона)

Форма 1а

УКАЗАНИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ “КАРТОЧКИ УЧЕТА ОБОЗНАЧЕНИЙ”

В графах карточки учета обозначений указывают:в графе 1 – наименование (или наименования) изделия (документа), соответствующее его классификационной характеристике по Классификатору ЕСКД;в графе 2 – код организации-разработчика и код классификационной характеристики; в графе 3 – порядковый номер листа карточки, занятой одной классификационной характеристикой;

в графе 4 – порядковый номер следующего листа карточки, занятой одной классификационной характеристикой; в графе 5 – порядковые регистрационные номера изделий (документов), которые обозначают трехзначными числами от 001 до 999 включительно.Для этого к имеющимся в бланках карточек учета двухзначным числам с левой стороны приписывают соответствующие цифры сотен (0, 1, 2, 3 и т.д.);

в графах 6, 7, 8 – фамилию разработчика документа, занявшего порядковый регистрационный номер, краткое наименование или обозначение подразделения, в котором он работает, и подпись разработчика документа;в графе 9 (свободной графе) могут быть приведены дополнительные учетные данные по усмотрению предприятия, например отметка о групповом документе, код документа и т.д.;

в графе 10 – дату выдачи порядкового регистрационного номера;в графе 11 – дату сдачи подлинника на хранение.Клетки с цифрами 0-9, размещенные в верхней части карточки учета обозначений, предназначены для облегчения нахождения карточек в картотеке. Для этого в карточках в клетках с цифрами 0-9 следует подписывать вторую цифру для обозначения номера класса.

В карточках необходимо вырезать с правой стороны все клетки после номера класса. При полном заполнении лицевой и оборотной стороны первого листа карточки дальнейшая регистрация порядковых номеров по данной классификационной характеристике производится на следующем листе карточки, в которой должны быть заполнены по данным первого листа графы 1 и 2, в графе 3 указан порядковый номер листа карточки. На предыдущем листе заполняется графа 4.

Организационные документы: общая характеристика, виды. Порядок создания организационных документов.

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создавать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

– учредительный договор;

– устав организации;

– положение о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;

– регламент работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;

– штатное расписание;

– инструкции по определенным направлениям деятельности;

– должностные инструкции работников;

– памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Предлагаем ознакомиться  Документы для вступления в наследство по закону

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.

– устав (чей?) Тюменского государственного колледжа связи, информатики и управления;

– инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления;

– положение (о чем?) о Совете директоров;

– правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

– должностная инструкция (кого?) бухгалтера;

– штатное расписание (чье?) аппарата Комитета;

– структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на ___ год.

Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая на бланке. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации. Особенностью организационных документов является, то, что они вступают в юридическую силу после их утверждения.

Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом. Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

К основным организационным документам относятся учредительные документы – учредительный договор, устав или положение.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентирования организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция, являясь важным организационно-правовым документом, должна включать перечень функциональных обязанностей работника, квалификационные требования для замещения данной должности, определять степень его ответственности и компетентности.

Критерии оценки эффективности труда, содержащиеся в должностной инструкции, значительно облегчат руководителю процесс взыскания и премирования. Ее можно использовать при аттестации сотрудников, при разрешении трудовых споров.

Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС).

При разработке должностных инструкций также учитываются требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65;

Поскольку в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции и порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения, будет ли она приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Традиционно должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательные реквизиты должностной инструкции: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Так как должностная инструкция имеет большое значение в случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности, установления испытательного срока и в других случаях, то обязательной частью инструкции является лист ознакомления, и сам факт вручения одного ее экземпляра работнику служит доказательством того, что он был заблаговременно ознакомлен с этим документом.

Только в этом случае документ можно рассматривать как локальный нормативно-правовой акт, что позволит работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием сотрудника занимаемой должности.

Положение

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

– общие положения;

– основные задачи;

– функции;

– права и обязанности;

– руководство;

– взаимоотношения и связи;

– контроль, проверка и ревизия деятельности;

– реорганизация и ликвидация.

Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

1.1. Каждому изделию в соответствии с ГОСТ 2.101-68 должно быть присвоено обозначение.

1.2. Обозначение изделия является одновременно обозначением его основного конструкторского документа (чертежа детали, спецификации).(Поправка. ИУС N 7-2017).

Обозначение изделия и его конструкторского документа не должно быть использовано для обозначения другого изделия и конструкторского документа.

1.3. Обозначения изделиям и конструкторским документам присваивают централизованно или децентрализованно.Централизованное присвоение обозначений должны осуществлять организации, которым это поручено министерством, ведомством, в пределах объединения, отрасли. Перечень изделий, обозначение которым присваивают централизованно, определяет министерство, ведомство.Децентрализованное присвоение обозначений должны осуществлять организации-разработчики.

1.4. Изделия и конструкторские документы сохраняют присвоенное им обозначение независимо от того, в каких изделиях и конструкторских документах они применяются.

1.5. Обозначения изделий и конструкторских документов записывают в другие документы без сокращений и изменений, за исключением случаев, предусмотренных ГОСТ 2.113-75.

1.6. Обозначение должно быть указано на каждом листе конструкторского документа, выполненного на нескольких листах.

1.7. Деталям, на которые не выпущены чертежи согласно ГОСТ 2.109-73, должны быть присвоены самостоятельные обозначения по общим правилам.

Служебное письмо: понятие, виды, формуляр.

Служебное письмо

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. 5

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. 6

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

– от первого лица множественного числа (“просим направить”, “направляем на рассмотрение”);

– от первого лица единственного числа (“считаю необходимым”, “прошу выделить”);

– от третьего лица единственного числа (“министерство не возражает”, “ВНИИДАД считает возможным”).9

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 10

– письмо оформляется на должностном бланке;

– письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 11

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос “О чем?”: “О нарушении договорных обязательств”, “Об оказании научно-технической помощи”. На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение “господа”, либо добавление к имени и отчеству определения “уважаемый”.

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Предлагаем ознакомиться  Образец характеристики на маляра для награждения

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

– сопроводительное письмо;

– письмо-просьба;

– письмо-запрос;

– письмо-ответ;

– письмо-сообщение;

– письмо-подтверждение;

– информационное письмо;

– гарантийное письмо;

– письмо-извещение;

– письмо-приглашение;

– письмо-предложение;

– письмо-напоминание;

– письмо-требование;

– письмо-благодарность;

– письмо-поздравление.

Докладная записка: ее характеристика, виды, формуляр.

Докладная записка это некий документ, в котором Вы указываете, обращаете внимание, на то, что можно сделать или переделать. Я бы сказал проще, что это письменная форма доклада о том или ином. Докладная записка. У военных форма доклада называется рапорт. Записка докладная составляется как по личной инициативе, так и по указанию начальства.

Оформление докладной записки Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю организации, считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации. Что писать во внутренней докладной записке? наименование структурного подразделения; наименование вида документа (докладная записка); дату; адресат; заголовок к тексту; текст; подпись. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии). Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание. Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей.

В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять. Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

Виды докладных записок! Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 (рекомендуемое). Карточка учета обозначений

Форма 1а

Пример заполнения карточки учета обозначений

Электронный текст документа подготовлен АО “Кодекс” и сверен по: официальное издание Единая система конструкторской документации. Основные положения: Сб. ГОСТов. -М.: Стандартинформ, 2011

Редакция документа с учетомизменений и дополнений подготовленаАО “Кодекс”

Справка: ее характеристика, виды, формуляр.

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов и событий.

наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для ее составления.

Справки по запросам граждан, как правило, выдаются сотрудникам для подтверждения факта их работы в данной организации, размера зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: “Настоящая справка дана”, “Настоящим подтверждается, что действительно работает” и т.д.

Наименование организации, в которую представляется справка, обязательно указывается в тексте. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.

Приказ по личному составу: его характеристика, формуляр. Требования к составлению и оформлению текста.

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

– Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

– Подготовка проекта приказа;

– Согласование проекта со специалистами;

– Подписание приказа руководителем;

– Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства;

– Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее);

– Наименование вида документа – ПРИКАЗ;

– Дата (датой приказа является дата его подписания);

– Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года);

– Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»);

– Текст.

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

– «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы);

– «что сделать» (указывают конкретную работу);

– «в какие сроки».

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)

Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)

Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Открытое акционерное общество

«АБСОЛЮТ»

П Р И К А З

20.05.2001 № 23 __

Об образовании юридической службы

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

– Главного юрисконсульта – 1 штатная единица;

– Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица;

– Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы.

2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.

Генеральный директор В.С. Семенов

– Главный бухгалтер;

– Помощник генерального директора по коммерческим вопросам;

– Главный юрисконсульт Антонова 265 76 88.

Приказ — это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема,перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.

Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.

С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

– прием, перевод на другую работу, увольнение;

– изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

– установление размеров оплаты труда;

– предоставление отпусков;

– командирование сотрудников;

– наложение дисциплинарных взысканий и др.

Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.

Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д.

Предлагаем ознакомиться  Типовой бланк договора найма жилого помещения: скачать заполненный образец в word бесплатно

В заявлении обязательно указывается адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата.

На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.

Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК И Т.Д.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «О поощрении» и т.п.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»).

В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

– при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

– при увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

– при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

– при переводе на другую работу – вид перевода (если временный – продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

– при поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения или взыскания;

– при командировании – дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.

В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата».

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (при его наличии).

Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках.

– «л/с» (личный состав);

– «к» (кадры).

Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении – «л/с», для приказов о поощрении – «п», для приказов по командировкам – «к».

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров.

Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 , приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела.

Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Приказ по личному составу: его характеристика, формуляр. Требования к составлению и оформлению текста.

– Текст.

– «в какие сроки».

«АБСОЛЮТ»

П Р И К А З

20.05.2001 № 23 __

– «к» (кадры).

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на базе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Стоит сказать, для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

– Протокол оформляется на общем бланке.

– Содержание протокола.

– Заголовок, дата и номер протокола.

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. К примеру, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола будет дата заседания (протоколытрадиционно оформляются после заседания). В случае если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009.

Номером (индексом) протокола будет порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

– вводную;

– основную.

– вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

В случае если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в каком случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Отметим, что каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

С последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Исходя из всего выше сказанного, мы приходим к выводу, что заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Стоит сказать – полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

Стоит сказать, что каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Отметим, что текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Отметим, что текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Отметим, что текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Положение

– общие положения;

– основные задачи;

– функции;

– руководство;