Как заполнить трудовую книжку в 2020 году

С подробной инструкцией по заполнению бланка трудовой книжки вы можете ознакомиться на этой странице.

Книжка должна заполняться работодателем лично. Если структура организации предусматривает наличие специального отдела по работе с кадрами или отдельного работника, ведающего кадровым делопроизводством – ответственность вменяется кадровой службе или кадровому работнику.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

При этом его деятельность должна курироваться работодателем, так как на него возложена ответственность за работу с документами повышенной отчётности и контроля, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши к ним.

Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя. После этого назначения, специалисту придётся получить информацию о правильном ведении и заполнении ТК и других важнейших документов, так как он будет нести за них ответственность наряду с руководителем.

Трудовая каждого работника должна содержать определённые сведения о нём, которые указываются на титульном листе:

  • личные данные (Ф.И.О.);
  • дата рождения;
  • образование;
  • специальность;
  • дата заполнения.

Фамилия, а также сведения об образовании и квалификации должны быть актуальны на момент заполнения трудовой.

Если владелица трудовой вышла замуж, что повлекло

изменение фамилии

, то её надлежит вписывать в соответствии с паспортом.

Титульный лист – идентификатор принадлежности. Внутри ТК расположены графы, которые требуют надлежащего заполнения. В них вносятся сведения о работе, а также сведения о переименовании организации и других реорганизационных мероприятиях.

При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета, которая не мажет, и не слишком бледная.

Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать. Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение.

Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

  1. Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи. Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.
  2. Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
  3. Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.

При ненадлежащем использовании ручки или в случае внесения смазанных, некачественных записей, трудовая инспекция может назначить штраф.

Ни одна запись трудовой книжки не может осуществиться произвольно. Все они строго регламентированы специализированными, утверждёнными законодательно нормами правил и стандартов. Трудовой кодекс, в главах 10 и 11 рассматривает основные положения, касающиеся кадрового делопроизводства. Работа с заполнением трудовой отражается в ст.66 ТК РФ.

Основные положения рассматриваемых норм отражают Правила и Инструкции:

  1. Правила ведения и хранения ТК утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225.
  2. Инструкции по заполнению ТК утверждены Минтруда и соц. развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

Инструкции по заполнению ТК — Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219)

Правила заполнения трудовой книжки определяют в законодательном порядке все детали, связанные с организационной работой с ТК, а также указывают на то, как, в общем и целом трудовые нужно заполнять и хранить. Правила имеют вид законодательного документа, которым регламентированы практически все действия, производимые с книжками, с вкладышами и бланками трудовых и вкладышей к ним.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Они регламентируют:

  1. Сроки внесения записей.
  2. Характер и полноту вносимых сведений в графах о работе и на титульном листе.
  3. Отсутствие сокращений в записях.
  4. Необходимость ознакомления работника под роспись с вносимыми записями.
  5. Порядок внесения сведений о поощрениях и награждениях.
  6. Порядок приобретения бланков трудовых и вкладышей.
  7. Правила и регламент исправления ошибокв записях.
  8. Вопрос об ответственности за исполнение Правил.

В отличие от Правил, Инструкция определяет нюансы внесения записей, характер их содержания и допустимую форму. Она определяет нормативные фразы, которые можно использовать в тех или иных случаях при внесении записей.

Следование Инструкциям не только необходимо, но и очень удобно, так как основные моменты здесь определены в готовом виде. При внесении записей, нужно только ориентироваться на то, что обусловлено Инструкцией, которая определяет:

  1. Порядок внесения сведений о работе.
  2. Использование сквозной порядковой нумерации, выполненной арабскими цифрами.
  3. Запись дат с применением арабских цифр.
  4. Соответствия даты, внесённой в ТК – первому дню выхода на работу.
  5. Форму сведений о работе, которые вносятся в ТК.
  6. Правильность формулировок и ссылок на статьи Трудового кодекса РФ.
  7. Правильность внесения приказа о приёме (увольнении).
  8. Отсутствие точек при внесении записей.
  9. Отсутствие нумерации при внесении наименования организации.
  10. Отсутствие печати при приёме на работу.
  11. Наличие печати при увольнении с должности.
дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
Аннинская школа интернат
35 01 09 2015 Принята воспитателем 2 категории в Приказ от 01.09.2015 № 136
дошкольное отделение

Вносимые в трудовую книжку записи должны следовать одна за другой, а каждый из работодателей или кадровиков должен следить за наличием всех порядковых номеров.

Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом». В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника.

Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше.

На практике часто встречаются случаи, когда недисциплинированные работники не выходили на работу на второй или третий день. А сделанная запись оказывалась бременем на совести у работодателя.

Но если запись уже внесена, придётся вносить сведения об увольнении за прогул, опираясь на правила увольнения.

Правильность заполнения трудовых книжек образец

Особые правила заполнения ТК предусмотрены для директоров, генеральных директоров и индивидуальных предпринимателей, которые являются учредителями организаций.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Нередки случаи, когда работник умирает не выходя на пенсию. В этом случае ТК также оформляется в соответствии с определённым алгоритмом. В неё вносится запись о смерти, а книжка выдаётся родственникам умершего работника или передаётся в архив.

Предлагаем ознакомиться  Cервис по проверке исполнительных производств, долгов и исполнительных дел по базе ФССП

Для внесения первой записи в трудовую книжку, которая заводится на предприятии работодателем или уполномоченным лицом, нужно соблюдать определённые требования. Сведения вносятся на основании документов:

  • паспорта;
  • диплома или свидетельства;
  • справок, сертификатов и т.п.
дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
01 01 09 2015 Учёба в Орском государственном Диплом АХ 345678
педагогическом институте с 01.09.11 по
30.06.15
МБОУ детский сад № 356 «Солнышко»
02 01 09 2015 Принята воспитателем подготовительной Приказ от 31.08.15 г. №114
группы второй категории

Если до поступления на работу, гражданин проходил службу в Вооружённых Силах РФ, то первой записью, также вносимой под порядковым номером №1, будет запись о прохождении службы.

дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
1 01 10 2015 Служба в вооружённых силах Российской Военный билет
Федерации с 20.09.2014 по 24.09.2015 СТ № 987654
Общество с ограниченной ответственностью
«Гран» (ООО «Гран»)
2 01 10 2015 Принят помощником мастера по перетяжке Приказ от 01.10.2015
мягкой мебели № 77-К

После внесения сведений об образовании или службе в армии, вносится наименование организации без порядкового номера, а далее – первая запись о приёме на работу. Если же устраивающийся на работу гражданин:

  • нигде не работал;
  • не обучался;
  • не служил в ВС РФ,

то эти (и другие) сведения не указываются.

Некоторые малоопытные кадровики полагают, что по поводу предшествующей трудовой истории гражданина обязательно нужно объясниться.

Правильность заполнения трудовых книжек образец

Поэтому они совершенно неправомерно вносят в трудовую запись за №1 о том, что до поступления на работу трудового стажа не имел. Эта глубоко ошибочная запись не должна присутствовать в документах за своей нецелесообразностью.

Если впервые трудоустроившийся гражданин по факту не имел стажа, то это должно быть видно из контекста, в силу отсутствия записей. В этом случае за №1 должна быть непосредственно внесена запись о поступлении на работу.

дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
Общество с ограниченной ответственностью
«Гран» (ООО «Гран»)
2 01 10 2015 Принят помощником мастера по перетяжке Приказ от 01.10.2015
мягкой мебели № 77-К

Дополнительные вопросы

Заполнение трудовых книжек в 2019 году регулируется следующими нормативными документами:

  • статья 66 ТК РФ;
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко написанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Надписи необходимо делать без пропуска строк. Тем не менее, если на предшествующей записи поставлена печать, которая занимает одну-две строки, то их нужно пропустить.

Вносить сведения о своей организации на чужую печать недопустимо.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  • в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  • по центру — слово «Заявление»;
  • далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  • дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

ВАЖНО!Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

  1. Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
  2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
  3. Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
  4. Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
  5. Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  6. Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).zayavlenie-na-vydachu-kopii-trudovoj-knizhki-obrazec

Но такие действия нельзя производить произвольно. Для того чтобы такая ошибка была исправлена, необходим специальный приказ и основания для исправления. Если запись была пропущена другим работодателем, необходимо:

  1. Сделать запрос по факту допущенной ошибки.
  2. Получить от виновного в ошибке необходимые документы.
  3. Принудить его исправить допущенную ошибку.

Имейте в виду, что ошибку должен исправлять допустивший её работодатель. В некоторых сложных случаях добиваться исправления ошибки приходится через суд. Произвольное вмешательство недопустимо.

Это очень важно, так как пропущенная запись может появиться в двух случаях:

  1. По ошибке одного из работодателей.
  2. В случае мошеннических операций с трудовой книжкой со стороны самого работника.

Правильность заполнения трудовых книжек образец

В обоих случаях надлежит проявить бдительность и осторожность.

Многих волнует вопрос, можно ли использовать букву «ё» в написании имени или фамилии.

Ориентируйтесь на паспорт работника.

Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.

Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.

Какие сведения вносятся в ТК?

В трудовую каждого работника вносятся сведения о работе, на которую он устраивается и которую выполняет в течение определённого времени. Как правило, это постоянная работа в организации, на предприятии или у индивидуального предпринимателя.

Эти сведения должны содержать:

  • дату приёма;
  • дату увольнения;
  • сведения о работе;
  • подразделение;
  • разряд или должность;
  • основания приёма или увольнения.

Примеры записей различных профессий, таких как водитель, бухгалтер, колхозник и пр. смотрите тут.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Если закончилась трудовая книжка — как правильно продолжить запись? Ни в коем случае нельзя:

  1. Продолжать вносить записи в ТК, исправив надпись «сведения о награждении» на «сведения о работе».
  2. Вклеивать чистые листы от бланков трудовых или разлинованные на компьютере (от руки) самостоятельно.

Если в трудовой книжке закончились страницы сведения о работе необходимо вшить заполненный вкладыш.

Предлагаем ознакомиться  Приказ о приеме учителя на работу образец

Сроки внесения записей в трудовую книжку: при приёме на работу сотрудника, запись в его книжку должна быть внесена в течение календарной недели или в течение 5 рабочих дней, но не позднее.

При увольнении – в день увольнения, в некоторых случаях – не позднее 3 рабочих дней.

Если приём на работу осуществляется в порядке перевода, запись можно делать в день приёма, так как работодатель обязан осуществить трудоустройство такого работника. Естественно, если должностной переводпроизводится внутри организации – запись необходимо произвести в один день. Им должен быть день перевода.

По требованию работника может быть внесена запись о работе по совместительству. Самостоятельно проявлять такой инициативы не стоит, так как учитываться будет трудовой стаж по постоянному месту работы.

В ТК не вносятся сведения:

  • о больничных;
  • о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком;
  • о трудовых отпусках и командировках.

Не вносятся также сведения об испытательном сроке при приёме на работу.

Правильность заполнения трудовых книжек образец

В этом случае используется определённый алгоритм внесения записи после прохождения испытательного срока на основании соответствующего приказа.

Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе». Он заполняется одинаково как для тех, кому трудовая книжка оформляется впервые, так и для тех, кто ранее уже работал.

Сначала указываются данные о работодателе. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.

Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке, либо «1», если это новая трудовая книжка). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв.

Образец заполнения трудовой книжки (2019)

Работодатель обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства. В этом случае книжка заполняется в присутствии работника (п. 8 Правил).

Бланк трудовой книжки приобретает работодатель. Но расходы разрешено переложить на работника. В частности, по его заявлению можно удержать стоимость бланка из заработной платы (п. 47 Правил). ККТ при выдаче трудовой книжки не применяется (письмо Минфина от 25.01.19 № 03-01-15/4355).

Титульный лист заполняется на основании тех документов, которые принес работник (паспорт, диплом и т.п.).

Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ; слово «года» при этом не пишется.

Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.

На титульном листе указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.

Дальнейшие записи в трудовую книжку человека, впервые принятого на работу, оформляются точно также, как и по остальным сотрудникам.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.

В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи). В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8). Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул.

В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).

Правильность заполнения трудовых книжек образец

После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Порядок внесения информации в этот раздел следующий:

  1. В графу «Сведения о работе» (по сути она третья) вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (согласно приказу или фактическому допуску к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в данном случае, можно посмотреть ниже.

Согласно приказу нанимателя, в трудовую вносится запись (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по данному основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то ссылка на статью поменяется, запись будет следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник также ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Профессиональные заслуги сотрудника, награды и поощрения за хороший труд также вносятся в трудовую книжку (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки можно посмотреть выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Из важного, что надо знать про вкладыш:

  • он должен быть вшит (прямо нитками, каким образом — неважно, важно чтобы был прикреплен);
  • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
  • все остальное заполнение идентично трудовой.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Согласно законодательству, ИП имеет статус работодателя. Поэтому он не может заключить трудовые отношения с самим собой, поскольку в них будет отсутствовать вторая сторона (работник). Поэтому ИП запись в трудовой книжке самому себе не делает (ст. 56 ТК РФ).

Предлагаем ознакомиться  Приказ о приеме на декретное место образец

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Виды ошибок:

  • Ошибка в информации о нанимаемом. Неправильные личные данные. Обычно погрешности допускаются ввиду небрежности, невнимательности или при использовании неверных источников.
  • Не верно указанные сведения о работе:
    • В дате приема на рабочее место.
    • Указание наименования компании, отличающееся от прописанного в уставе.
    • Ошибка в занесении данных о названии отдела, куда зачисляется человек.
    • Если наименование должности не совпадает с указанной в штатном расписании.
    • В 4 графе трудовой книжки стоят не верная правильная запись.
  • Ошибки, допущенные при совершении оформления приказа о переводе рабочего из одного подразделения в другое.
  • При оформлении увольнения:
    • Ошибочная дата увольнения.
    • Неправильно сформулирована причина увольнения.
    • Неверное использование основания.
    • Ошибка в написании сведений об акте о принятии решения руководителем фирмы о расторжении трудовых отношений с рабочим.
  • Неправильное внесение изменений.
  • Ошибки, допущенные при выдаче дубликата ТК или вкладыша к ней:
    • Перенесение неверной информации со старой книги.
    • Внесение данных на основании неправильных документов.
    • При утере некоторых сведений.
    • Нет пометки о выдаче дубликата.
    • Частичное или полное отсутствие информации на титульном листе вкладыша.
    • Начало отсчета заново.
    • Отсутствие пометки о выдаче вкладыша
  • Неправильный учет и хранение – ошибки в ведении журнала учета движения ТК.

Все допущенные погрешности можно разделить по характеру действий для их устранения:

  1. С сохранением трудовой.
  2. С уничтожением книги, при условии, что она была выдана гражданину впервые.

Для устранения ошибки в разделе «Сведения о работнике»:

  • Если изменилось ФИО, то исправляется та часть, которая подверглась преобразованию, путем ее вычеркивания при помощи одной линии выполненной пастой или чернилами по линейке. Выше записывается новая информация. На обложке описывается номер, дата и название акта, подтверждающего этот факт.
  • При приобретении дополнительного образования, просто дополняются ранее приведенные сведения.
  • Любые изменения должны проводится только при руководстве оригиналами документов, таких как паспорт и прочее, а также аттестат и дипломы. Все копии заверяются и подписываются компетентными лицами.

Для внесения изменений в графу «Сведений о работе»:

  1. Исправления производятся в свободной строке, которая находится ниже последней записи в книге.
  2. Вписывается №.
  3. Далее ставится дата.
  4. В 3 графе прописывается, что информация сделанная ранее ложная и вписывается корректный текст.
  5. В 4 пункте ставятся верные номер, дата и название постановление при помощи которого было произведено изменение.
  6. При изменении наименования компании или должности, вписывается: «Наименование должности работника с чч.мм.гггг изменено на «закройщика» или «ЗАО «Роза» с 20.10.2015 года переименовано в ЗАО «Букет».
  7. Если сведения были внесены на предыдущем месте занятости, то их изменяют на текущем с предоставлением заверенных копий документов.

Причины:

  1. При обнаружении неверной или неточной записи, которую признали недействительной.
  2. Состояние документа характеризуется не возможностью ее использования по назначению.
  3. Потеря или уничтожение оригинала книги.

Как и в любой деятельности, ошибки при заполнении титульных листов трудовых книжек приводят к негативным последствиям. Их пресечение осуществляется при помощи следующих санкционных мер:

  • Должностные лица при первичном нарушении правил заполнения трудовых книжек несут ответственность в размере от 5 до 50 МРОТ, а при вторичном дисквалифицируются на 1-3 года.
  • Юридические лица при первом нарушении штрафуются на 300-500 МРОТ, а при рецидиве могут быть и вовсе отстранены от своей деятельности.

Все взыскания с вышеперечисленных субъектов осуществляет Трудовая инспекция.

Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена и когда обнаружена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа и выявлена сразу же, то такая трудовая книжка признается испорченной и подлежит уничтожению (с составлением акта). На работника оформляется новая книжка (п. 42 Правил).

Если ошибка на титульном листе обнаружена после подписания бланка сотрудником и внесения в книжку прочих записей, то придется делать исправление. Неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции).

При обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.

В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря».

Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».

В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).

Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа такой же, как и при оформлении трудовой книжки человеку, впервые поступающему на работу.

Раздел «Сведения о работе» заполняется следующим образом.

Правильность заполнения трудовых книжек образец

В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или трудовой книжки, если она не утрачена.

Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.

После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru