Как правильно написать и ответить на уведомление: правила, образец

В общем виде информационные письма представляют собой способ передачи сведений официального характера.

Такой формат переписки – один из самых распространенных. Его применяют и государственные органы власти, и различные учреждения, и коммерческие структуры.

Информационные письма служат одной единственной цели – поставить в известность какое-то лицо, проинформировать его о каких-либо событиях. Например, это может быть разъяснение о применении нормативных актов, передаваемое из вышестоящего органа в подчиненные структуры, о расторжении договора, и т.д. Однако, несмотря на свой информационный характер, данные письма являются важными документами, а потому требуют грамотного составления.

Если письмо-уведомление требует по своему содержанию ответа, то при его оформлении обязательно:

  1. делается ссылка на это письмо-уведомление – на его номер, дату и на название, раскрывающее суть вопроса;
  2. указываются сведения об Адресате и отправителе – наименования, адреса, телефоны; номер и дата письма-ответа.

Само письмо могут начинать со слов: «Спасибо за Ваше предложение…», «В ответ на Ваше письмо сообщаем…», «Подтверждаем свою готовность…», и т.д.

Если в ответе оформляется отказ, то следует обязательно указать его причину.

Уведомления

Этого алгоритма придерживаются тогда, когда хотят получить гарантированный ответ.

Именно поэтому не стоит пренебрегать грамотным составлением писем – тогда есть шанс добиться озвученной в них цели!

При обращении в государственные органы, необходимо уметь составлять грамотно документы (обращения, уведомления, заявления), только в этом случае они будут приняты сотрудниками госучреждений, будут обладать юридической силой.

Как составлять правильно уведомления? Что брать за основу? Какие виды бывают, чем отличаются? Вся информация предоставлена в статье.

Уведомление составляют в соответствии с определенным законом. Не составлено, направлено во время уведомление о внесении изменений в трудовой договор – грозит штрафом от трудовой инспекции предприятию при проверке. Не уведомили иностранца об условиях работы – штраф гарантирован. Не отправили во время уведомление в соответствующую инстанцию о проверке – штраф.

В законе об уведомлении прописана юридическая сила, каким правовым актом предусматривается его форма, какая ответственность грозит за несоблюдение требований, сроков подачи.

Особенно, это важно при обращении граждан в судебные инстанции, например, при нарушении их прав. Правильно оформленный документ, может оказаться решающим пунктом для вынесения приговора в суде, его обжалования.

Как правильно написать уведомление: в каких случаях составление обязательно

Основные виды уведомлений:

  • об имеющейся задолженности;
  • оказание различных услуг;
  • на расторжение договоров/соглашений;
  • с налоговой службы;
  • о внесении изменения в договор, соглашение;
  • об изменении арендной платы;
  • отказы на предоставление услуг, возврат средств;
  • несущие полезную информацию.

На практике можно встретить другие виды уведомлений, но перечисленные выше встречаются чаще всего в повседневной жизни.

Юридическая сила

В разных случаях уведомление оформляется по-разному, зависит от темы. Если юридическое значение в возникшей определенной ситуации не определяется законами, документ составляется в произвольной форме.

Если документ должен иметь юридическую силу, будет представляться в суде, как письменное доказательство, то он должен содержать:

    1) адрес получателя (кого уведомляют); 2) адрес отправителя (кто составляет, отправляет); 3) причину, со ссылками на законы, правовые документы, договора, соглашения;4) дату составления, подпись составителя, при необходимости количество листов в приложении.

Примечание! Вручаться такие письма могут лично, с подписью получившего в копии документа или заказными письмами по почте России. Письмо должно быть заказным, с описью, обратным уведомлением о вручении.

Составление документа должно основываться на следующих правилах:

  • В правом верхнем углу пишется: кому, от кого;
  • Посередине обязательно прописать «Уведомление». Ниже указывается причина составления документа. Например: «Уведомление об изменении трудового соглашения»;
  • Далее идет основная часть текста, которая делится на 2 обязательные части. В 1части – описывают причину уведомления. Во 2 – доказательные документы, ссылки на законы, статьи;
  • Если есть приложение на нескольких листах, то оно оформляется отдельным списком, под общим текстом, с перечислением всех листов, по названию, их форматов.
  • Пример: Приложение: 1. …;
  • 2. …
  • В конце с правой стороны листа, обязательна подпись с расшифровкой ФИО, должность, дата составления.
Предлагаем ознакомиться  Как правильно составить коллективное письмо образец

Как правильно написать уведомление: в каких случаях составление обязательно

Кроме действующих общих правил, в зависимости от темы уведомления, есть нюансы при оформлении, которых необходимо придерживаться, чтобы документ имел юридическую силу, мог быть представлен в качестве доказательства в суде.

  1. Официально составленное уведомление, чтобы в будущем оно имело юридическую силу, должно быть таким: Если с организации, госучреждения на фирменном бланке.
  2. Адресат (название организации, должность, ФИО полностью, в случае с физическим лицом, просто фамилию, имя, отчество) Адрес (регистрации, проживания, юридический) От кого (ФИО, адрес)
  3. Зарегистрированный исходящий номер (если документ составлен в организации, предприятии, госучреждении), дата отправки.

Уведомление

Причина составления с указанием ссылок на действующие законы РФ, правила предприятия, пункты трудового/кредитного/арендного договора, судебного решения, т.п.

Приложение: 1. Название, количество листов; 2. … Каждый лист приложения должен быть прописан отдельно.

  • Должность составителя, ФИО, подпись, расшифровка, дата составления, круглая печать.
  • При регистрации входящего письма в организации, ему присваивается индивидуальный входящий номер с указанием даты получения.
  • Уведомительное письмо, ответ на него составляются в определенные сроки, которые прописаны в действующих законах страны, для каждого случая время рассмотрения свое.
  • Копия отправленного уведомления должна остаться в месте адресата, чтобы в дальнейшем доказать факт отправки документа.

Примечание! Официальные документы должны составляться с соблюдением полей. Левое поле должно быть больше остальных, чтобы письмо было удобно подшить – 3 см, с остальных сторон по 2 см. Перенос слов не допускается.

Нюансы составления в зависимости от ситуации. Образцы уведомлений Каждая тема уведомительного письма имеет свои правила оформления, которых необходимо придерживаться, чтобы избежать опровержения документа, в случае судебных разбирательств.

О долгах

Документ должен иметь:

  • адресат организации, которой должны денег;
  • письмо должно быть передано под роспись должника лично ему в руки, отправлено почтой заказным письмом с обратным уведомлением;
  • дата отправки должна совпадать с первым днем окончания срок погашения кредитных денег;
  • акт сверки оформляется как приложение к уведомлению.

Работодатель в соответствии с трудовым кодексом РФ обязан за 2 месяца уведомить работника об изменении условий договора.

Допускается только письменная форма, с личным вручением под подпись. Документ должен содержать:

    1) Причины внесения изменения (обычно указывается номер приказа); 2) Что меняется.

Далее оформляется письменное соглашение к заключенному трудовому договору, если работник согласен на новые условия. Если нет, работодатели обязаны предложить другие вакансии или увольнение.

Документ распечатывается в 2-х экземплярах, один из которых остается у работодателя, другой выдается работнику под личную роспись.

Об оказании услуг

Документ об оказании/отключении (приостановлении) при наличии задолженности услуг оформляется по описанной схеме выше по тексту.

В него должны быть обязательно включено: полное наименование организации, причина составления уведомительного письма со ссылками на приказы, законы, подпись, печать, дата. Выдается под личную подпись адресата.

Вручается лично или отправляется по почте заказным письмом за 1-2 месяца до вступления в действие.

Налоговые

Письма с налоговой инспекции приходят каждому гражданину страны в конце года, у которого есть в собственности недвижимое имущество (квартира, дом, дача), автомобиль. Они содержат:

  • адрес, ФИО налогоплательщика;
  • описание назначенного налога, его сумма, время уплаты;
  • в приложении: квитанции для оплаты;
  • обратный адрес.

Отправляются такие «письма счастья» через почту России заказным письмом, которое выдается под личную подпись получаемого.

Информационные

Подобный документ, содержит информацию, которая может быть важной для получателя. Оформляется, как описанные выше уведомления (адрес получателя, отправителя, причина составления, подпись составителя, дата, печать).

Предлагаем ознакомиться  Как проверить страховую компанию на наличие лицензии

Уведомление о расторжении договора направляется получателю за 3 дня до окончания срока действия. В противном случае сотрудник будет дальше выполнять свою работу, обязанности, не зная об увольнении.

Законодательно требования по оформлению данного документа не прописаны. Его необходимо составить в 2-х экземплярах, один из которых вручается сотруднику организации. Документ должен быть оформлен на бланке компании. Вручаться может лично или через почту.

Судебные уведомления – информативное письмо с заседания суда (о принятии решения по заявлению, иску, жалобы). Они обязательны к отправлению получателю по ст.364 Гражданского кодекса РФ. Не выполнение требований кодекса, может служить причиной отмены вынесенного судебного решения. Содержат приложения: копию решения суда, исковых заявлений, т.п.

Если гражданин, которому необходимо вручить судебное уведомление, зарегистрирован по одному адресу, а проживает по-другому, то оно может прийти на место его работы. Суд может сам запросить, отыскать место жительства получателя.

Должно выдаваться под личную подпись, по предоставлению документа, удостоверяющего личность. Обычно почтальоны, отдают подобные письма под роспись родственников, сожителей, друзей. Подобное действие можно использовать в качестве доказательного факта о вручении. Данный вид уведомления хранится 1 неделю, по истечению срока оно отправляется отправителю.

Письмо-отказ

Документ отсылается в качестве ответного письма на запрашиваемую услугу, по обратному адресату. Оформляется как обычное уведомление.

Виды и основные правила составления

Информационные письма составляются в произвольной форме, но по общим для всех правилам:

  • оформляются обязательно на бланке организации;
  • к самому письму в качестве пояснений прикладывают различные приложения;
  • как правило, письмо подписывает руководитель компании-отправителя.

Кроме того, информационное письмо должно содержать ряд обязательных реквизитов:

  • наименование Адресата и его данные – адрес, телефон;
  • наименование и справочные сведения (адрес, ИНН, телефон, электронная почта) отправителя письма;
  • дата и номер документа (для регистрации корреспонденции и для последующей переписки);
  • заголовок, расшифровывающий содержание письма;
  • сам текст документа;
  • указание на наличие приложений;
  • отметка об исполнителе операции, о которой идет в письме речь, или о составителе документа, с которым можно связаться по указанным тут же телефонам;
  • подпись ответственного лица или руководителя компании.

Это общие правила, которые распространяются на все виды информационных писем.

Однако содержание основного текста писем будет значительно отличаться в зависимости от цели и вида письма:

  1. письма-сообщения. С их помощью автор информирует о фактах, которые интересны автору и адресату. Как правило, оформляется на 1 листе и начинается со слов: «Сообщаем вам…», «Доводим до Вашего сведения…». Являются ответом на другое письмо или оформляют чью-то инициативу;
  2. письма-извещения. Основная цель таких писем – сообщение о проведении какого-либо публичного мероприятия, в частности, конференции, совещания, и т.д., с указанием места проведения, программы и прочих аналогичных сведений. Данные письма рассылаются широкому кругу лиц, а потому реквизит «Адресат» обычно не заполняется или заполняется общими фразами без ссылки на конкретное лицо. Например, «участнику конференции». Подписывается руководителем фирмы-устроителя мероприятия, либо уполномоченным лицом;
  3. письма-уведомления. Такие письма содержат в себе информацию, которая представляет ценность только для адресата. Поэтому их содержание может уместиться на одном листе либо растянуться на несколько, и быть дополненным приложениями.

Эти информационные письма – основные виды. И самым распространенным из них считается письмо-уведомление, поскольку оно составляется на любые события, о которых необходимо уведомить другую сторону. Поэтому стоит более подробно остановиться на их оформлении.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то

проще всего

это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

Предлагаем ознакомиться  Выписка ЕГРЮЛ с подписью (ЭЦП) налоговой

Он идеально подходит для ИП или ООО на

УСН

,

ЕНВД

,

ПСН

,

ТС

, ОСНО.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов.

Попробуйте и Вы удивитесь

, как это стало просто!

Помимо общих для всех информационных писем правил для каждого их подвида существуют свои собственные нюансы.

В частности, для писем-уведомлений эти нюансы состоят в следующем:

  • в письме пишется обязательно его название – «Уведомление»;
  • основной текст письма делится на две части. В первой части указывается причина составления письма, а во второй части – готовые решения, выводы, предложения;
  • к письму-уведомлению часто оформляются приложения, о которых может идти ссылка и внутри документа и с общим указанием их количества в конце текста. В этом случае пишется слово «Приложения», после него ставится двоеточие и идет перечисление прилагаемых документов с указанием количества их экземпляров и листов. Например, «Приложение: трудовой договор №1 от 12.12.12 с Ивановым И.И. на 5 л., 2 экз.»;
  • обязательно проставляется отметка об исполнителе. Она делается после подписей,
    в левом нижнем углу, с указанием фамилии, имени и отчества исполнителя, его телефона и даже названия структурного подразделения, где данное лицо работает.

Что касается основного текста письма-уведомления, то его содержание зависит от сути рассматриваемого вопроса.

Нюансы составления в зависимости от ситуации

Если письмо оформляется с цель оповещения о наличии задолженности, то:

  • составляется на имя руководителя компании-должника;
  • вручается лично для проставления отметки о получении, либо отправляется по почте с уведомлением. Но всегда дублируется по электронной почте;
  • отправляется письмо на следующий день после окончания срока, предусмотренного договором для погашения долга;
  • одновременно отправляется и акт сверки.

Первая часть – основание может оформляться следующими словами: «Уведомляем, что у Вас возникла задолженность перед ООО «Компания» по договору № от Числа по поставкам алкогольной продукции в адрес Вашей компании, осуществленных по накладным:  №… от …….. на сумму (в т.ч. НДС 18%). Общая сумма Вашей задолженности на «Дату» перед ООО «Компания» составляет…. (в т.ч. НДС 18%).

» А далее обычно указывается срок, в течение которого дается возможность для погашения долга, и то, что последует за нарушением этого срока. Например, ставится дежурная фраза «В случае неисполнения указанных в данном письме требований мы будет вынуждены воспользоваться санкциями, предусмотренными в договоре № от Числа, в его пункте №».

Если уведомление оформляется на расторжение договора с поставщиком или покупателем, то:

  • в первой части документа указывается информация о расторжении договора, реквизиты этого договора (наименование, №, дата и место составления), пункт, дающий право на расторжение;
  • далее указывается основание для расторжения договора. Например, нарушения условий договора (и каких), и иные причины;
  • указывается срок, с которого расторжение договора вступает в силу;
  • и (или) предусматриваются условия для сохранения отношений.

Начинают письмо обычно так: «Согласно п.№ Договора № от Числа наша организация вправе расторгнуть с Вами указанный договор в одностороннем порядке в связи с …)».

При составлении письма-уведомления по поводу увольнения сотрудника это письмо должно быть обязательно вручено увольняемому под роспись. Если он отказывается принимать документ, то об этом составляют акт, который, в свою очередь, подписывают свидетели данного отказа. Это будет считаться вручением уведомления.

Письмо-уведомление о перепланировке помещения, не требующей получения специального разрешения на работы:

  • носит обязательный характер;
  • служит основанием для проверки на соответствие указанных в нем работ возможности реализовывать их без разрешения;
  • пишется в произвольной форме, но с указанием проведенных работ, адреса их проведения, и со ссылкой на документ о праве собственности на объект, где проводилась перепланировка (или указывается договор социального найма).

Составляется данное письмо с целью внесения изменений в техпаспорт квартиры.