Структура коммерческого предложения

Так как мы провели аналогию КП и рекламы, то соответственно и структура должна быть похожа на рекламное объявление.

Важно заметить, что объем коммерческого предложения не должен превышать 1-го листа формата А4. Иногда допускается 2 листа, но не более. Также к КП можно сделать приложения. Если ваш потенциальный партнер заинтересуется первичной информацией, он обязательно перейдет к приложению. Часто к физической версии КП прикладывают  образцы материалов, снимки объектов и так далее.

Итак, из чего же должно состоять хорошее коммерческое предложение:

  1. Шапка с логотипом компании;
  2. Заголовок;
  3. Основная часть;
  4. Контактные данные.

В шапке КП может быть или логотип вашей компании или рисунок продукта/услуги, который вы предлагаете.

Правила оформления предложений

Многие бизнесмены часто задаются вопросом: стоит ли делать коммерческое предложение на яркой бумаге или в каком-либо другом нестандартном виде. На данный вопрос нет четкого ответа, все зависит от специфики ваших потенциальных партнеров и репутации вашей компании.

Если у вас репутация креативной компании с нестандартными подходами, тогда, естественно, обычный формат с черно-белым фоном и текстом не ваш вариант.

Но все зависит от ситуации и опять-таки от партнеров, которым вы рассылаете КП.

Заголовок

По значимости заголовок коммерческого предложения сопоставим с названием статьи в СМИ ― только если сумеет заинтересовать, документ прочтут. Поэтому он должен обращаться непосредственно к целевой аудитории, указывать на проблему либо предлагать решение существующей.

Оптимальный размер заголовка ― 1 строка, поэтому он должен быть кратким, понятным, нести глубокий смысл и вызывать любопытство у получателя письма. Идеальный вариант ― сочетание четко сформулированного предложения с выгодой для покупателя.

Правила составления – правила отражения информации

Как правильно написать коммерческое предложение — один из самых распространенных вопросов. Ведь от того заинтересует ли оно будущего партнера или покупателя будет зависеть дальнейшее развитие вашей компании.

Давайте рассмотрим основные правила составления данного документа.

В самом начале, перед тем как написать КП, нужно четко определить целевую аудиторию и целевого (конечного) потребителя. Часто две эти категории могут разниться.

Также нужно рассмотреть имеющиеся и возможные потребности будущего клиента. Коммерческое предложение обязательно должно быть клиентоориентированным.

коммерческое предложение

Вот как раз план основной части вы должны составить. Он может состоять из следующих разделов:

  • Проблема;
  • Варианты решения данной проблемы;
  • Аргументы в пользу вашей компании (почему именно ваша компания сможет разрешить данную проблему);
  • Описание акций, предложений;
  • Побуждение к действию.

В заголовок стоит включить упоминание  проблемы. Не стоит писать длинных текстов, рассказывать о достижениях вашей компании, а также включать какие-либо сложные технические или научные термины, если потенциальный потребитель, так скажем, не “в теме”.

Давайте еще рассмотрим несколько правил, которые помогут увеличить читаемость коммерческого предложения:

  • Разбейте информацию на абзацы. Текст в виде полотна сложен для зрительного восприятия и клиент уже заранее не захочет читать, увидев сплошняком один текст;
  • Используйте подзаголовки, так будет проще клиенту перейти к той информации, которую он захочет сразу видеть;
  • Применяйте наглядные рисунки, графики, маркированные списки — это уменьшит долю текста и украсит ваше КП;
  • Выделяйте важную информацию другим шрифтом (жирным, курсивом или цветом).

Заголовок— важнейшая часть коммерческого предложения. Именно от него зависит заинтересованность потенциального партнера, поэтому стоит очень внимательно продумать именно наименование заголовка. Внимательно отнеситесь к таким словам как “бесплатный” и “новый”, так как в некоторых случаях они могут оттолкнуть будущего клиента.

Не стоит растягивать и основную часть. Пусть она будет содержать всего лишь один абзац. Лучше больше внимания уделите деталям предлагаемого продукта или услуги.

Теперь давайте перейдем к пошаговой инструкции, как правильно составить коммерческое предложение.

Коммерческое предложение нужно не только хорошо написать, но и правильно оформить ― несколько страниц сплошного текста вряд ли кто-то будет читать. Кроме того, благодаря правильному форматированию, можно сделать акценты на те или иные моменты письма.

Основные правила оформления КП:

  • Использовать короткие предложения.
  • Разбивать текст на абзацы. Один абзац – одна мысль.
  • Использовать заголовки, подзаголовки, списки.
  • Добавлять визуальные элементы ― графики, диаграммы, таблицы, инфографику.
  • Применять максимум 2 шрифта и 3 цвета.
  • Вокруг текста должен быть «воздух» ― поля улучают восприятие.
  • Однотонный фон светлых оттенков.
Предлагаем ознакомиться  Имеют ли банки передавать долги коллекторам

Правила оформления предложений

Для электронных писем лучше использовать шрифты без засечек, для печатных ― наоборот.

Примеры составления документов содержатся в сети интернет в большом количестве, но правильно оформить коммерческое предложение без отсутствия знаний тяжело. Рассмотрим 7 правил, выполнение которых повышает шансы получения откликов, заключения договоров, заказа товара, услуги.

Правила написания КП:

  1. Документ содержит конкретный, четкий текст. Потенциальный клиент должен понимать суть, выгоду сотрудничества. При отражении размытой информации (чрезмерное количество данных) оно не найдет отклик, отпугнет контрагента;
  2. Максимальная демонстрация выгоды, получаемой клиентом. Важно – указывать необходимо реальную, достоверную информацию. Положительная репутация компании не должна страдать от «приукрашивания преимуществ»;
  3. Отсутствие грамматических ошибок. Требование применимо к любому документу – при попытке привлечь клиента необходимо, чтобы отсутствовали неточности, ошибки, негативно влияющие на принятие решения потенциальным контрагентом;
  4. Используя стандартные шаблоны, как часто делают начинающие организации, необходимо вносить конкретику, непосредственно связанную с компанией, предлагающей сотрудничество. Общие фразы, как показывает практика, в большинстве случаев отталкивают потенциальных контрагентов;
  5. При составлении документа, предназначенного потенциальным клиентам, необходимо определить целевую аудиторию – профильные организации, фирмы, конечного потребителя. Составление текста должно осуществляться с учетом потребностей ЦА – содержать данные, интересующие ее;
  6. Необходимо отразить аргументы, заставляющие клиента сотрудничать именно с вашей компанией. Некоторые организации делают ошибку, фиксируя проблему, показывая пути решения (покупка товара, заказ выполнения работ) в общем. То есть не описываются положительные моменты заключения договора именно с предлагаемым контрагентом. Потенциальный клиент не видит призыва вступить в деловые отношения – в таком виде коммерческое предложение не станет инструментом воздействия и не принесет желаемого результата;
  7. Не стоит полагаться исключительно на собственные силы. При отсутствии знаний лучшим вариантом становится обращение в специализированную организацию, которая поможет правильно составить документ, чтобы заставить его работать.

Доверенность от руки в 2018 году: правила заполнения, особенности, образец

5. Как составить коммерческое предложение: пошаговый алгоритм

Как сделать КП емким, четким и продающим? Рассмотрим в пошаговой инструкции.

Мы уже говорили с вами в предыдущем разделе о том, что прежде чем начинать составление КП нужно знать вашего потенциального клиента “в лицо”.

Это значит, что вы должны провести анализ его потребностей, возможностей, а также партнеров, с которыми он работает. Это, своего рода, маркетинговое исследование, которое позволит вам сделать клиентоориентированное и четкое коммерческое предложение. О том, как провести маркетинговый анализ, мы поговорим в отдельной статье.

Если будущее КП будет носить характер массовой рассылки, тогда вам нужно провести анализ потенциальных клиентов, выявить у них общие черты и общие потребности, выделить сегмент потенциальных клиентов из общей массы.

правила написания продающего коммерческого предложения

Заголовок должен побуждать клиента перейти к чтению КП. Чем ярче он будет, тем лучше. Также будет нелишним включение в него четких цифр.

Например, компания авиасейлс при рассылке своих коммерческих предложений для туристических компаний брала следующий заголовок: ”ЭТО ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ ТУРИСТИЧЕСКИХ ПОРТАЛОВ НЕ НОВОЕ, но никто не предлагал вам таких условий”; или: “Как обнаружить опасные налоговые просчеты, которые обойдутся вам в  3 000 000 рублей и более”; или: “100 000 юристов уже подписались на нашу рассылку” и так далее…

В данном разделе очень важно говорить с клиентом на его языке. Обязательно обращайтесь к клиенту на “Вы”, избегайте длинных предложений.

Перед тем как начать писать основную часть составьте ее план. (в разделе 4 я подробно описал план основной части).

В зависимости от плана составляем основную часть.

  1. Обязательно укажите профессионализм компании. Перечислите факты, но они обязательно должны быть реальными.
  2. Затем, опишите выгоду клиента, которую он получит в процессе сотрудничества с вами.
  3. Опишите варианты сотрудничества. Обязательно предложите несколько вариантов. Ваше коммерческое предложение должно быть гибким.
  4. В конце основной части вы должны вставить фразу, побуждающую клиента позвонить вам. Например: позвоните нам в течение 24-х часов, и мы сделаем вам скидку 10% или доставим товар в течение 3-х часов.
Предлагаем ознакомиться  Полная инструкция межевания земельного участка: кто и как его делает?

В конце коммерческого предложения обязательно укажите контактные данные ответственного лица, электронную почту, Ф.И.О. и так далее.

В конце данной статьи вы найдете готовые коммерческие предложения.

В четырех шагах мы с вами рассмотрели, как сделать коммерческое предложение о сотрудничестве самостоятельно.

Не советую вам обращаться к шаблонам коммерческого предложения, так как каждый документ должны быть уникальным.

Правила составления – правила отражения информации

Составляя КП, сотрудники организаций допускают ряд ошибок, негативно влияющих на впечатление потенциального клиента и не побуждающих к желанию заключения договора:

  • Отсутствие конкурентоспособности документа. Правильная подача не дает гарантии заключения договора, если конкуренты предлагают аналогичную продукцию, услуги на более выгодных условиях;
  • Отправка документа организациям, контрагентам, не входящим в целевую аудиторию. Ошибкой является направление документа фирмам, которым предлагаемый товар не нужен;
  • Плохое оформление. Присутствие правильного, работающего текста портится отображением нечитаемого шрифта, агрессивного цветового оформления, применением низкокачественной бумаги;
  • КП содержит описание товара, услуге. При этом отсутствует сформулированное предложение целевой аудитории (клиенту), для которого составлялся документ. Положительного эффекта коммерческое предложение не принесет – только предоставит информацию рекламного характера;
  • Превышенное содержание. Большой текст редко воспринимается потенциальным клиентом правильно. Чрезмерное количество информации не дает возможности выделить суть направленного предложения – контрагент не поймет выгоды сотрудничества, сути КП;
  • Короткий текст. Отсутствие исчерпывающей информации о товаре, продукции, услуге не дает понять выгоду сотрудничества.

Примерная форма договора на оказание услуг по разработке фирменного стиля организации

Итак, коммерческое предложение, составляемое для увеличения количества продаж, заключения договоров и расширения базы клиентов, должно соответствовать определенным нормам и правилам. Качественное оформление, отображение данных ясно, конкретное формулирование сути и выгоды от сотрудничества принесет положительный результат.

  • Перенасыщение данными. Не стоит приводить все возможные характеристики товара, лучше выбрать те, которые действительно важны клиенту.
  • Излишнее внимание. Не рекомендуется злоупотреблять комплиментами ― клиент обращается в фирму для решения проблемы, а не чтобы его похвалили.
  • Неконкурентоспособные условия.
  • Отправка письма лицу, не принимающему решения.
  • В КП не учтены потребности целевой аудитории.
  • Неудачное оформление ― громоздкий текст, не выделено основное.
  • Отсутствие призыва к действию ― в письме просто представлена информация о товаре.
  • Не указаны выгоды для покупателя или перечислены неактуальные.
  • Включение в КП истории компании и описания технологии производства.
  • Написание текста сухим и канцелярским языком.
  • Отсутствие фактов и конкретики.
  • Большое количество шаблонных фраз.

Существует масса ошибок при составлении КП. Давайте рассмотрим самые распространенные.

Ошибка 1.Неестественное восхваление потенциального клиента

Шаблоны и дежурные фразы типа “Вы самый надежный клиент” и т.д. только оттолкнут читателя.

Ошибка 2.Использование критических замечаний в адрес потенциального клиента

Совершенно не стоит делать критические замечания, даже если ваша компания способна помочь потенциальному партнеру. Нужно указать сильные стороны вашей компании, которые помогут улучшить качество работы потенциального партнера, то есть лишь слегка обозначить его проблемы.

Ошибка 3.Перенасыщение коммерческого предложения излишней информацией о потенциальном партнере

Не стоит писать о том, что ему и так уже известно. Лучше поделитесь новой полезной информацией.

Ошибка 4.Запугивание потенциального клиента

Никогда не при каких обстоятельствах не стоит запугивать клиента, что если он не воспользуется вашим предложением, все станет ужасно. Лучше выделите достоинства использования ваших продуктов/услуг, которые помогут решить такие-то проблемы. Используйте слова “эффективнее”, “удобнее”, “выгоднее”.

как составить коммерческое предложение

Ошибка 5.Направление одного коммерческого предложения большому количеству потенциальных партнеров/клиентов

Неперсонифицированное предложение работает гораздо хуже своего оппонента. Поэтому важен индивидуальный подход. Лучше потратить больше времени, но работать на качество, чем разослать 1000 документов и не получить ни одного отклика.

Ошибка 6.Дать клиенту причину не изучать ваше коммерческое предложение

Многие менеджеры наивно полагают, что потенциальному клиенту будет интересна история их фирмы. Ему будет интересно читать, что КП будет содержать в себе некую провокацию. А историю он почитает на вашем сайте, если захочет.

Ошибка 7.Голословность коммерческого предложения

В КП обязательно должна содержаться правдивая информация о продукте/услуге, а сами пункты предложения должны быть подтверждены фактами и цифрами. Оно должно содержать четкие аргументы.

Предлагаем ознакомиться  Образец Справки О Том Что В Квартире Никто Не Зарегистрирован

Правила оформления предложений

Вот основные ошибки в написании коммерческого предложения. При внимательном их изучении, можно без труда составить грамотный документ.

Обязательное внимание уделите орфографии и грамматике, но не стоит делать его слишком официальным. Говорите с потенциальным партнером на его языке.

Сопроводительное письмо

Если вы планируете отправлять КП по электронной почте, а не передавать лично, важно помнить о сопроводительном письме.

Ни в коем случае не отправляйте пустой е-мэил с вложенным файлом, его могут попросту не прочесть.

Если коммерческое предложение состоит из нескольких страниц, то к нему необходимо составить сопроводительное письмо. Начать его стоит с приветствия адресата, желательно по имени и отчеству, далее следует представиться, затем ― сжато и структурировано изложить содержание основного документа (КП). В конце необходимо перечислить все файлы, приложенные к письму, поблагодарить читателя за внимание и призвать к действию.

Сопроводительное письмо может содержать различные вложения: прейскурант, описание условий, приглашения и т. д. Тем самым оно позволяет «разгрузить» и сделать удобнее для восприятия коммерческое предложение.

Примеры КП

Доставляйте фрукты и овощи на 25% дешевле и в 2 раза быстрее.

Думали ли Вы о том, сколько денег теряете на доставке фруктов и овощей? Приходится оплачивать время отдыха водителя, испорченную продукцию, простои при погрузке и разгрузке. Но этого можно избежать, сэкономив до 25% денег и до 50% времени.

Почему это выгодно для Вас?

  • Сокращение сроков доставки за счет использования собственного аквапарка и развитой логистической сети. Для Вас всегда зарезервирована машина с 2 водителями, поэтому мы гарантируем, что простоев не будет.
  • Экономия до 30% на посредниках, которые закладывают в цену услуг комиссию и перепродают Ваш заказ подрядчикам.
  • Отсутствие форс-мажоров ― даже если машина сломается, в течение часа мы отправим ремонтников либо новый тягач. Вы не ощутите задержки.
  • Вы получаете гарантии. В случае опоздания мы компенсируем каждый час задержки.

сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Наверняка, у Вас уже есть подрядчик, который обеспечивает компанию услугами грузоперевозок. И, скорее всего, он тоже может доставить овощи из Сербии в Москву за 26 часов и 80 тысяч рублей, с гарантиями и компенсацией за опоздание по любой причине. Поэтому мы не станем отговаривать Вас от сотрудничества с ним.

Но жизнь полна неожиданностей, и бизнес должен быть к ним готов, поэтому сохраните наш номер телефона 7 (XXX) XXX-XX-XX или позвоните по нему, чтобы получить прайс-лист или любую другую информацию.

Когда Вам понадобиться помощь ― мы будем рядом.

С уважением, Алиса Шарипова ― менеджер по работе с клиентами транспортной компании «Sheff-Logistic».

Персонифицированное

Как же так получается, что лакокрасочные материалы обходятся Вам на 30% дороже?

Уважаемый Лев Петрович, мы созванивались с Вами с утра по поводу поставки лакокрасочных материалов.

Мы ― компания ООО «Color», предлагаем Вам зарабатывать больше до 30% за счет снижения издержек на лакокрасочные материалы, сохраняя прежний уровень качества.

3 причины, по которым Вам стоит обратить на нас внимание:

  • экономия до 30% на закупке лакокрасочных материалов ― Вы получаете их напрямую от производителя;
  • Вам не нужен склад ― у нас есть собственные помещения, поэтому Вы просто называете объем поставки и адрес, и в течение 1–2 часов заказ будет на месте. Работаем круглосуточно.
  • «Сюрпризов» не будет ― вся продукция сертифицирована, а ее качество подтверждено десятками тысяч объектов. Если хотите в этом убедиться ― вышлем благодарственные письма наших клиентов.

Условия сотрудничества:

  • за доставку платим мы;
  • используем наличный и безналичный расчет;
  • минимальный заказ ― 30 тысяч рублей.

Мы сотрудничаем с лидерами строительного рынка г. Москвы и Московской области ― ГК «МонАрх», «Tashir Group» и ПСП «ФАРМАН», а также с небольшими компаниями, которые только начинают свой путь. Присоединяйтесь!

В приложенном файле представлен прайс-лист по тем позициям, которые Вас заинтересовали.

Позвоните нам: 7 (XXX) XXX-XX-XX либо просто ответьте на это письмо.

Свяжитесь с нами до 20 августа и получите дополнительную скидку 5% на первый заказ.

ООО «Color», г. Москва, ул. Ивана Франко, д.48 стр. 7