Как составить гарантийное письмо по оплате задолженности

При возникновении проблем с возвратом долга, кредитор вправе обратиться за помощью в суд. Однако этому действию должны предшествовать меры досудебного разбирательства, одной из которых является отправка уведомления о задолженности.

Уведомление о задолженности представляет собой письмо, направляемое должнику с целью напоминания об имеющемся у него долге, а также для информирования его о дальнейших действиях кредитора в случае невозврата денежных средств.

Иначе такое уведомление также называют претензионным письмом. Направление претензии является обязательным действием перед обращением в арбитражный суд с целью урегулирования денежных споров (ст. 4 АПК РФ).

В случае игнорирования досудебных мер иск будет возвращен заявителю.

Даже если отправка уведомления не требуется в силу закона, этот шаг не будет лишним по следующим причинам:

  1. Уведомление обозначит размер долга и сроки его уплаты. Наиболее актуально это для ситуаций, в которых задолженность не подтверждена договором. Тогда уведомление может исполнить роль доказательства по гражданскому делу.
  2. Документ об отправке письма должнику станет подтверждением, что должник в курсе имеющейся у него задолженности, но при этом не предпринял каких-либо действий по ее погашению.

Зачастую договора между контрагентами содержат пункт об обязательном направлении претензии. Если он не будет исполнен, суд может отказаться рассматривать данное дело.

Уведомление может быть отправлено по следующим видам задолженности:

  1. По банковскому кредиту. Банк обязан сделать это до обращения в суд с целью принудительного взыскания долга. Через уведомление о задолженности кредитные организации также информируют заемщиков о возможности реструктуризации долга (облегчения условий выплаты кредита).
  2. По коммунальным платежам. Если предполагается приостановление поставки ресурса, должник должен быть уведомлен об этом за 30 дней до отключения.
  3. По арендной плате.
  4. По расчетам с контрагентом (договора поставки, коммерческие кредиты).
  5. По расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами (по налогам и страховым взносам).

Письмо о подтверждении задолженности образец

Уведомления можно получить и по другим видам задолженности — по штрафам ГИБДД, за детский сад и т.п. Остановимся подробнее на наиболее распространенной в среде предпринимательства разновидности уведомлений – о задолженности по расчетам с контрагентом.

Уведомление о задолженности по взносам (образец)

Как оно выглядит

Чаще всего уведомление о задолженности направляется контрагенту при несвоевременной оплате поставленной продукции. Такая претензия пишется в свободной форме, но с обязательным указанием информации о:

  • величине долга, в том числе штрафы и неустойка (с приложением расчетов);
  • основании возникновения задолженности (если это договор, указываются его реквизиты и нарушенные пункты);
  • сроке на ответные действия (за какой период должник обязан погасить обязательства);
  • мерах в случае неисполнения обязательств (обычно подразумевается обращение в суд).

Передать уведомление можно лично должнику в руки, при этом получив его подпись и дату на втором экземпляре, либо воспользовавшись почтовыми услугами. Второй вариант осуществляется через отправку письма с уведомлением, что выступает доказательством получения претензии должником.

В официальном документообороте субъектов предпринимательской деятельности наряду с договорами поставки и купли-продажи имеет место гарантийное письмо от покупателя об оплате.

Подобный документ не является обязательным, в большинстве случаев он составляется в случаях, когда один из деловых партнеров (поставщик) сомневается в обязательности покупателя относительно погашения последним имеющейся задолженности.

По своей сути письмо, гарантирующее оплату, не заменяет основного договора, а является лишь одним из инструментов бизнес-переписки. Такой документ преследует следующие цели:

  • подтверждение контрагентом дебиторской задолженности в случае невозможности исполнения финансовых обязательств в установленные сроки;
  • констатация конкретного срока погашения долга;
  • предложение поставить товар (оказать услугу) на условиях отложенной оплаты;
  • обязательство выполнить некоторые условия для третьих лиц (предоставление арендного помещения, например).

Кроме того, имеющееся гарантийное письмо, составленное по всем правилам, может быть принято судом как доказательство непогашенной задолженности для определения срока исковой давности либо при отсутствии письменного договора между сторонами.

Поскольку гарантийное письмо не является унифицированным документом, его содержание зависит от конкретного предназначения и вида. В документообороте распространены следующие модификации подобных деловых бумаг:

  • верификация не оплаченной вовремя задолженности;
  • удостоверение того, что услуга либо работа будет исполнена в определённый период;
  • подтверждение потенциальным арендодателем предстоящего заключения договора аренды;
  • заверение о предстоящем приёме на работу сотрудника после выполнения определённых условий.

Подобный документ является наиболее распространённым в деловой переписке между контрагентами. Чаще всего такие письма составляются в случае, когда получатель товара/услуг не может вовремя выполнить свои финансовые обязательства перед поставщиком в силу сложившихся обстоятельств.

В тексте гарантийного письма, подтверждающего задолженность, обязательно должны присутствовать реквизиты (дата и номер) основного документа, по которому совершена поставка товара — договора, счёта, накладной.

Важно: при составлении гарантийного письма целесообразно прописать размер штрафных санкций, предусмотренных основным договором при просрочке оплаты — это будет подтверждением ответственности покупателя.

Официальная бумага такого вида гарантирует исполнение работ, предусмотренных основным договором, к конкретному сроку. В ряде случаев подобный документ может быть составлен на преддоговорном этапе и подтверждать намерение исполнителя выполнить перечисленные работы.

В документе гарант обязан зафиксировать весь выполняемый объём работ/услуг и подтвердить, что конечный результат будет соответствовать действующим стандартам качества (ГОСТу, СНиПам).

Обратите внимание: если предусматривается поэтапная сдача работ, то в гарантийном письме допускается указание нескольких сроков выполнения — по каждому этапу отдельно.

В тексте документа будущий арендодатель указывает точные характеристики предоставляемого помещения — адрес, номер офиса (при наличии), площадь. Кроме того, владелец объекта недвижимости обязан указать реквизиты документа-основания, согласно которому он имеет право распоряжаться конкретным помещением. Заверенные копии этого документа являются неотъемлемым приложением гарантийного письма.

Имейте в виду: в случае, когда место нахождения будет предоставляться на условиях договора субаренды, то автор гарантийного письма должен приложить имеющийся у него договор с владельцем, где прописан пункт, подтверждающий право на сдачу помещения в субаренду.

Подобный официальный документ необходим для предъявления в государственные структуры определёнными категориями граждан:

  • лицами, отбывающими наказание либо недавно вышедшими на свободу — в органы административного надзора;
  • студентами — в администрацию учебного заведения;
  • безработными гражданами, состоящими на учёте в службе занятости для переобучения;
  • трудовыми мигрантами и гражданами-иностранцами — в ФМС.

В гарантийном письме организация-работодатель должна указать должность, на которую будет принят сотрудник, размер его заработной платы и предоставляемые социальные гарантии.

Обязанности автора

При составлении гарантийного письма недопустимы расплывчатые и общие формулировки. В случае, когда автор отправляет документ, гарантирующий оплату или исполнение работ, отписываясь стандартными фразами, может возникнуть повод заподозрить его в нежелании выполнять свои обязательства. А это — прямая причина обращения в суд.

Чтобы избежать судебных разбирательств и потери деловой репутации, оформляя гарантийное письмо, необходимо подробно изложить все существенные факторы:

  • подтверждение конкретного обязательства с непременной ссылкой на первичные документы;
  • указание суммы задолженности и чёткого срока её погашения;
  • полные характеристики предмета письма — полученного товара, объекта выполнения работ, перечень услуг;
  • обстоятельства, в силу которых невозможна оплата в оговоренные ранее сроки или выполнение предусмотренных договором работ.

Для чёткой идентификации отправителя гарантийного письма документ составляется на фирменном бланке, в тексте должны присутствовать адрес и банковские реквизиты гаранта, подписи (с расшифровкой) распорядителя финансов, синяя печать.

Знайте: информация, содержащаяся в гарантийном письме, не может быть изменена в одностороннем порядке по воле автора. Невыполнение прописанных в документе сроков могут быть существенным мотивом для обращения в суд.

Нормы гражданского права не содержат никаких указаний относительно понятия гарантийного письма. В договорных отношениях между бизнес-партнёрами отправлению подобной бумаги отведена роль психологического фактора, подтверждающего добросовестность составителя и его честные намерения.

Однако в судебном процессе документ, в котором зафиксирована и подтверждена задолженность, может служить прямым доказательством «вины» автора гарантийного письма.

Для того чтобы суд принял во внимание информацию, содержащуюся в документе, и вынес положительное решение о выплате задолженности, необходимо, чтобы письмо было составлено юридически грамотно и подкреплено позициями сторон, наличием основного договора и первичной документацией.

Исходя из арбитражной практики, можно определить единственный момент, при котором наличие гарантийного письма с подтверждением долга будет иметь решающую силу — это прерывание срока исковой давности.

Согласно ГК РФ, срок, в течение которого кредитор может взыскать задолженность, составляет три года.

Письмо-подтверждение

13515 – одна из разновидностей деловой корреспонденции.

Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

ФАЙЛЫ С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  1. принятии решения;
  2. рассмотрении какого-либо вопроса;
  3. своем согласии на заключение договора;
  4. получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей.

Зачем же писать письмо? Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

Письмо о подтверждении задолженности образец

В некоторых случаях оно может стать аналогом или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Предлагаем ознакомиться  Росгосстрах образец договора

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату. В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа. Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность). При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  • даты писать в формате «число-месяц-год»;
  • документы указывать с датой их составления и номером.
  • все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е.

печати или штампы)

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью.

Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова». Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом.

С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций. Среди популярных тематик:

  1. принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
  2. получение заказа / оплаты;
  3. согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему.

Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

письмо о подтверждении задолженности образец

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!».

Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях. Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях?

Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков.

При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…».

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

  • получение заказа / оплаты;
  • принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
  • согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы.

Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов.

Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости.

Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения.

Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

  • Хочу подтвердить…
  • Данное письмо подтверждает…
  • Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Семь писем контрагентам, которые упростят работу и защитят от доначислений по налогам

Кредитор и должник часто прибегают к письменным требованиям из-за ненадлежащего выполнения обязанностей по контракту.

Когда покупатели не платят в срок, а на звонки и письма не реагируют, может помочь официальная претензия. Покупатель поймет, что вы настроены серьезно и прощать долги не собираетесь. А этот документ — первый шаг к судебному разбирательству.

Претензии покупатели обычно не игнорируют. Ведь через 30 календарных дней продавец вправе подать заявление в суд.

Срок отсчитывают с момента, когда отправили претензию, если в договоре компании не установили другой порядок (п. 5 ст. 4 АПК). Без этого документа судьи не станут рассматривать дело.

Ведь продавец обязан попытаться урегулировать спор до суда (п. 5 ч. 1 ст. 129, п. 2 ч. 1 ст. 148 АПК).

В претензии укажите реквизиты договора, актов оказанных услуг или товарных накладных, сумму долга и ее расчет, срок, в течение которого покупатель должен был заплатить по договору.

Кроме того, напишите, когда покупатель должен заплатить по претензии. Если в договоре сказано, когда покупатель обязан дать ответ на претензию, то приведите этот срок.

Кроме задолженности компания вправе потребовать пени и штрафы за просрочку оплаты. Даже если в претензии укажете только основной долг, в суде вы вправе потребовать также штрафы или пени (п. 43 постановления Пленума Верховного суда от 24.03.2016 № 7, определение Верховного суда от 07.12.2017 № 305-ЭС17-17791 по делу № А41-88738/2016).

Соглашение о зачете пригодится, когда у компании и контрагента есть взаимные долги. Составьте этот документ, тогда не придется выбивать у покупателя оплату и перечислять свои деньги.

Компании вправе погасить взаимные требования зачетом (ст. 410 ГК). Проверьте, выполняются ли у вас условия, необходимые для зачета. Во-первых, зачитывайте встречные требования, которые являются однородными. Например, обе стороны должны друг другу деньги: одна — за товары, другая — за услуги.

Такие требования можно зачесть без риска. Во-вторых, безопаснее зачитывать обязательства, по которым наступил срок исполнения. В-третьих, зачет не должен быть запрещен законом и договором (ст. 410 ГК). Например, нельзя проводить зачет, если трехлетний срок исковой давности по требованиям истек (ст.

Предлагаем ознакомиться  Как написать образец расписки при покупке квартиры образец исоветы

411 ГК).

Но при одностороннем зачете есть риск, что контрагент с ним не согласится. Например, когда между сторонами идет спор о сумме долга. В таком случае лучше оформить зачет двусторонним соглашением (ст. 421 ГК). Как на образце 2.

Бывают случаи, когда компании временно не могут воспользоваться своим счетом. Например, временно не работает Клиент Банк или нет денег на счете.

Тогда просят должников перечислить деньги не напрямую, а другим организациям. Такая операция не противоречит закону. Направьте письмо покупателю, если хотите, чтобы он перечислил оплату не на ваш счет, а третьему лицу.

Составить его можно в свободной форме, например, как на образце 3.

Поставьте в письме подпись и печать, если она есть. Иначе контрагент может отказать вам в просьбе на том основании, что документ неверно оформили. Чтобы потом ему не пришлось доказывать в суде, что свой долг он погасил (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 23.07.2015 № Ф08-5037/2015 по делу № А63-2526/2014).

Контрагенты не всегда вовремя возвращают акты по работам, услугам или товарные накладные. Иногда забывают или не находят времени подписать, а иногда, чтобы продлить срок для оплаты. Ведь, как правило, платят контрагенты только после подписания документов с обеих сторон.

Если документы контрагент не возвращает уже долго, направьте ему письмо с требованием прислать бумаги или письменно отказаться от их подписания. Письмо составьте в свободной форме. В нем укажите реквизиты документов и срок, в течение которого вы требуете вернуть их. Как на образце 4.

Налоговики регулярно присылают автотребования пояснить расхождения между данными продавца и покупателя в декларациях по НДС. Организация обязана ответить на требование в течение пяти рабочих дней со дня получения. Или налоговики выпишут штраф — 5000 тыс. руб. (ст. 129.1 НК). От пояснений зависит, доначислят ли инспекторы компании налоги, штрафы и пени по проверке.

Самая проблемная ситуация, когда покупатель заявил вычет по счету-фактуре, а продавец не отразил этот счет-фактуру в декларации по НДС. В этом случае в автотребовании налоговики указывают код ошибки 1.

Если такое расхождение не устранить, налоговики потребуют от покупателя сдать уточненку и убрать вычеты. Поэтому если вы, как покупатель, получили автотребование с кодом 1, направьте контрагенту письмо с просьбой пояснить расхождения. Образец 5.

Если контрагент ответит, что исправит ошибку, то в пояснениях на автотребование подтвердите, что вы отразили счет-фактуру верно.

В случае если продавец отказывается устранять расхождения, обсудите с директором, как действовать. Первый вариант — вы можете сдать уточненку и убрать вычет.

Второй вариант — не сдавать уточненку, а в случае спора доказывать налоговикам, что заявили вычет правомерно.

Ошибки в поле «Назначение платежа» в платежке не всегда безобидны. Приводят не только к спорам между контрагентами, но и к налоговым доначислениям. Иногда бухгалтер создает платежное поручение на основе старой платежки. И забывает поменять в назначении платежа номер договора, сумму НДС или указать, что перечисляет аванс.

К примеру, покупатель перечислил оплату за отгруженные товары, но в платежке указал неверный договор, по которому товары не получал.

Если налоговики это обнаружат, то могут посчитать, что сумму перечислили в счет аванса по новому договору, и начислят продавцу НДС с этой суммы. Или покупатель перечислил аванс, но перепутал номер договора.

Избежать последствий можно, если по согласованию с контрагентом изменить назначение платежа. Напишите письмо контрагенту, в котором укажите реквизиты платежного поручения и верное назначение платежа, как в образце 6.

Чтобы подстраховаться, сообщите об уточнении в банк. Банк может не отреагировать на такое письмо. Но зато в споре с налоговиками компания сможет подтвердить, что уведомила банк об изменении ошибочного назначения платежа.

Уточняющее письмо в банк можно составить в произвольной форме. В нем укажите реквизиты изменяемого платежного поручения: номер, дату, сумму, реквизиты плательщика и получателя.

Желательно, чтобы заверили заявление те же лица, которые подписывали платежку.

По закону продавец обязан зачесть платеж в счет погашения того обязательства, которое покупатель указал в платежке или в письме, направленном сразу после оплаты (ст. 319.1 ГК). Но иногда это сделать невозможно, потому что неясно, какую поставку оплатил покупатель.

Чаще всего так происходит, когда продавец заключает с покупателем рамочный договор с периодической оплатой, по которому отгружает товары на основании заявок, дополнительных соглашений или спецификаций.

Это удобно — не нужно каждый раз согласовывать и подписывать многостраничный документ. Но есть в этом свой недостаток. Покупатель, когда оплачивает товары, иногда не указывает в платежке, за какую конкретно поставку перечисляет деньги.

Опаснее всего разногласия о том, перечислил ли покупатель аванс или заплатил за уже отгруженные товары. Ведь если деньги поступили в счет будущих поставок, компания должна заплатить НДС с предоплаты.

Бывает, что покупатель заплатил больше, чем должен. Тогда продавец должен зачесть разницу в счет оплаты долга по предыдущим поставкам. Но не любого, а того, который возник раньше (ст. 522 ГК).

Чтобы избежать споров с контрагентом, сообщите ему, как именно будете засчитывать платежи в случае ошибок в платежках. Это можно прописать в договоре или письме. Например, как на образце 7. Попросите контрагента письменно ответить согласием на письмо. Так стороны договорятся о зачете платежа в счет той или иной оплаты.

О чем письмоДля чего нужно и как составить
О том, что поставщик применяет общую систему налогообложения Чтобы без опасений заявить вычеты по НДС, покупатели иногда запрашивают у поставщика письмо о том, что он применяет общую систему налогообложения. Если покупатель запросил такое письмо, оформите его на бланке организации, поставьте подпись и печать ответственного лица. У покупателя есть право на вычет и в ситуации, когда счет-фактуру выставил контрагент на вмененке (постановление Конституционного суда от 03.06.2014 № 17-П). Но некоторые покупатели опасаются, что такой контрагент не отчитается по НДС и налоговики придерутся к вычету
О смене реквизитов Компания обязана уведомить контрагента о смене реквизитов. Например, в случае смены номера расчетного счета, наименования банка, юридического адреса. Сделать это нужно своевременно. Письма контрагентам безопаснее направить на бумаге. Это поможет защититься в споре, если контрагент переведет деньги на прежний счет или направит важные документы по старому адресу
О скидке Скидки меняют цену товара, а значит, влияют на показатели в налоговых декларациях. Чтобы узнать, почему цена снизилась, налоговики запрашивают у продавца договоры, в которых есть условие о снижении цены, а также уведомление или другой документ на скидку. В них должна быть причина, по которой продавец предоставляет скидки. Например, покупатель приобрел определенный объем товаров или оплатил их досрочно. Кроме того, в уведомлении на скидку укажите новую цену товаров и их общую стоимость
О достоверности юридического адреса Компании боятся, что налоговики снимут вычеты и расходы по сделкам с контрагентами, у которых недостоверный юридический адрес. А в выписке из ЕГРЮЛ в отношении контрагентов отметки о недостоверности адреса появляются не сразу. Банки отказываются работать с компаниями, у которых юридический адрес недостоверный. Поэтому некоторые покупатели опасаются переводить деньги и просят у контрагента письмо, в котором он подтвердит, что работает по месту регистрации

Гарантийное письмо об оплате услуг, товаров или задолженности – образцы и правила составления

Посредством этого письма (его еще называют претензионным) контрагент подталкивает своего делового партнера к оплате существующей задолженности. ФАЙЛЫ Если подходить с юридической точки зрения, то это письмо, верно составленное, заверенное и зарегистрированное, будет дополнительным веским доказательством в пользу существования долга как такового. Это потребуется при возможном обращении в судебные инстанции.

Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. позволит:

  1. Оптимизировать свое делопроизводство таким образом, чтобы дело приносило прибыль. Несколько недобросовестных контрагентов, которым делаются поблажки, способны привести практически любую компанию к банкротству.
  2. Избежать обращения в суд, которое сулит дополнительные расходы, по крайней мере, при возникновении конструктивного диалога между сторонами.
  3. Поставить в известность должника об объеме задолженности и конкретных сроках. Организация, которая посылает подобное обращение, обычно ставит четкие рамки перед должником. До этого момента он может питать надежду, что его долг забыт, затерялся в бухгалтерских документах, растворился в воздухе. Особенно если сумма задолженности небольшая.
  4. Сохранить существующие договорные отношения. Прерывать взаимовыгодное сотрудничество с партнером, у которого возникли временные трудности по оплате, – нерациональное действие. Деловая переписка уточнит нюансы, может привести к полному взаимопониманию.
  5. Скоординировать рабочие моменты для того, чтобы избежать значительных материальных затруднений. Несколько писем-требований к «забывающим» контрагентам подчас позволяют самой организации оставаться «на плаву».

На практике поставщик очень часто встречается с дебиторским типом задолженности.

Иные организации вообще не придают значение подобным «мелочам» либо откладывают выполнение взятых на себя обязательств по оплате на потом. Кредитора можно мотивировать на выплату существующей задолженностями несколькими способами.

Но самый распространенный — взыскание неустойки за определенный период задержки денежных средств.

Это условие должно быть заранее прописано в договоре, иначе фактически взыскать ее будет очень трудно. Кроме того, приписывается крайняя мера — обращение в суд. В ответ на письмо-требование от должника может поступить:

  1. Выплата долга. Это идеальный вариант, встречается не так часто, как хотелось бы.
  2. Гарантийное письмо. В нем должник называет точную дату, в которую погасит либо уменьшит свою задолженность. Это тоже предпочтительное развитие событий для обеих сторон существующего соглашения.
  3. Письмо с сообщением о невозможности возврата задолженности в указанные сроки.

Письмо-запрос

28706 – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию.

Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:

    прайс-листов, документов, сведений о товарах и услугах, скидках и акциях, сроках поставки или оплаты и другой информации.
Предлагаем ознакомиться  Как возместить расходы на похороны наследодателя

Примеры писем-запросов: — — — — — — Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе. ФАЙЛЫ несколько похож на , но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя. Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника.

Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание). Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).

В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо. Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде.

Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е.

наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО). Затем следует основная часть, которая касается самого запроса.

Образец письма-подтверждения

→ → → Тематика документа: Файл текстовой версии: 2,2 кб Поделиться: Штамп или Руководителю фирменный бланк __________________________ (наименование организации, учреждения) __________________________ (Ф.И.О.) Подтверждаем получение Вашего письма N _____ от ______________, в котором Вы просите изготовить ________________________________________. К сожалению, в настоящее время предприятие испытывает серьезные трудности с сырьем и не может выполнить эту просьбу в указанные Вами сроки.

Руководитель организации ___________ _________________________ (подпись) (расшифровка подписи) Исполнитель ________________ (Ф.И.О.) Телефон ____________________ Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материальных ценностей. Иногда в них дается краткое изложение документов и перечисление полученных материальных ценностей.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением или справочной информацией. Своевременная отправка письма-подтверждения исключает необходимость в письме-напоминании, что способствует сокращению деловой переписки и укреплению связей между партнерами по бизнесу.

  • Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника.

    От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.

  • Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
  • Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов.

    Правоотношения в сфере найма не исключение.

  • В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки.

Письмо о подтверждении задолженности образец

Это быстро и бесплатно! Письмо о возврате дебиторской задолженности представляет собой официальный документ, который используют для выяснения денежных отношений управомоченная и обязанная стороны.

Данное письмо вправе отправить любой участник конфликта, преследуя те или иные цели.

К примеру, носитель субъективного права (управомоченная сторона) может составить письмо о погашении дебиторского долга по следующим причинам:

  1. предупреждение о последствиях в случае отказа от исполнения обязательств (обращение в суд, наложение ареста на имущество, запрет выезда за границу и т. д.).
  2. информирование должника об истекшем сроке ;
  3. уведомление о возникновении просроченной задолженности;

А обладатель гражданско-правовой обязанности (обязанная сторона) имеет право направить указанное письмо в зависимости от следующих мотивов:

  1. несогласие с требуемым к погашению размером задолженности (если собственный расчет суммы долга выявил завышения в части определения неустойки, пени и штрафов);

Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е.

Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев.

Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

  • С уважением,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Спасибо,
  • и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки.

Информацию из базы можно получить в любом отделении ФССП, либо на официальном сайте службы.

Для учета долгов перед банком существуют специализированные базы, объединяющие информацию по всем кредитным организациям. Единой для всей России базы нет, их множество. Наиболее крупной считается база Национального бюро кредитных историй (НБКИ).

Запрос на свою кредитную историю в бюро можно делать 1 раз в год бесплатно, в дальнейшем за 450 рублей.

В ряде случаев подобный документ может быть составлен на преддоговорном этапе и подтверждать намерение исполнителя выполнить перечисленные работы.

Документ предоставляется в территориальный налоговый орган вновь создаваемым юридическим лицом при отсутствии у него собственного или арендуемого помещения.

Рид» выполнила для заказчика ООО «Дельта-Рус» работы по поставке газового оборудования на сумму 600 000 рублей.

Пункт 4 данного соглашения устанавливает, что заказчик после подписания соответствующего акта о принятии товара, которое произошло 6.09.2016 года, должен совершить оплату предоставленной услуги в полном размере. Однако заказчик нарушил данное условие соглашения и до сих пор работа не была оплачена.

По состоянию на 08.10.2016 года задолженность ООО «Дельта Рус» перед ООО «Майн Рид» составляет 470 000 рублей.

Рекомендуем Вам и Вашей компании осуществить оплату возникшей задолженности до 16.122016 года на банковский счет, указанный в реквизитах действующего Договора.

Если данное требование не будет выполнено, то мы будем должны обратиться в Арбитражный суд по месту нахождения Вашей организации для взыскания долговых обязательств в принудительном порядке.

Знайте: информация, содержащаяся в гарантийном письме, не может быть изменена в одностороннем порядке по воле автора.

Инфо

АПК РФ). В случае игнорирования досудебных мер иск будет возвращен заявителю.

Даже если отправка уведомления не требуется в силу закона, этот шаг не будет лишним по следующим причинам:

  1. Уведомление обозначит размер долга и сроки его уплаты. Наиболее актуально это для ситуаций, в которых задолженность не подтверждена договором.

Тогда уведомление может исполнить роль доказательства по гражданскому делу.

  • Документ об отправке письма должнику станет подтверждением, что должник в курсе имеющейся у него задолженности, но при этом не предпринял каких-либо действий по ее погашению.
  • Уведомление о задолженности: образцы, гарантийное письмо, реестр и база, запрос

    Уведомление о задолженности – необходимый элемент разбирательств кредитора и должника. Он уместен на досудебном уровне, когда возникли задержки с оплатой. Представляет собой попытку связаться с должником и уведомить его о необходимости погасить обязательства.

    Письмо о погашении задолженности обычно носит характер претензии. Если человек не справляется со своими обязательствами, направить напоминание – это необходимая мера, которая предшествует обращению в судебный орган.

    Через уведомление о задолженности кредитные организации также информируют заемщиков о возможности реструктуризации долга (облегчения условий выплаты кредита).

    • По коммунальным платежам. Если предполагается приостановление поставки ресурса, должник должен быть уведомлен об этом за 30 дней до отключения.
    • По арендной плате.
    • По расчетам с контрагентом (договора поставки, коммерческие кредиты).
    • По расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами (по налогам и страховым взносам).

    Уведомления можно получить и по другим видам задолженности — по штрафам ГИБДД, за детский сад и т.п.