Учет в журналах для контроля сроков

От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:

  • на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
  • на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
  • куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
  • аренду помещений;
  • проведение специальной оценки рабочих мест;
  • поставку канцелярских принадлежностей.

Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.

Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

Обычно, хранить действующие договоры поручается юридической службе или бухгалтерии, на небольших предприятиях этом может вменяться в обязанности секретарю. Но наиболее целесообразным представляется передача этой функции работникам бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов.

Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета, поскольку ими подтверждаются производимые хозяйственные операции.

Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.

Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

Справка

Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров.

Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю. В реестре и журнале учитываются уже те документы, которые подписаны и зарегистрированы.

При этом неважно, какому из подразделений поручается текущее хранение договоров.

В реестр или журнал вносится следующие сведения о каждом зарегистрированном договоре:

  • порядковый номер записи;
  • наименование (тип) договора;
  • указанная в нем стоимость или цена;
  • информация о второй стороне, подписавшей документ;
  • дата заключения договора;
  • срок его действия (если он оговорен);
  • наличие изменений, дополнительных соглашений к документу;
  • текущий статус договора (действует, расторгнут, завершен);
  • сотрудник, ответственный за текущее хранение договора;
  • примечание;
  • номер дела в котором хранится договор.

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров. Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации. Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

  • данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг и прочее;
  • указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры. В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Сотрудничество с контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.
  2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
  3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
  4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода  – 5 лет. В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

Исключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет.

Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.  

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением. Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

  • временный – до 10 лет;
  • долгосрочный – более 10 лет;
  • постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность

Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.
  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.
  • Банки
  • Кредиты
  • Страхование
  • Финансы
  • Форекс и биржа

Срок хранения договоров в организации

Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности.

Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств.

Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности.

Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел.

При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Внимание! Подсчет числа лет хранения после окончания действия договора ведется с 1 января следующего года.

Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм.

Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

  1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
  2. Неограниченные датой. Р’ тексте может иметься формулировка «РґРѕ погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, РґРѕРіРѕРІРѕСЂ аренды помещений РїСЂРё условии включения данных адреса месторасположения РІ реестр организаций Рё прочие.

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров.

Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации.

Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

  • данные Рѕ номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг Рё прочее;
  • указание длительности действия Рё данные Рѕ конечной дате формы, если отсутствует РёРЅРѕР№ характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним.

Контроль Р·Р° ведением журналов возлагается РЅР° различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры.

В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Сотрудничество СЃ контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится РїРѕ постоянно действующим хозяйственным соглашениям Рё разовым договорам, например, РЅР° поставку канцелярских товаров.
  2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
  3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
  4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.
Предлагаем ознакомиться  Учет торговой наценки в розничной торговле проводки

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

Организации самостоятельно РіСЂСѓРїРїРёСЂСѓСЋС‚ РґРѕРіРѕРІРѕСЂС‹ РїРѕ назначению Рё устанавливают СЃСЂРѕРєРё РЅР° основании деловой необходимости Рё СЃ учетом минимально допустимого периода  – 5 лет.

�сключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет.

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений.

На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам.

Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением.

Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Общие положения соглашения

Срок хранения договоров определяется в зависимости от типа соглашения. Соответствующие периоды закрепляются, как правило, в учетной политике организации.

Однако на практике они могут определяться и другими локальными актами, к примеру, номенклатурой дел. При ее составлении должны учитываться требования законодательства.

Госучреждения, определяя правила, в соответствии с которыми будет осуществляться хранение договоров, руководствуются ведомственными перечнями.

Типовые периоды

На практике хранение договоров может осуществляться в течение периодов:

  1. Ограниченных датой. При определении срока во внимание принимаются условия дополнительных соглашений.
  2. Не ограниченные датой. В содержании соглашения может присутствовать, например, такая формулировка, как «до полного погашения обязательств».

Отдельную категорию составляют документы постоянного хранения. К ним относят учредительные бумаги, соглашения о приобретении имущества, аренды и пр.

Журнал учета

  1. Номер, дата составления, название контрагента.
  2. Краткое описание документа. Как правило, указывается тип соглашения (поставки, выполнения работ и пр.).
  3. О продолжительности действия и окончательной дате, если заключено срочное соглашение.

В журнале должны присутствовать сведения о договорах и приложениях к ним. Контролировать ведение учетной книги могут различные службы предприятия. К примеру, это может быть юридический отдел, бухгалтерия и пр.

Группировка

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

Хранение договоров может осуществляться различными способами. Например, соглашения могут объединяться в группы, в зависимости от характера правоотношений с другими участниками сделок. Соответственно, на предприятии оформляется несколько учетных журналов, в которых регистрируются соглашения:

  1. С контрагентами-поставщиками или приобретателями товаров. Предприятие может отдельно регистрировать постоянно действующие и разовые соглашения.
  2. С субъектами, оказывающими услуги. К таким документам, как правило, прилагаются дополнительные соглашения. Особое внимание уделяется порядку хранения договоров, связанных с арендой или коммунальным обслуживанием.
  3. Подряда. Такие договоры используются при строительстве.
  4. С сотрудниками.

Книги регистрации выполняют очень важную функцию. Каждое учтенное соглашение в журнале имеет свой номер, посредством которого документ можно быстро найти в базе.

Предприятия вправе самостоятельно группировать договоры по их назначению и определять продолжительность их хранения в соответствии с экономической целесообразностью. При этом следует учитывать минимальный период, предусмотренных законодательством. Он равняется 5 годам.

В учетной политике коммерческого предприятия соглашения используются в качестве первичной документации. Это, в свою очередь, обязывает обеспечить хранение договоров в течение более 5 лет. Исключение могут составлять периоды, предусмотренные для трудовых соглашений с сотрудниками.

Законодательство предписывает хранить и архивировать акты, связанные с рабочей деятельностью и зарплатой персонала. Время, в течение которого трудовые контракты должны находиться в архиве, составляет 75 лет.

Такой продолжительный срок обуславливается необходимостью использовать сведения для начисления пенсий, а также восстановления записей, сделанных в период работы.

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

Они могут заключаться между предприятиями и физлицами для привлечения последних к выполнению какой-либо работы. Эти соглашения не включены в категорию трудовых договоров. На субъектов, с которыми они заключены, не распространяются соцгарантии, которыми могут пользоваться сотрудники, состоящие в штате. Гражданско-правовые соглашения могут храниться 5 лет после утраты своей актуальности.

Перечни

Нормативными актами утверждены списки:

  1. Типовых архивных управленческих документов. Они составляются в процессе работы госорганов, территориальных структур власти, организаций.
  2. Типовой архивной документации. Она формируется в рамках производственной и научно-технической деятельности предприятий.

В предметных указателях к этим перечням определено достаточно большое количество типов договоров с соответствующими периодами хранения. К примеру:

  1. Соглашение подряда с организацией. Этот тип присутствует в первом перечне, срок хранения 5 лет.
  2. Соглашение о реализации проектов научно-технической направленности на региональном уровне. Этот тип предусмотрен во втором перечне. Такое соглашение хранится постоянно.

Нюансы

В перечнях рядом с некоторыми типами соглашений стоит отметка «ЭПК». Она означает, что по окончании срока, установленного для их хранения, экспертной комиссией просматривается дело. В результате пересмотра по нему принимается решение. Комиссия может продлить срок хранения или указать на необходимость уничтожить документы.

Рекомендации

Стоит сказать, что делопроизводитель или секретарь могут не знать обо всех соглашениях, заключенных предприятием. Это особенно актуально для крупных компаний. В этой связи специалисты рекомендуют:

  1. Вынести из указателей, присутствующих в перечнях, все типы прописанных там документов.
  2. Создать единый их список.
  3. С составленным перечнем пройти по всем подразделениям предприятия, которые имеют полномочия на заключение договоров.
  4. Передать список руководителям отделов с просьбой отметить, какие именно виды соглашений они оформляют.

После получения нужной информации неотмеченные договоры можно хранить 5 лет.

Окончание периода хранения договоров при отсутствии необходимости держать их далее на предприятии позволяет уничтожить документы. Для этого в организации должна быть сформирована специальная комиссия.

Она будет ответственна за утилизацию договоров. Комиссия может создаваться как на постоянной основе, так и временно. В ее составе должно присутствовать не меньше трех сотрудников и председатель.

Комиссия:

  1. Определяет документы, которые потеряли свою актуальность и выдержали установленный для них срок хранения. Источниками соответствующих сведений являются учетные журналы.
  2. Отбирает экономически нецелесообразные акты.
  3. Сверяет сроки с локальным документом, устанавливающим периоды хранения.
  4. Формирует описи.
  5. Утилизирует документы.
  6. Оформляет акт. Какой срок хранения установлен для договоров поставки

При этом необходимо учесть, что уничтожение трудовых контрактов с сотрудниками не производится. В случае ликвидации предприятия эти договоры направляются в госархив. Что касается гражданско-правовых соглашений, то они утилизируются по общим правилам.

Акт, который составляет комиссия в процессе уничтожения документов, обладает юридической силой. Он должен быть зарегистрирован в Общем журнале. При проверке налоговые органы могут его потребовать.

Утилизация потерявших актуальность документов производится каждый год.

Такой тип соглашений в современных рыночных условиях считается одним из самых популярных. Договор хранения, образец которого представлен в статье, позволяет обеспечить содержание имущества в надлежащем состоянии в отсутствии собственника.

Такие соглашения заключаются не только в сфере предпринимательства, но и для удовлетворения индивидуальных бытовых нужд. К примеру, граждане сдают свои вещи при посещении театра, передают багаж в камеры хранения в аэропортах и пр. К соглашениям такого типа применяются нормы ГК.

Письменная форма – одно из требований, которому должен соответствовать договор хранения. Образец документа содержит:

  1. Предмет сделки.
  2. Обязанности и права сторон.
  3. Условия оплаты (если она предусматривается).
  4. Порядок разрешения споров.

В 866 статье ГК определено, что собой представляет договор ответственного хранения. Согласно норме, по условиям соглашения один субъект передает другому материальные ценности.

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

Второй участник сделки обязуется хранить их и вернуть по окончании оговоренного срока в том же состоянии, в каком он их принял. Проще говоря, соглашение предусматривает передачу объекта во временное владение с условием возврата.

По его условиям предмет может передаваться лицу в оговоренный срок. Следует отметить, что такой договор хранения имущества можно оформить исключительно с профессиональным субъектом.

Специфика сделки

Во всех случаях предмет, в отношении которого заключается договор услуг, — хранение. В качестве объектов могут выступать разные предметы.

Ими являются вещи как индивидуально определенные, так и объединяемые родовыми признаками, ценные бумаги и пр. В соглашении может устанавливаться конкретный период нахождения предмета у второй стороны.

Срок хранения может быть неопределенным. В этом случае законный владелец предмета вправе истребовать его в любое время.

Порядок оформления

Как любое другое соглашение, договор хранения заключается по обоюдному желанию обоих участников. В некоторых случаях на сделку распространяется режим публичных актов. В ГК таковыми именуется только три типа соглашения. Первым является договор складского хранения. Положения, регулирующие его оформление, присутствуют в 908 статье Кодекса.

Кроме этого, публичным считается договор хранения предметов в ломбарде и специализированных помещения транспортных предприятий (вокзалов, аэропортов). Установление соответствующего режима предписывает в первую очередь субъекту, принимающему объект, оформлять соглашение.

Отказ в заключении договора может иметь место, как указывает 426 статья ГК, только в случае невозможности предоставить необходимую услугу.

Согласно 37 пункту Правил, регулирующих перевозку багажа, грузов, пассажиров на железнодорожном транспорте, не допускается прием ручной клади, денежных средств, документов и прочих ценностей при отсутствии специализированного помещения для их содержания. В прочих ситуациях уклонение от оформления соглашения позволяет потребителю направить обращение в суд.

Форма соглашения

887 статья ГК содержит отсылку на 161 норму Кодекса. Ее положения действуют в части, не противоречащей специальным правилам ст. 887. Кроме этого, законодательство допускает дополнение 161 нормы определенными условиями. Например, эта статья содержит указание на нижний предел по сумме сделки, при котором письменная форма соглашения обязательна.

887 норма, в свою очередь, раскрывает понятие подробно. Сумма сделки выражается в цене имущества, предоставляемого для хранения. Для определения обязательности документальной формы соглашения значения не имеет размер вознаграждения и само условие о необходимости его выплаты.

Сколько надо хранить договора с поставщиками

Срок хранение договоров о поставке

Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме.

Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

Передача в архив Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом.

Внимание

Для подтверждения принятия предметов на хранение организация выдает двойное или простое складское свидетельство либо квитанцию. Отличие между ними состоит в том, что первые два документа относятся к категории оборотоспособных ценных бумаг.

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

Квитанция таковой не является. Более того, она не считается товарораспорядительным документом. Она не может быт передана сторонним лицам. В случае оформления консенсуального соглашения, стороны могут использовать традиционную форму документа.

При этом в таком договоре не только фиксируется обязательство склада принять продукцию на временное содержание в оговоренный участниками сделки период, но и конкретизируется режим размещения объектов, детализируются условия компенсации чрезвычайных затрат.

В соглашении могут прописываться и дополнительные пункты.

Тогда номенклатура дел будет выглядеть примерно так (картинка кликабельна): Когда начинается срок хранения договора? В графе «Примечание» Перечня-1 в посвященных договорам статьях написано «После истечения срока действия договора». Когда наступает этот срок и как его определить? Срок действия договора может быть указан в тексте самого документа.

Тогда в одном из пунктов прямо написана дата – конкретный календарный день, когда заканчивается этот договор. Тогда все однозначно. Но так везет не всегда, и некоторые договоры могут действовать в течение многих лет после подписания.

Тогда на хранение этот договор не отправляется: он действующий, а в архив мы передаем только завершенные делопроизводством документы. Также есть категория договоров, которые действуют, пока не будут исполнены обязательства по нему. Элементарный пример: договор со строительной компанией на ремонт офиса.

Договоры, пожалуй, один из самых сложных документов для определения срока хранения. причина тому — многообразие видов договоров. Большинство из них хранятся в течение 5 лет.

Но не все: есть и «трехлетки», и соглашения, которые нужно хранить постоянно.

Как установить срок хранения договоров, заключаемых именно в вашей организации, как внести их в номенклатуру дел, с какого момента договор считается закрытым, разбираемся ниже. Устанавливаем срок хранения договоров по перечням

  • Сроки хранения документов, как мы знаем, определяются по специальным перечням. На всякий случай вспомним их:Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Документальное оформление правоотношений создает основу для законного ведения деятельности. Заключение соглашения обеспечивает гарантию исполнения условий сделки.

Один из самых актуальных вопросов, возникающих у руководителей предприятия, связан с хранением договоров. Рассмотрим его подробнее. Общие правила Срок хранения договоров определяется в зависимости от типа соглашения. Соответствующие периоды закрепляются, как правило, в учетной политике организации. Однако на практике они могут определяться и другими локальными актами, к примеру, номенклатурой дел. При ее составлении должны учитываться требования законодательства.

Предлагаем ознакомиться  Кто может быть признан иждивенцем

В ряде случаев этот человек получает небольшую прибавку к заработной плате, которая должна компенсировать дополнительный объем работ, но чаще всего, последний пункт просто игнорируют, упирая на отсутствие средств или других схожие факторы.

В более редких случаях ответственным за сохранность документов вообще и договоров в частности, выступает юрист. Но это не очень удобно, ведь этот человек сможет отвечать только за договор, а с остальными бумагами он обычно знаком только поверхностно.

Итог Хранение договоров в организации осуществляется по принципу полного соблюдения всех норм закона. Это обязательное условие, которое может отвести от предприятия все проблемы.

Это, в свою очередь, позволяет заключать соглашение в отношении индивидуально определенных и родовых объектов. Соответственно, на отношения может распространяться обычный или специальный (характерный для складского хранения) режим.

  • Субъектный состав. В качестве хранителя в рамках сделки может выступать и коммерческая и некоммерческая структура. При этом для последних закон делает оговорку. Некоммерческие организации могут являться хранителями, если эта деятельность направлена на достижение целей, в соответствии с которыми они созданы. Контрагентами выступают субъекты, для которых передаваемые предметы являются продукцией, реализацию которой они осуществляют.
  • Наличие вознаграждения.

По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены.

Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком.Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п. 440 Перечня). В п.

439–451 Перечня перечислены также ряд иных видов договоров с определенными сроками хранения. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня).

April 7, 2017 Обсудить 0 0 Документальное оформление правоотношений создает основу для законного ведения деятельности. Заключение соглашения обеспечивает гарантию исполнения условий сделки.

Договоры действуют до завершения погашения обязательств.

Эти документы имеют юридическую силу и используются участниками отношений при возникновении споров, а также контролирующими и судебными органами при реализации ими своих функций. Один из самых актуальных вопросов, возникающих у руководителей предприятия, связан с хранением договоров. Рассмотрим его подробнее. договоров определяется в зависимости от типа соглашения.

Соответствующие периоды закрепляются, как правило, в Однако на практике они могут определяться и другими локальными актами, к примеру, номенклатурой дел. При ее составлении должны учитываться требования законодательства.

Госучреждения, определяя правила, в соответствии с которыми будет осуществляться хранение договоров, руководствуются ведомственными перечнями.На практике хранение договоров может осуществляться в течение периодов:

  • Не ограниченные датой. В содержании соглашения может присутствовать, например, такая формулировка, как «до полного погашения обязательств».
  • Ограниченных датой. При определении срока во внимание принимаются условия дополнительных соглашений.

Отдельную категорию составляют документы постоянного хранения. К ним относят учредительные бумаги, соглашения о приобретении имущества, аренды и пр.Хранение договоров предполагает их регистрацию в специальной книге. В законодательстве отсутствуют четкие требования к форме учета.

Предприятия самостоятельно разрабатывают журналы регистрации. В нем должны присутствовать следующие сведения:

  • Краткое описание документа. Как правило, указывается тип соглашения (поставки, выполнения работ и пр.).
  • Номер, дата составления, название контрагента.
  • О продолжительности действия и окончательной дате, если заключено срочное соглашение.

В журнале должны присутствовать сведения о договорах и приложениях к ним.

Контролировать ведение учетной книги могут различные службы предприятия. К примеру, это может быть юридический отдел, бухгалтерия и пр. Хранение договоров может осуществляться различными способами.

Например, соглашения могут объединяться в группы, в зависимости от характера правоотношений с другими участниками сделок.

Соответственно, на предприятии оформляется несколько учетных журналов, в которых регистрируются соглашения:

  • Подряда. Такие договоры используются при строительстве.
  • С сотрудниками.
  • С контрагентами-поставщиками или приобретателями товаров. Предприятие может отдельно регистрировать постоянно действующие и разовые соглашения.
  • С субъектами, оказывающими услуги. К таким документам, как правило, прилагаются дополнительные соглашения. Особое внимание уделяется порядку хранения договоров, связанных с арендой или коммунальным обслуживанием.

Книги регистрации выполняют очень важную функцию.

{amp}gt; {amp}gt;

  1. охранной деятельности;
  2. внедрения автоматизированных систем;
  3. страхования зданий;
  4. размещения рекламы;
  5. аренды помещения.
  6. перевозки грузов;
  7. предоставления аудиторских услуг;
  8. энергоснабжения;
  9. аренды транспорта;

Теми видами договоров, которые нуждаются в постоянном хранении являются:

  1. купле-продаже земли или дома;
  2. об основании общества;
  3. передаче прав на результат интеллектуальной работы и др.
  4. договора о дарении;

Что касается срока хранения договоров, которые потеряли свою актуальность, то его нужно начинать отсчитывать не с первого дня после прекращения их действия, а с первого января следующего года.

Срок хранение договоров о поставке

Естественно, первым делом будет виновато руководство, однако после того как ситуация стабилизируется, начальник обязательно вспомнит, по чьей вине у него возникли проблемы на ровном месте. То есть договора и любые другие документы должны храниться строго оговоренный срок.

Во многих компаниях вообще предпочитают регулярно расширять архив и вообще ничего не уничтожать во избежание возможных неприятностей, чем ошибиться и потом разгребать последствия.

Законодательство Хранение договоров в организации закон описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ.

Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства. Потому более распространенной системой является привязка к типу договора.

У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые. Первые и вторые по большей части схожи, да и хранятся они обычно только пять лет.

Третий, трудовой тип договоров, во многих случаях также хранится только 5 лет, однако в определенной ситуации этот срок может существенно увеличиваться. К примеру, если не существует лицевого счета, то такой трудовой договор придется хранить на протяжении целых 75 лет, что не очень удобно.

Ответственность и исполнители Главную и основную ответственность относительно всего, что входит в хранение договоров, несет руководитель организации. Именно он при наличии проблем будет отвечать перед государством и испытывать на себе все возможные проблемы.

Далее, следующим после него, обычно идет главный бухгалтер, юрист и тот сотрудник, который отвечает за сохранность документов. Но обычно все указанные лица наказываются уже руководителем в меру совершенных ими ошибок.

Фактически в большей части относительно небольших организаций система контроля за договорами возлагается на бухгалтерию. А уже в этом отделе главный бухгалтер назначает или самостоятельно, или по общему анию, конкретное ответственное лицо.

По истечении календарного года договоры, срок действия которых уже истек, необходимо подшить в дела и организовать их временное хранение в структурном подразделении до того момента, как практическая надобность в них отпадет и они будут переданы в общий архив организации.

Договоры, сформированные в дела, должны быть внесены в номенклатуру дел.

Чтобы легче, быстрее и правильнее организовать хранение договоров при формировании дел, советуем действовать в такой последовательности: Составьте список всех видов договоров, которые заключает предприятие; Определите в соответствии с Перечнем сроки для каждого из тех видов договоров, которые специально оговорены в нем;

Договоры действуют до завершения погашения обязательств.

Эти документы имеют юридическую силу и используются участниками отношений при возникновении споров, а также контролирующими и судебными органами при реализации ими своих функций.

Один из самых актуальных вопросов, возникающих у руководителей предприятия, связан с хранением договоров. Рассмотрим его подробнее. Общие правила Срок хранения договоров определяется в зависимости от типа соглашения.

При ее составлении должны учитываться требования законодательства.

Срок хранение договоров о поставке

Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

Передача в архив Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом.

Внимание

Квитанция таковой не является. Более того, она не считается товарораспорядительным документом. Она не может быт передана сторонним лицам. В случае оформления консенсуального соглашения, стороны могут использовать традиционную форму документа. При этом в таком договоре не только фиксируется обязательство склада принять продукцию на временное содержание в оговоренный участниками сделки период, но и конкретизируется режим размещения объектов, детализируются условия компенсации чрезвычайных затрат. В соглашении могут прописываться и дополнительные пункты.

Договор поставки – хозяйственный договор, который является одной из разновидностей договора купли-продажи и аналогичен ему по форме.

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

Согласно этому договору поставщик обязуется в назначенные сроки (срок), не совпадающие с моментом заключения договора, передать товар (продукцию) в собственность (полное хозяйственное ведение либо оперативное управление) покупателю, который обязуется принять товар (продукцию) и уплатить за него определенную денежную сумму.

Стороны договора поставки товара (продукции) называются, соответственно, поставщиком и покупателем, в качестве поставщика выступают юридические лица и индивидуальные предприниматели, а покупателями могут быть и обычные граждане, хотя чаще это все равно субъекты предпринимательской деятельности.

Договор поставки заключается в простой письменной форме, в противном случае при возникновении спора стороны не смогут для подтверждения самого факта совершения сделки и ее условий ссылаться на свидетельские показания. Все дополнительные соглашения, а также соглашение о расторжении договора должны также совершаться в письменной форме.

Договор может дополняться иными документами, конкретизирующими условия поставки – графиками поставки и платежей, спецификациями и т. д.

К существенным условиям договора поставки товара относятся предмет договора поставки и сроки поставки.

  1. Предмет договора поставки – это условия о товаре, его наименовании, качестве и количестве. Стороны договора должны максимально точно указывать наименование товара, чтобы не допустить его подмену, в том числе указывать реквизиты государственных стандартов, технических условий и прочих документов, которым должны соответствовать поставляемые товары. Детализировать условия о товаре можно и в спецификациях или иных приложениях к договору, подписываемых для каждой конкретной поставки. Качество товара с точки зрения закона – это соответствие свойств товара требованиям закона, нормативно-правовых актов и договора поставки, а также совокупность признаков, определяющих пригодность товара для его использования по прямому назначению. Продавец товара должен передать покупателю товар надлежащего качества.
  2. Сроки поставки – временные периоды, в рамках которых поставщик обязан передать товар покупателю, эти сроки должны быть согласованы сторонами и прописаны в договоре. Товар по договору поставки может передаваться как одной партией, так и отдельными партиями с определенной периодичностью.
  • в договоре обязательно должны быть указаны сроки поставки товара, причем раньше срока поставку можно осуществить лишь с согласия покупателя, иначе он может быть просто не в состоянии принять и (или) оплатить товар;
  • доставка товара по умолчанию (то есть если в договоре не указано иное) осуществляется поставщиком за его счет и его силами путем отгрузки на склад покупателя или в ином им указанном месте;
  • в договоре поставки товара должен быть установлен момент перехода права собственности на товар, определяющий тем самым момент перехода ответственности и рисков от поставщика покупателю;
  • порядок поставки товара – отгружается ли он на складе покупателя, передается на складе поставщика или в ином месте;
  • для перевозки товара должны использоваться тара и упаковка, способные обеспечить его сохранность;
  • поставщик может в одностороннем порядке отказаться от исполнения договора при существенном нарушении покупателем его условий – неоднократном нарушении сроков оплаты товара или его неоднократной невыборки (если покупатель не забирает товар со склада поставщика при наличии такой обязанности в договоре);
  • условия расторжения договора – нередко в договорах присутствует норма об автоматической пролонгации действия договора на новый срок, если одна из сторон заранее не уведомит другую о его прекращении;
  • в договоре поставки товара должны быть четко прописаны случаи наступления ответственности сторон и размер этой ответственности.
Предлагаем ознакомиться  Подробный договор задатка при покупке земельного участка

К нарушениям условий поставки относятся поставка товара в неполном количестве или в количестве сверх оговоренного, ненадлежащего качества, в ненадлежащем ассортименте.

  1. В случае недопоставки товара покупатель вправе:
    • потребовать поставки недостающего товара;
    • не оплатить недопоставленный товар;
    • купить недопоставленный товар у другого поставщика и потребовать возмещения разницы в цене у нарушившего договор поставщика.
  2. Если поставлен товар ненадлежащего качества, ассортимента, комплектации, покупатель вправе либо вернуть товар поставщику и отказаться от оплаты, либо потребовать замены его на соответствующий условиям договора поставки товара. Покупателю о любом подобном решении или действии должен уведомлять поставщика в письменной форме: если ему будут поставлены некачественные или некомплектные товары, но он не заявит поставщику об этих недостатках и не потребует их замены или доукомплектования, то в дальнейшем он не сможет потребовать выполнения этих обязательств даже в судебном порядке.
  3. В случае поставки товара в количестве сверх условленного, покупатель может либо принять весь товар и доплатить за излишне поставленный по указанной в договоре стоимости, либо вернуть излишний товар. Сверхнормативные расходы по приему и транспортировке товара возлагаются на поставщика.
  4. В случае просрочки поставки товара покупатель имеет следующие варианты действий:
    • потребовать у поставщика уплаты неустойки – согласно ставке рефинансирования или иной ставке, предусмотренной в договоре;
    • отказаться в одностороннем порядке от исполнения договора при существенном нарушении условий поставщиком – если договор нарушается не в первый раз или недостатки товара не могут быть устранены в приемлемый срок.

    Как было выше сказано, все свои недовольства стороны должны высказывать друг другу в виде письменных претензий, к составлению которых надо отнестись очень серьезно, и описывать сложившуюся негативную ситуацию подробно и четко.

  • особый субъект (в качестве поставщика может выступать индивидуальный предприниматель или коммерческая организация);
  • товары передаются для использования их в предпринимательской деятельности.

Бухгалтерские документы(IV)

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Рекомендуем к прочтению: Отличник здравоохранения российской федерации

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

  • первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
  • кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
  • расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

приложения, пояснительные записки

записки, доклады) к годовым

балансам и отчетам

уточнении балансов и отчетов

заключения) о рассмотрении и

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

утверждении балансов и отчетов

постановке на учет в налоговых

сумм по государственному и

таблицы, сведения) о начисленных

и перечисленных суммах налогов в

бюджеты всех уровней.

Переписка о разногласиях по

взимания акцизных и других сборов

заявления, решения, списки,

ведомости, переписка) об

освобождении от оплаты по

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

налогам, предоставлении льгот,

кредитов, отсрочек уплаты или

отказе в ней по налогам, акцизным

и другим сборам

поступлений в бюджеты разного

уровня и во внебюджетные фонды,

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

задолженности по ним

материальные счета бухгалтерского

протоколы, акты, справки,

докладные записки, переписка) о

проведении документальных ревизий

контрольно-ревизионной работе, в

том числе проверке кассы,

правильности взимания налогов и

Рекомендуем к прочтению: Передаточный акт при реорганизации в форме присоединения

(главная книга, журналы-ордера

разработочные таблицы и др.)

к ним, зафиксировавшие факт

совершения хозяйственной операции

и явившиеся основанием для

бухгалтерских записей (кассовые,

банковские документы, корешки

банковских чековых книжек,

ордера, табели, извещения банков

и переводные требования, акты о

приеме, сдаче, списании имущества

и материалов, квитанции, корешки

к ним, счета-фактуры, накладные

и авансовые отчеты и др.).

Документы о приеме выполненных

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

работ (акты, справки)

переписка) о взаимных расчетах и

перерасчетах между организациями

деятельности (об учете фондов, о

наложении взысканий, штрафов,

приеме, сдаче, списании

материальных ценностей и др.)

обязательства, переписка) о

дебиторской и кредиторской

расчеты, заключения) о переоценке

основных фондов, определении

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

износа основных средств, оценке

стоимости имущества организации

акты) об оплате, размене,

страхования, с аудиторами

ведомости) об инвентаризации

основных средств, имущества,

зданий и сооружений,

переписка и др.) по финансовым

(табуляграммы) на выдачу

Рекомендуем к прочтению: Ходатайство о восстановлении пропущенного срока

заработной платы, пособий,

гонораров, материальной помощи и

др. выплат; доверенности на

получение денежных сумм и

товарно-материальных ценностей, в

том числе аннулированные

отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет

сведения, справки о совокупном

доходе работников за год и уплате

сведения об учете фондов, лимитов

заработной платы и контроле за их

распределением, о расчетах по

перерасходу и задолженности по

заработной плате, об удержании из

заработной платы, из средств

социального страхования, о

выплате отпускных и выходных

документы (копии отчетов,

заявления, списки работников,

справки, выписки из протоколов,

заключения) о выплате пособий,

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

оплате листков нетрудоспособности

справки, переписка) об оплате

документов (счетов, платежных

(транспортные, грузовые, весовые

услуг, облагаемых и не облагаемых

налогом на добавленную стоимость

Законодательство

Хранение договоров в организации закон описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ. В целом непосредственно для договоров отдельного закона нет, они указаны в общем перечне типовых архивных документов (или управленческих архивных документов), которые образуются в процессе функционирования, организаций, государственных учреждений, органов местного управления и так далее.

Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер 558 от 25.08.2010 года, а второй тип — № 1182 от 31.07.2007 года. Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности.

В перечнях слишком много информации, чтобы запомнить ее всю, но если определить, какая документация к чему относится и сколько хранится, скорее всего, хранение договоров станет намного проще и легче. Во многих случаях все используемые бумаги подпадают под 3-4 пункта, детально изучить которые уже не так сложно.

Разные типы

Используется две основные системы разделения договоров для их сохранения. Так, наименее распространенной системой является привязка к сроку хранения. Выделяют краткосрочное, долгосрочное и постоянное хранение. Первый вариант подразумевает наличие договора на протяжении срока до 10 лет. Второй — свыше 10 лет.

Постоянный чаще всего используется только тогда, когда уничтожать документ вообще нельзя. Эта система не очень удобна. Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства.

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

Потому более распространенной системой является привязка к типу договора. У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые. Первые и вторые по большей части схожи, да и хранятся они обычно только пять лет. Следует понимать, что под профильными подразумеваются все договоры и вообще документы, которые напрямую касаются основной сферы деятельности данной организации.

Третий, трудовой тип договоров, во многих случаях также хранится только 5 лет, однако в определенной ситуации этот срок может существенно увеличиваться. К примеру, если не существует лицевого счета, то такой трудовой договор придется хранить на протяжении целых 75 лет, что не очень удобно. Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме.

Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

Передача в архив

Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом. А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее.

Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов. К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом. Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке. А вот вторая указанная ситуация уже подходит серьезным корпорациям, которые насчитывают великое множество сотрудников и просто обязаны как-то не утонуть в документообороте.

Общим правилом, которым отличается хранение договоров в организации любой формы собственности, является время передачи в архив. Как правило, от сотрудников требуется отправлять документы не раньше определенного срока, вне зависимости от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть, даже если договор закончился в феврале, все равно придется ждать следующего года, чтобы положить его на хранение.

Уничтожение

Как уже сказано выше, уничтожать договора просто так нельзя. Сначала нужно убедиться, что действительно прошел нужный срок. Только тогда можно уничтожать этот документ. Но и данные действия зачастую могут быть опасны своими последствиями, из-за чего большинство сотрудников предпочитает совершать их только и исключительно с санкции руководства.

Выглядит это так: сотрудник собирает выборку из всей документации, срок которой уже вышел или подходит к концу. Хранение договоров на предприятии желательно должно быть выстроено так, чтобы на эту процедуру выборки не уходило много времени. Потом, на основании полученного перечня, производится отчет руководству, документ подписывается, подшивается, и только тогда, когда все это сделано, начинает процесс прямого уничтожения договоров и других подобных бумаг.

Когда начинается срок хранения

Это очень важный вопрос, так как именно с ним возникает множество ошибок. Хранение договоров на предприятии РБ или РФ в данном случае абсолютно одинаково и начинается в тот момент, когда начинается новый год, в котором конкретный документ больше не действует. К примеру, есть договор, который закончился в 15 июля 2010.

Его нужно сохранять на протяжении 5 лет, однако уничтожать его можно не 15 июля 2015, а в начале 2016 года. То есть, отчет пошел с 01.01.2011, а не с седьмого месяца предыдущего года. Обычно, с целью вообще минимизировать шанс на ошибку, к определенному ранее сроку добавляется 1 год. И только после того, как он пройдет, начинается процедура уничтожения.

Рекомендуем к прочтению: Профессиональный стандарт руководителя образовательной организации