Порядок расчета расходов по ГСМ

Важнейший вид сведений, отражаемых в путевых листах, — объем израсходованного топлива. Он может быть основан на нормативных и фактических показателях.

Нормативные показатели обязательны только для автотранспортных предприятий (п. 40 приказа Минтранса России от 24.06.2003 № 153).

Такие хозяйствующие субъекты применяют нормативы, отраженные в рекомендациях Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Их особенность — наличие привязки расчетных показателей по расходу топлива к конкретным моделям автомобилей.

Если модель не отражена в указанных нормативах, то следует руководствоваться показателями, которые определены в технической документации на автомобиль (письмо Минфина РФ от 17.11.2011 № 03-11-11/288).

Остальные хозяйствующие субъекты вправе, но не обязаны применять нормативный метод учета расхода топлива. Они могут регламентировать внесение данных в путевой лист на основании фактического потребления топлива, которое указано в акте контрольного замера расхода ГСМ. Такой акт составляется специальной комиссией на контрольном заезде для каждого автомобиля.

Ознакомимся теперь с примерами списания расходов на ГСМ исходя из их расчета по норме и по факту и изучим, как списывать ГСМ по путевым листам в расходы в рамках ведения бухгалтерского и налогового учета.

Общие положения учета ГСМ

К горюче-смазочным материалам (далее – ГСМ) относятся:

  • топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);
  • смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);
  • специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Как рассчитать путевой лист: основные моменты, правила заполнения и пример расчета суммы к списанию ГСМ

Организация, имеющая в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автомобили и использующая их в своей деятельности для извлечения доходов, может отнести на себестоимость расходы по ГСМ. Но не все так просто, как кажется.

Пример расчета расходов: применяем нормативные правила

1. Определение показателей, необходимых для нормативного расчета расходования топлива по формулам, отраженным в распоряжении АМ-23-Р.

Для автомобилей разных типов установлены отдельные формулы. Условимся, что в распоряжении сотрудника — легковая машина Mercedes-Benz A150. Для нормативного расчета расходования топлива на данной машине по методологии Минтранса нужно узнать следующие показатели:

  • Hs (базовый норматив по расходованию бензина — в литрах на 100 км);
  • D (корректировочный коэффициент).

Первый показатель, Hs, для указанной машины составляет 6,8 (таблица по п. 7.2.1 распоряжения АМ-23-Р).

Второй показатель, D, устанавливается хозяйствующим субъектом самостоятельно исходя из критериев, характеризующих фактические условия эксплуатации ТС (п. 4 распоряжения АМ-23-Р). Коэффициент может быть повышающим или понижающим.

Один из возможных критериев — эксплуатация ТС в зимний период. Условимся, что машина используется в Ивановской области, и в этом случае показатель D будет иметь значение 10 (приложение № 2 к распоряжению АМ-23-Р) и отражать тот факт, что топливо расходуется на 10% интенсивнее.

2. Расчет пробега, отраженного в путевом листе.

Предположим, что показатель составил 100 км (на основании показаний спидометра и трекера ГЛОНАСС).

3. Применение формулы расчета расходования ГСМ в соответствии с п. 7 распоряжения АМ-23-Р.

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 0,01 × D),

где S — пробег, отраженный в путевом листе.

Qн = 0,01 × 6,8 × 100 × (1 0,01 × 10) = 7,48 л.

Следующий сценарий — расчет расходования топлива по факту.

На основании данных о километраже, времени и расходе горючего производится расчет потраченного за рабочее время горючего. Полученные данные расхода ГСМ по факту сравниваются с показателем нормативного расхода топлива. Исходя из полученных цифр, фиксируется либо экономия топлива, либо его перерасход.

Расчет путевого листа

Расчет путевого листа

Существует стандартная формула расчета нормы затрат горючего – величину пробега автомобиля умножают на норму расхода топлива, и полученную сумму делят на сто км пути. Норма расхода горюче-смазочных материалов для конкретного вида автомобиля можно посмотреть в приложении к приказу Минтранса России под № АМ-23-р, которое называется методическими рекомендациями. Если нужной марки автомобиля в приложении не оказалось, то за основу для расчетов нужно брать автомобиль с похожими техническими характеристиками.

Расход по факту определяется таким способом – от суммы остатка горючего перед поездкой и объема заправленного топлива отнимается остаток ГСМ на момент возвращения автомобиля на его место в гараж. Экономия получается при меньшем объеме расхода топлива по сравнению с нормативом, а перерасход – при большем.

Данные о километраже от ворот предприятия до места погрузки товара, а также от места разгрузки товара до ворот гаража в расчет не включаются – они фиксируются отдельно как нулевой пробег в строке путевого листа. В том числе в расчете не участвуют сведения о расходе топлива при простое машины и работе навесного спецоборудования.

Нужны ли нормы при учете ГСМ

Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете ГСМ нужно списывать по факту. Но сложность в том, что в автомобиле нет устройства, которое фиксировало бы количество бензина в баке. Соответственно, очень сложно «на глаз» определить, сколько топлива ушло на ту или иную поездку. Поэтому чаще всего фактический расход топлива рассчитывают как количество километров по спидометру, умноженное на некий норматив.

Налоговый учет

Применение норматива в налоговом учете — вопрос неоднозначный.

Еще несколько лет назад чиновники утверждали, что при списании ГСМ в расходы организации должны придерживаться лимитов, утвержденных Методическими рекомендациями, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р. Об этом неоднократно напоминали специалисты Минфина России (см.

, например, письмо Минфина России и от 17.11.11 № 03-11-11/288). Также представители этого ведомства настаивали: если организация использует машину, для которой норматив не утвержден, необходимо разработать свой лимит и использовать его для списания ГСМ в затраты (письмо от 10.06.11 № 03-03-06/4/67).

Однако в Налоговом кодексе подобное правло отсутствует. Поэтому многие компании не придерживались никаких норм, и уменьшали налогооблагаемую базу на полную стоимость израсходованного бензина. Такой подход поддерживали судьи (определение ВАС РФ от 14.08.08 № 9586/08, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.09 № Ф04-7730/2008(17508-А03-46)).

Позже чиновники согласились, что применять установленные нормы хоть и желательно, но не обязательно (см., например, письмо Минфина Россииот 27.01.14 № 03-03-06/1/2875; «Налогоплательщики не обязаны нормировать затраты на бензин для служебного транспорта»).  Таким образом, на сегодняшний день компании могут беспрепятственно учитывать топливо не по нормативам, а исходя из фактического расхода.

Добавим, что налогоплательщикам, которые все же решили применять норматив (утвержденный Минтрансом или самостоятельно разработанный) для целей налогового учета, допустимо применять этот же норматив и в бухгалтерском учете. Другими словами, использовать одно и то же значение лимита при подсчетах израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.

Если для машины нет утвержденного Минтрансом лимита, либо организация решила использовать другое значение, она вправе рассчитать собственный лимит. Как правило, в такой ситуации компании действуют одним из двух способов.

Первый способ — позаимствовать информацию о расходовании топлива из технической документации на автомобиль. Такой подход соответствует позиции Минтранса России (см. «Изменились правила определения норм расхода ГСМ для легковых автомобилей»).

Второй способ — создать комиссию и произвести замеры. Для этого в пустой бак машины нужно залить определенное количество бензина, например, 100 литров. Затем авто должно ездить до тех пор, пока бак не станет абсолютно пустым. Исходя из показаний спидометра, надо определить, сколько километров понадобилось для полного опустошения бака.

Поскольку расход топлива зависит от условий поездки, лучше произвести контрольные замеры «на все случаи жизни»: отдельно — для груженого и порожнего авто, отдельно — для летних и зимних поездок, отдельно — для простоя со включенным двигателем и т д. Все полученные результаты следует отразить в акте, составленном и подписанном комиссией.

Как рассчитать путевой лист: основные моменты, правила заполнения и пример расчета суммы к списанию ГСМ

Есть и более простой вариант: утвердить один базовый норматив (например, для летнего периода) и повышающие коэффициенты: для зимних поездок, для поездок по перегруженным трассам и пр.

В настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ при эксплуатации автомобилей. Единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства.

Предлагаем ознакомиться  Что делать если страховая компания обанкротилась осаго

При расчете налогооблагаемой прибыли нужно руководствоваться главой 25 НК РФ. Расходы на содержание служебного транспорта, к числу которых относятся и расходы на приобретение ГСМ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 и подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ).

НК РФ не ограничивает расходы на содержание служебного транспорта какими-либо нормами, поэтому для целей налогообложения предусматривается списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам. Однако они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

По мнению Минфина России, изложенному в письме от 15.03.2005 № 03-03-02-04/1/67, расходы на приобретение ГСМ в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству, могут быть признаны в целях налогообложения при соблюдении требований, установленных упомянутым выше пунктом 1 статьи 252 НК РФ. УМНС России по г. Москве в письме от 23.09.2002 № 26-12/44873 выражало аналогичное мнение.

Как рассчитать путевой лист: основные моменты, правила заполнения и пример расчета суммы к списанию ГСМ

Требование обоснованности обязывает организацию разработать и утвердить собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для своего транспорта, который используется для производственной деятельности с учетом его технологических особенностей. Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники.

Организация может при их разработке исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, времени года, сложившейся статистики, актов контрольных замеров расхода топлива и смазочных материалов на километры пробега, составленных представителями организаций или специалистами автосервиса по ее поручению, и др.

Порядок расчета норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации.

Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом следует ознакомить всех водителей автотранспорта. Отсутствие в организации утвержденных норм может привести к злоупотреблениям со стороны водителей, и, следовательно, к неоправданным дополнительным расходам.

Собственно, эти нормы и используются как экономически обоснованные для целей бухгалтерского учета для списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.

При разработке этих норм организация может использовать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России от 29.04.2003 (руководящий документ № Р3112194-0366-03 согласован с руководителем Департамента материально-технического и социального обеспечения МНС России и применяется с 1 июля 2003 года).

Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильного транспорта.

Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды (технические осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т.д.) в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

Особенности эксплуатации автомобилей, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путем применения к базовым нормам поправочных коэффициентов. Эти коэффициенты установлены в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Руководящим документом также установлены нормы расхода смазочных материалов на 100 литров общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел установлены в литрах на 100 литров расхода топлива, нормы расхода смазок – соответственно в килограммах на 100 литров расхода топлива.

Обязательно ли следует применять нормы, установленные Минтрансом России как единственно возможные? Нет. Минтранс России согласно статье 4 НК РФ не вправе разрабатывать какие-либо нормативы для целей налогообложения. Нормы, утвержденные Минтрансом России, не являются приказом и не проходили регистрацию в Минюсте России в качестве нормативного правового акта, обязательного для применения организациями на всей территории РФ.

Как списывать ГСМ по фактическим показателям правильно?

РАСХОД (ФАКТ) = Т(нач) Т(выд) − Т(ост),

Как рассчитать путевой лист: основные моменты, правила заполнения и пример расчета суммы к списанию ГСМ

Т(нач) — объем бензина в баке на начало смены работника (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);

Т(выд) — количество бензина, залитого в бак в течение смены;

Т(ост) — объем бензина в баке по возвращении работника в гараж.

Пример

В ООО «Сапфир» есть служебный автомобиль марки «Лада Калина». В компании применяется метод списания материалов по средней себестоимости (ССТ). ССТ бензина составила 40 руб.

Остаток бензина в баке: 5 л.

Выдано: 20 л.

Остаток при возвращении: 10 л.

Расход (факт) = 15 литров (5 л 20 л − 10 л).

Стоимость ГСМ к списанию равна 600 руб. (40 руб. × 15 л).

Дт 26 Кт 10.3 — 600 руб.

Бухгалтерия

Затратный счет выбирается в соответствии с направлением расходов, если авто используется:

  • в основном производстве — счет 20;
  • во вспомогательном — 23;
  • в общем производстве — 25;
  • в административных целях — 26;
  • в торговле — 44.

Рассмотрим порядок налогового учета затрат ГСМ.

Бухгалтерский и налоговый учет ГСМ

Расходы на приобретение ГСМ связаны с обслуживанием перевозочного процесса и относятся к расходам по обычным видам деятельности по элементу “Материальные затраты” (п. 7, 8 ПБУ 10/99 “Расходы организации”). В расходы включается сумма всех фактических затрат организации (п. 6 ПБУ 10/99).

Бухгалтерия организации ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам.

Не касаясь специфики формирования первоначальной стоимости ГСМ и учета НДС, скажем, что бухгалтер на основании первичных документов (авансовых отчетов, накладных и др.) приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ учитываются на счете 10 “Материалы” субсчет 3 “Топливо”. Это предусмотрено Планом счетов (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Рекомендуется в зависимости от местонахождения материалов использовать следующие группировки аналитического учета:

  • “ГСМ на складах (бензин, дизельное топливо, газ, масло и др.)”;
  • “Оплаченные талоны на бензин (дизельное топливо, масло)”;
  • “Бензин, дизельное топливо в баках автомобилей и талоны у водителей” и др.

Путевые листы и ГСМ

Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:

  • счет 10 субсчет “Топливо”, субсчет “ГСМ на складах”, субсчет “Бензин”, субсчет “Бензин АИ-98”;
  • счет 10 субсчет “Топливо”, субсчет “ГСМ на складах”, субсчет “Бензин”, субсчет “Бензин АИ-95”.

Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется по материально ответственным лицам – водителям автотранспорта.

Бухгалтер записывает поступление ГСМ в карточку учета материалов по форме № М-17. В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ, которая утверждается приказом руководителя или является приложением к учетной политике организации.

Расходы на содержание автотранспортных средств организации списывают на себестоимость продукции (работ, услуг). В бухгалтерском учете затраты, связанные с перевозочным процессом, отражают на балансовом счете 20 “Основное производство” или 44 “Расходы на продажу” (только для торговых организаций).

Затраты на содержание служебного автотранспорта отражаются на балансовом счете 26 “Общехозяйственные расходы”. Предприятия, имеющие парк автомобилей, отражают затраты, связанные с их содержанием и эксплуатацией, на балансовом счете 23 “Вспомогательные производства”.
Применение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования автомобилей.

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 “Топливо” (аналитический учет: “ГСМ в баках транспортных средств” и др. соответствующие субсчета)
– в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.

При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском учете производится одним из следующих способов (п. 16 ПБУ 5/01):

  • по себестоимости единицы запасов,
  • по себестоимости первых по времени закупок
    (ФИФО),
  • по себестоимости последних по времени закупок
    (ЛИФО),
  • по средней себестоимости.

Последний способ является наиболее распространенным.

Выбранный организацией способ должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике.

Обращаем внимание бухгалтеров на то, что как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Этот остаток нужно и далее учитывать на счете отдельном субсчете “Бензин в баках автомобилей” (в аналитическом учете по материально-ответственным лицам (водителям).

Предлагаем ознакомиться  Образцы и бланки отчётов 2020 года

Ежемесячно бухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств.

Если стоимость принятых к расходу затрат по ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете будет различна (например, в связи с превышением водителем норм, принятых в организации для его автомобиля), то налогоплательщикам, применяющим ПБУ 18/02, придется отражать постоянные налоговые обязательства.

Таково требование пункта 7 указанного положения, которое утверждено приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

Рассмотрим бухгалтерский учет ГСМ на примере учета бензина для конкретного водителя.

Пример

Дата Приход Расход Остаток
кол-во цена стоим. кол-во цена стоим. кол-во цена стоим.
Остаток на 01.04             18 10,00 180,00
01.04       7 10,00 70,00 11 10,00 110,00
02.04       10 10,00 100,00 1 10,00 10,00
03.04 20 11,00 220,00 11 10,95* 120,48 10 10,95 109,52

Примечание:* 10,95 = (1л x 10 руб. 20 л. x 11 руб.) / 21 л

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет “Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.”
– 70 руб. – списано по нормам 7 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 1 апреля;
Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет “Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.”
– 100 руб. – списано по нормам 10 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 2 апреля;
Дебет 10-3 субсчет “Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.” Кредит 71 субсчет “Сидоров”
– 220 руб. – оприходовано 11 литров бензин на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету водителя;
Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет “Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.”
-120,48 руб. – списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 3 апреля.

Если обратиться к бланку путевого листа и к требованиям, содержащимся в приказе №152, путевой лист отражает следующие сведения, необходимые для учета ГСМ:

  • остаток топлива в баке, выдачу, остаток на момент закрытия ПЛ;
  • данные спидометра на начало и на конец движения.

Расход ГСМ можно исчислить как непосредственно по этим данным, так и по нормативам, определяющим, сколько топлива использует тот или иной автомобиль на километр пути (нормы Минтранса, документы АМ-23-Р от 14/03/08 г., НА-51-р от 6/04/18 г.).

Нормы носят рекомендательный характер, и, если фирма может обосновать иные цифры расхода топлива либо автомобиля, который эксплуатируется, нет в нормативных документах, законодательство подобное не запрещает.

Обоснование расхода можно оформить на основе:

  • технической документации ТС;
  • контрольных замеров расхода топлива в различных погодных и сезонных условиях, оформленных актами комиссии.

Допустимо утвердить один норматив, а затем применять к нему коэффициенты, к примеру, повышающего характера, в зимний период. Использование норматива расхода ГСМ предполагает регулярные инвентаризации, сверку фактического расхода с расчетными данными. Расценивают топливо для учета затрат чаще всего по средней стоимости.

Стоимостное сальдо ГСМ добавляется к стоимости вновь оприходованных ГСМ. Полученное значение делится на сумму оставшихся и поступивших ГСМ в натуре. Топливо учитывается на активном счете 10/3 и списывается в дебет «затратных» счетов 20, 25, 44 и др.

В НК РФ отсутствуют жесткие указания по поводу применения фактических либо расчетных, на основе норм, данных для включения ГСМ в затраты. Для целей НУ законодательство не запрещает использовать и метод «по факту» и нормирование расходов. Документ АМ-23-Р содержит указание на то, что нормы могут использоваться и в целях НУ, с использованием данных о километраже из путевого листа (Общие положения, п. 3).

Определенно можно сказать, что, если организация утвердила нормы расхода топлива, но не соблюдает их и включает завышенные суммы расхода в затраты по НУ, контролирующие органы обратят на это внимание как на нарушение и пересчитают налог в сторону доначисления.

Перевозчики включают суммы, израсходованные на ГСМ, в материальные затраты, фирмы, не занимающиеся перевозками, – в прочие (НК РФ, ст. 254-1, 264-1).

На заметку! Кроме путевых листов, для списания ГСМ используют данные тахографов, ГЛОНАСС, систем GPS. Они могут применяться как вместо путевых листов, так и в комплексе с ними.

Для чего нужны нормы расхода и списания ГСМ

Налоговый учет

Как видно из вышесказанного, вариантов и нюансов списания ГСМ на основании путевок может быть много. Все они должны отражаться в приказе на списание ГСМ. Документ, подписанный руководителем, служит руководством к действию для бухгалтера компании и обосновывает применение той или иной методики списания, применение корректирующих коэффициентов.Приказ на списание ГСМ не имеет унифицированной формы, составляется по общим правилам делопроизводства.

Образец приказа

ООО «Алмаз»
ПРИКАЗ №3

г. Москва

1 июня 2019 г.

Об установлении норм расхода топлива на легковые автомобили

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить норму расхода дизельного топлива на:

  • 21108 «Премьер» (ВАЗ-21128) 9 литров в час;
  • Сайбер 2.4 (Chrysler) 11 литров в час.

2. С 15 октября по 15 апреля увеличить установленные нормы на 11%.
3. Списание ГСМ производить один раз в месяц согласно акту списания.
4. Ответственным за исполнение назначить главного бухгалтера Сидорову А.И.

Директор ООО «Алмаз»: Петровский К.П.
С приказом ознакомлена:
Главный бухгалтер Сидорова А.И.

В налоговом учете списанная стоимость ГСМ может быть включена:

  • в материальные расходы — если использование автомобиля связано с производством (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
  • в прочие расходы — если транспорт используется в служебных целях (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Как рассчитать путевой лист: основные моменты, правила заполнения и пример расчета суммы к списанию ГСМ

Отметим, что если применяется норматив, то допускается его обоснованное и документально подтвержденное превышение (определение ВАС РФ от 09.07.12 № ВАС-8327/12). Например, при преимущественной езде по бездорожью или при езде в холодное время года, когда фактические измерения отражают значительное превышение расхода топлива в сравнении с нормативными коэффициентами по распоряжению АМ-23-Р.

ГСМ в баке арендованной машины

Получить транспортное средство во временное владение и пользование можно, заключив договор аренды транспортного средства с юридическим или физическим лицом.

По договору аренды арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование. Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов
(ст. 646 ГК РФ).

В случае, когда расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного транспортного средства. Просто учитывается такой автомобиль не в составе основных средств, а на забалансовом счете 001 “Арендованные основные средства” в оценке, принятой в договоре. За его использование начисляется арендная плата, а амортизация не начисляется.

Арендная плата учитывается в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией вне зависимости от того, у кого арендуется автомобиль –
у юридического или физического лица (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В то же время статус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам. Так, если автомобиль арендуется у физического лица, у него возникает налогооблагаемый доход.

Что касается ЕСН, то нужно различать аренду транспортного средства с экипажем и без него (п. 1 ст. 236 и 3 ст. 238 НК РФ).

На арендованную машину выписывается путевой лист на время работы, поскольку распоряжается машиной организация. А подпункт 2 пункта 1 статьи 253 НК РФ разрешает включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, все средства, истраченные на содержание и эксплуатацию основных средств и иного имущества, которое используется в производственной деятельности. Это касается и ГСМ, которые используются на арендованном автомобиле.

При передаче автомобиля в аренду топливный бак также бывает полностью или частично наполнен. Тут, как и в ситуации с куплей-продажей, предстоит разобраться, как учесть такой бензин.

Иногда организации просто договариваются, что арендодатель передает определенное количество топлива, а арендатор по окончании срока аренды обязуется вернуть такое же количество вместе с машиной. При этом право собственности на ГСМ остается за арендодателем, и передача топлива в учете не отражается.

Предлагаем ознакомиться  11 опека и попечительство основания и цели установления условия осуществления

Но такой вариант не совсем корректен для арендатора, ведь фактически он использует полученный бензин и, как следствие, должен сделать определенные записи в учетных регистрах. По этой причине большинство компаний все же показывают передачу ГСМ от арендодателя арендатору.

Как отразить такую передачу? Самый распространенный вариант — это реализация. Сначала арендодатель продает топливо арендатору, а после окончания срока договора арендатор продает такое же количество арендодателю.

Другой вариант — это товарный заем. Здесь арендодатель выступает в роли заимодавца, а арендатор — в роли заемщика. Оба варианта вполне законны, и бухгалтеру остается выбрать тот, что наиболее удобен в конкретной ситуации.

Итоги

Путевой лист — основной первичный документ, предназначенный для контроля работы транспортного средства. В нем фиксируется пройденный километраж и движение ГСМ. Расход топлива, отражаемый в ПЛ, может основываться на нормативных или фактических показателях. Данные по путевому листу используются для составления акта на списание ГСМ.

Как учесть топливо в баке проданного автомобиля

Организация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем.

По договору безвозмездного пользования (ссуды) ссудополучатель обязан содержать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также несение всех расходов на ее содержание, если иное не предусмотрено договором.

Расходы организации по содержанию и эксплуатации автомобиля, полученного по договору безвозмездного пользования, уменьшают налогооблагаемую прибыль в общеустановленном порядке, если договором предусмотрено, что данные расходы несет ссудополучатель.

К договорам безвозмездного пользования (ссуды) применяются отдельные правила, предусмотренные для договора аренды. Расходы на ГСМ учитываются аналогично арендованной машине, поскольку распоряжается ею организация.

Как рассчитать путевой лист: основные моменты, правила заполнения и пример расчета суммы к списанию ГСМ

Передача имущества во временное пользование по договору ссуды – для целей налогообложения есть не что иное, как безвозмездно оказанная услуга. Стоимость такой услуги включается ссудополучателем во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Эту стоимость нужно определить самостоятельно, основываясь на данных о рыночной стоимости* аренды аналогичного автомобиля.

Как правило, при покупке авто новый владелец получает не только саму машину, но и некоторое количество бензина в баке. Если это прописано в договоре купли-продажи, бухгалтер сможет без проблем оприходовать ГСМ.

Но чаще топливо в договоре не упоминается. Как поступить в этом случае? На практике применяют различные подходы.

Если бензина не очень много, то его попросту не учитывают, а отсчет поступления и списания ГСМ начинают с первой заправки.

Если бак практически полон, топливо учитывают. Сначала определяют объем, используя те же методы, что и при инвентаризации. Затем оформляют либо безвозмездное получение, либо выявление излишков.

В случае безвозмездного получения стоимость топлива проводят по дебету счета 10 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Впоследствии, при списании, делают проводки по дебету «затратного» счета (20, 26 или 44) и кредиту счета 10 «Материалы», а также по дебету счета 98 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В налоговом учете безвозмездно полученные ГСМ — это налогооблагаемые доходы (подп. 8 ст. 250 НК РФ).

Если организация показывает излишки, выявленные при инвентаризации, то в бухгалтерском учете их следует включить в доходы и провести по дебету счета 10 и кредиту счета 91. В налоговом учете также необходимо сформировать доходы на основании подпункта 20 статьи 250 НК РФ.

Возможна и обратная ситуация, когда организация продает авто, а вместе с ним и топливо в баке. Здесь лучше всего внести в договор купли-продажи отдельный пункт, где указать объем и цену бензина. Это даст возможность показать реализацию ГСМ отдельно от реализации машины. С юридической точки зрения все будет корректно, ведь никакой лицензии для продажи топлива не требуется.

При отсутствии специального пункта в договоре выбытие бензина надо провести по дебету счета 91 и кредиту счета 10. В налоговом учете подобные расходы отражать нельзя, поскольку стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает облагаемый доход (под. 16 ст. 270 НК РФ).

Основные моменты

Путевой лист – это официальный документ, регламентированный соответствующими подзаконными актами и подлежащий учету.

Рабочая поездка

Рабочая поездка

  • номер документа
  • дата документа
  • данные о ТС
  • сведения о его собственнике
  • информация о водителе авто
  • расход горючего
  • текущий пробег автомобиля
  • точный маршрут движения автомобиля
  • место отправления (откуда выехал) и место приезда (куда поехал)
  • время выхода и время возврата авто в гараж
  • данные спидометра на начало и окончание рабочего дня
  • подпись диспетчера, подтверждающая время отбытия и прибытия авто
  • дата и время предрейсового осмотра
  • подпись медработника, проводившего предрейсовый медосмотр
  • количество рейсов
  • номера ТТН, по которым осуществлялась перевозка

Путевой лист состоит из двух частей. Первая – это основной лист, в котором отражен расчет расходования ГСМ. Вторая часть – это отрывной талон, являющийся основным документом, по которому заказчику работ выставляется счет за оказанные услуги. К первой части должна обязательно прилагаться ТТН. Водитель получает путевой лист минимум на один день, а максимальный срок выдачи составляет один месяц. Срок хранения у путевых листов такой же, как и у других бухгалтерских документов – пять лет.

Компенсации работникам

Работникам выплачивается компенсация за износ личного транспорта и возмещаются расходы, если личный транспорт используется с согласия работодателя в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Часто по приказу работнику выплачивают компенсацию по норме, установленной Правительством РФ и сверх этого расходы на бензин.

Как рассчитать путевой лист: основные моменты, правила заполнения и пример расчета суммы к списанию ГСМ

Поскольку такое положение прямо не предусмотрено письмом Минфина России от 21.07.1992 № 57, то представляется правомерным и позиция налоговых органов по данному вопросу. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля: сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419).

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях выплачивается работникам в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Учет ГСМ в “1С:Бухгалтерии 7.7”

Учет ГСМ в конфигурации “1С:Бухгалтерия 7.7” (ред. 4.5) ведется на счете 10.3 “Топливо”. В справочнике “Материалы” для элементов, относящихся к ГСМ, следует указать вид “(10.3) Топливо” (см. рис. 1).

Приобретение ГСМ отражается документами “Поступление материалов” или “Авансовый отчет”, в последнем документе следует указать корреспондирующий счет 10.3.

Для отражения расхода ГСМ удобно пользоваться документом “Перемещение материалов”, выбрав вид перемещения: “Передача в производство” (см. рис. 2). В документе нужно указать счет затрат, соответствующий направлению использования автомобиля (20, 23, 25, 44) и статью затрат.

Рекомендуется в справочнике статей затрат задать две статьи для отражения расходов по ГСМ, для одной из которых установить “Вид расходов” для целей налогового учета “Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения”, а для второй (расходы сверх нормы) – “Не принимаемые для целей налогообложения” (рис. 3).

Как рассчитать путевой лист: основные моменты, правила заполнения и пример расчета суммы к списанию ГСМ

Если произведенные расходы не превысили норматива, то все затраты следует отнести на статью расходов, учитываемую для налогообложения. Если норматив превышен, то следует ввести два документа “Перемещение материалов”: первый на сумму норматива, указав статью, учитываемую для налогообложения, второй на сумму превышения норматива, указав статью, не учитываемую для налогообложения.

В случае применения организацией ПБУ 182, при проведении документа “Закрытие месяца” будет
учтена постоянная разница и сформирована проводка по отражению постоянного налогового обязательства.

Компенсационные выплаты работникам за использование личного транспорта в служебных целях можно отразить документом “Бухгалтерская справка” (см. рис. 4).

На закладке “Бухгалтерский учет” счет отнесения затрат и статья затрат указывается по аналогии с отражением расходов по ГСМ, затем можно автоматически сформировать проводки по налоговому учету по кнопке “Заполнить НУ”.