Как правильно составить деловое письмо

Существуют правила, по которым пишется любое деловое письмо. Оформление этого документа начинается с продумывания его содержания. Информация в письме должна быть представлена четко и по делу, получатель должен понимать, что именно хотят до него донести, а автор – какого результата он желает добиться.

Как пишется деловое письмо? Алгоритм примерно следующий:

  • изучить вопрос;
  • создать проект письма;
  • согласовать проект;
  • подписать его;
  • зарегистрировать;
  • послать.

Содержание любого письма должно быть понятно адресату, поэтому важно наполнить его необходимой информацией. Составителю нужно хорошо владеть вопросом, о котором идет речь. Письма бывают простыми по содержанию и сложными. Первые, как правило, короткие и часто не требуют от получателя написания ответа.

  • Во вступительной части прописывают причину написания письма, дают ссылку на какие-то документы, которые имеют значение в контексте обсуждаемого вопроса. Кроме того, вступление содержит номер письма, дату написания, заголовок, наименование, в нем указывается автор.
  • Основная часть содержит ключевую информацию: суть событий, доказательства, аргументы.
  • Заключительная часть включает основные выводы, просьбы, вопросы, требования, предложения, напоминания и т.п.

Деловое письмо всегда имеет адресата. Обращаясь к нему, крайне важно учитывать:

  • его позицию в компании;
  • характер взаимоотношений;
  • официальный характер письма;
  • нормы делового этикета.

Именно официальный стиль оформления отличает деловое письмо. Обращение в нем располагается по центру. В конце письма обычно идет фраза вроде «Выражаю благодарность за….» или «В надежде на плодотворное сотрудничество…», после чего ставится подпись отправителя.

Стиль написания делового письма

Виды деловых писем

При написании официального письма важно выдержать стиль. Деловое письмо нужно составлять с использованием соответствующей лексики и оборотов речи.

Следует помнить о следующих обстоятельствах:

  • обычно мы пишем деловое письмо компании в лице ее руководителя, отправителем также часто является юридическое лицо;
  • сотрудники в компаниях подчиняются определенному регламенту взаимоотношений и придерживаются субординации;
  • в деловой переписке обсуждаются рабочие вопросы;
  • документы, содержащие информацию, которая касается вопросов управления компанией, отправляются определенному адресату;
  • нередко могут возникать похожие рабочие ситуации.

Поэтому деловые письма:

  • имеют официальный обезличенный тон;
  • имеют конкретного адресата;
  • содержат актуальную достоверную на текущий момент информацию;
  • содержат исчерпывающую информацию, доказательства и аргументы.

Требования к деловым письмам

Что нужно помнить, составляя деловое письмо? Требования к таким письмам заключаются в следовании определенным стандартам:

  • лексика, морфология и синтаксис должны быть стандартными, содержать определенные обороты и термины;
  • эмоциональность и экспрессия исключены, основной тон – сдержанный и нейтральный;
  • четкость в передаче основной мысли, понятная манера изложения, логика в построении письма;
  • использование исключительно полезной информации, краткое ее изложение;
  • применение определенных языковых формул, используемых в подобных ситуациях;
  • использование специальной терминологии;
  • использование лексических и графических сокращений (ОАО, ЗАО, гр-н и т.д.);
  • употребление отглагольных существительных («оказать помощь», а не помочь);
  • использование простых распространенных предложений.

Знание подобных требований и стандартов пригодится не только при составлении деловых писем. Для написания хорошего коммерческого предложения тоже требуются определенные навыки. Как создать отличный оффер, можно узнать тут

Правила оформления делового электронного письма

Очевидно, сейчас деловые письма отправляются в основном по электронной почте. В принципе чтобы написать электронное деловое письмо, нужно следовать тем же требованиям, которые предъявляются и к обычным бумажным письмам.

  • Официально-деловой стиль. Нейтральный тон изложения информации, отсутствие эмоциональных и просторечных оборотов. Четкая структура и логика повествования. Краткое изложение фактов. Все лишнее и не несущее смысловой нагрузки должно отсекаться. Официальное деловое письмо должно содержать только ту информацию, которая относится к делу.
  • Следующий момент, на который нужно обратить внимание, составляя деловое письмо – тема. Она прописывается в обязательном порядке в специально отведенном для этого поле. Нужно сформулировать ее емко и кратко, так, чтобы читатель сразу понял, о чем пойдет речь. Обычно это предложение из 3-4 слов («Запрос коммерческого предложения», «Приглашение на конференцию «Инновации -2020» и т.п.). Тема в формате одного слова – плохое решение («Вопрос» или «Дополнения»). Она не отражает сути письма. Электронные сообщения можно отмечать флажками, если они содержат какую-то особо важную информацию.
  • Для электронных писем обычно используют шрифты Arial или Times New Roman среднего размера (например, 3). Применять Caps Lock или восклицательные знаки в деловых письмах недопустимо – как уже говорилось выше, тон должен быть нейтральным. По этой же причине нельзя использовать смайлы, необычные шрифты, яркие цвета. Иногда есть необходимость выделить какие-то отдельные части текста – для этого можно использовать курсив или жирный шрифт, однако такой прием применяется очень дозированно.

    Читайте нашу статью «Как найти бизнес-идею: топовые рекомендации и советы».

  • Допустимо использовать подзаголовки, если необходимо отделить части письма, но важно, чтобы их было не более 3-4.
  • Разбивая текст на абзацы, важно не делать их чересчур длинными – максимум 4 строки. Если их больше, это может вызвать трудности с восприятием написанного.
  • Если в тексте имеется какой-то список или перечисление, лучше использовать маркеры.
  • Наличие фирменного шаблона для электронных писем сделает сообщения узнаваемыми. Такой шаблон должен хорошо читаться как с обычного монитора, так и мобильного телефона. Он должен быть уникальным, но не слишком креативным: переписка все-таки носит официально-деловой характер.
  • Если есть необходимость отправить вместе с письмом какой-то файл, не стоит вставлять его прямо в тело письма. Часто графические файлы отражаются некорректно, либо их вовсе невозможно посмотреть. Лучше прикрепить его отдельно – это надежнее. Можно дополнительно сообщить, что нужные файлы прикреплены к письму.
  • Гиперссылки должны быть синего цвета с нижним подчеркиванием.
  • Любое деловое письмо (партнеру, коллеге, клиенту), даже если это претензия, жалоба или, напротив, благодарность, должно быть написано сухим официальным тоном. Здесь неуместно выражать эмоции. Важно описать суть проблемы, четко прописать все вводные данные, привести доказательства и аргументы, внести предложения или выдвинуть требования – и все это сдержанно и нейтрально.
  • Деловая электронная переписка допускает использование сокращений и аббревиатур, если их применение считается нормой в конкретной сфере деятельности. Важно, чтобы получатель письма понял, о чем идет речь, чтобы у него не возникло трудностей при прочтении сокращений. Если есть вероятность, что их могут не понять, лучше писать слова полностью.
  • Важно поприветствовать собеседника. Идеальный вариант – «Здравствуйте, …. (Имя)». Следует обращаться по имени, как в начале письма, так и далее в тексте, если это уместно. В случае если письмо отправляется незнакомому человеку, следует написать, откуда вы узнали его адрес.
  • Правильное деловое письмо должно быть по возможности кратким. Деловая переписка не предусматривает длинных рассуждений, важно уместить суть дела в несколько абзацев. Будет отлично, если электронное письмо поместится на экране, его не придется прокручивать, чтобы дочитать до конца. Правильное деловое письмо
  • Ответ на деловое письмо должен осуществляться через специальную кнопку «Ответить», которая присутствует в любом почтовом сервисе. Благодаря этому в письме сохранится вся история переписки, и собеседник сразу вспомнит, о чем шла речь в предыдущих сообщениях, даже если общение велось довольно давно. Кнопка «написать письмо» не предоставит такой возможности, и нить разговора может быть упущена. Получатель может не понять, кто ему пишет, что от него хотят. Чтобы это выяснить, придется совершать дополнительные действия, а это мало кому понравится. Скорее всего, такое письмо просто останется без ответа. Поэтому лучше не рисковать и воспользоваться возможностями, которые предоставляет электронная переписка.
  • Если это уместно, выразите собеседнику благодарность за оказанную помощь или быстрый ответ. Эта мелочь продемонстрирует хорошие манеры и уважение к партнеру или клиенту, ему будет приятно.
  • Важно всегда сохранять хладнокровие и быть сдержанным. Бывает, что коллега, партнер или клиент ведет себя в переписке неподобающе, позволяет себе хамство или выражает крайнюю степень неудовлетворенности вашей работой. В этот момент хочется ответить тем же, однако это неправильно. Нужно всегда сохранять нейтральный тон.
  • Желательно отвечать на электронные письма быстро, в течение нескольких часов, оптимальный срок – не более 48 часов. Дольше уже не совсем этично и достаточно некомфортно для человека, ожидающего письмо. Можно подумать, что собеседник игнорирует отправителя или попросту забыл о нем, что можно воспринять как неуважение. Если сразу ответить нет возможности, допустим, решение вопроса зависит от кого-то еще и нужно время, чтобы получить его разрешение, следует написать об этом собеседнику. Он поймет, что его вопрос находится на рассмотрении, решение требует времени, поэтому необходимо подождать.
  • В заключении стоит написать что-то вроде «С уважением». Это стандартный шаблон, который используется чаще всего и воспринимается как неотъемлемая часть деловой переписки. Составляя деловое письмо, фразы типа «В надежде на взаимовыгодное сотрудничество» или «Заранее благодарю за ответ» лучше не использовать, они могут поставить человека в неловкое положение. В самом конце письма нужно указать свое имя, должность и компанию, контактный номер телефона.
  • Что касается времени отправки, то лучше делать это в рабочее время – так, чтобы собеседник мог прочитать письмо сразу после получение или хотя бы в течение дня. Посылать письма в праздничные дни, в выходные или поздно вечером не стоит – это не корректно.
  • Составляя деловое письмо, ошибки допускать нельзя. Нужно прочитать весь текст письма перед тем, как отправить его, и убедиться, что опечатки отсутствуют, грамматическая и пунктуационная составляющая в порядке, а изложенное будет понятно адресату. Важно проверить, нет ли ошибок в адресе получателя.
Предлагаем ознакомиться  Как переводится дти на заказном письме

Как оформить деловое письмо на английском языке

Мы выяснили, как писать деловое письмо на русском. А как обстоят дела с написанием писем для иностранных компаний?

Какие деловые письма отправляют чаще всего

1. Дата

В США существует своя форма написания даты: сначала идет месяц, потом число, потом год (9 октября 2019 года будет выглядеть так – 10.09.19).В Британии дата пишется так же, как в России, однако месяц все лучше писать буквами, а не цифрами, во избежание неразберихи.

2. Деловое письмо: реквизиты получателя

  • Обращение к мужчине выглядит так: Mr (далее идет фамилия).
  • Обращение к замужней женщине: Mrs (далее идет фамилия).
  • Обращение к незамужней женщине: Miss (далее идет фамилия).
  • Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

3. Адрес получателя

Для писем, которые отправляются в США, установлен следующий порядок написания адреса: номер офиса, номер дома, название улицы, индекс, название штата. На письмах, отсылаемых в Великобританию, нужно указать название графства и страны.

4. Обращение к получателю

Обычно это:

  • Dear Madam.
  • Dear Sir.
  • Dear Sir or Madam.
  • Dear Mrs.

В письмах, которые отправляются в Соединенные Штаты, после обращения нужно ставить двоеточие. А если письмо посылается в Великобританию – запятую. Восклицательный знак в данном случае не используется.

5. Тема письма

Деловое письмо-приглашение

В деловых письмах обязательно нужно указывать его тему, чтобы получатель сразу понял, о чем пойдет речь.

6. Построение текста

Для удобства чтения нужно делить текст на части, делать абзацы. Иногда можно писать все предложения с новой строки.

Читайте нашу статью «Бизнес-идеи для маленького города: секреты поиска и успешной реализации».

7. Прощание

Оно должно соответствовать стилю переписки, степень официальности определяется общим характером написанного. Если вы пишете довольно строгое деловое письмо, пример прощания может быть таким: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly…» (Благодарю Вас, преданный Вам….).

Предлагаем ознакомиться  Можно ли продать машину без страховки и как перегнать автомобиль по договору купли-продажи?

8. Оформление подписи

Тут все стандартно: после прощания идет указание имени, фамилии, должности и места работы, потом следует подпись.

9. Оформление приложений

Если к письму прикладываются какие-то документы, в его конце необходимо указать «Enc.» и перечислить приложения.

10. В каких случаях используются заглавные буквы

  • Фамилии и инициалы.
  • Наименования компаний.
  • Наименования городов, штатов и так далее.
  • Любые слова, которые обозначают занимаемую должность.
  • Первые слова в прощании.
  • Вступительные обращения.

21 ошибка современной деловой переписки

Составляя деловое письмо, правила написания которого довольно понятны и просты, не следует забывать, что его получит человек, которому не хочется тратить много времени на прочтение и попытки разобраться в написанном. Как написать деловое письмо, чтобы не вызвать недовольство получателя? Важно избегать распространенных ошибок.

1. Использование неуместных шрифтов, шаблонов, фонов и подписей

использовать белый фон, средний размер шрифта черного цвета, в конце указывать имя, должность, название компании, все контактные данные. Использовать в деловой переписке необычные шрифты и яркие цвета для фона и текста неуместно. Курсив и жирный шрифт допустимо применять в ряде случаев, но нечасто.

2. Пометка «Срочно» и тема письма

Нельзя забывать о теме, когда вы пишете деловое письмо. Нормы делового письма предусматривают краткое указание тематики. Получателю это сильно упрощает рабочий процесс: во-первых, он сразу понимает, что увидит в сообщении, а во-вторых, при необходимости его будет легче найти среди сотен других писем.

Формулировать тему документа нужно кратко, она должна быть емкой и отражать суть содержимого. Одно слово вроде «Предложение» вряд ли даст получателю представление о теме письма, поэтому важно использовать 3-4 слова, к примеру, «Предложение о сотрудничестве от компании «Ритм»».

Бывает, что в процессе переписки с клиентом тема письма меняется: сначала обсуждалось одно, но в итоге было принято решение работать над другим проектом. В этом случае не стоит менять тему, лучше просто создать новую цепочку писем, разделив разные направления деятельности в переписке.

Как правильно составить деловое письмо

Не стоит злоупотреблять флажком, который обозначает срочность вопроса. Его нужно ставить только на те письма, которые содержат вопросы, требующие быстрого решения.

3. Цитирование

Цитирование не принято использовать в деловой переписке, по крайней мере в том виде, в каком оно используется в неофициальном общении. Если необходимо сослаться на какую-то информацию, можно сделать ссылку на соответствующий документ или прикрепить его как дополнительный файл (в электронном письме) либо сделать приложение (в традиционной переписке).

4. Обращение на «Вы»

Как обращаться к собеседнику, составляя деловое письмо? Типы этих писем, коих немало, диктуют применять разный подход к этому вопросу. Обращение на «Вы» допустимо в официальных письмах, таких как, к примеру, приглашение или благодарность. В повседневной переписке использовать такое обращение не стоит, это абсолютно неуместно и порой даже нелепо. Правильнее писать «вы» с маленькой буквы.

5. Ответ на письма

Выше уже говорилось, что максимально комфортный для отправителя срок ожидания ответа составляет два дня. Поэтому стоит очень внимательно относиться к своей переписке и не откладывать составление письма в долгий ящик. Забывая ответить на письмо, мы демонстрируем неуважение к коллеге или партнеру, невнимательность, пренебрежение своими обязанностями.

Даже если в данный момент по существу ответить нечего, следует сообщить об этом собеседнику. Он увидит, что его послание было прочитано и принято к сведению. Если вы знаете, что в ближайшие дни вас не будет на рабочем месте, имеет смыл настроить в почте автоответ, в котором будет указано, что в данный момент письмо не может быть прочитано.

Можно указать контакты коллег, которые смогут сориентировать по срочным вопросам. Не отвеченные письма скрываются в куче бумаг или других электронных писем, что затрудняет их последующий поиск и ведение дел в целом. Необходимо по возможности сразу давать ответ, структурируя и облегчая свою работу таким образом.

Некоторым людям сложно отказывать другим, поэтому они предпочитают вовсе не отвечать, однако это очень некрасиво по отношению к собеседнику, который вынужден теряться в догадках относительно своего письма. Лучше один раз сказать «нет», чем заставлять собеседника ждать и надеяться.

Читайте нашу статью «Каким бизнесом заняться: самые ходовые идеи и прибыльные направления».

Предлагаем ознакомиться  Как составить служебное письмо образец

6. Поток мыслей

Как писать деловое письмо, если вопросов накопилось слишком много? Мы уже не раз говорили о том, что краткость в деловой переписке – одно из главных достоинств. И лучше освещать в одном письме какой-то один конкретный вопрос. Однако бывает так, что нужно уместить в одно письмо информацию сразу по нескольким аспектам работы.

Чтобы получатель смог прочитать все написанное, не упустив ни одного важного момента, нужно выделять ключевые элементы разными способами: абзацами, номерами, специальными маркерами. Письмо должно быть структурированно, мысли поданы в нем ясно, без лишних деталей. Долгим пространным рассуждениям не место в деловой переписке.

7. Название почтового ящика должно быть уместным

Если вы в молодости создали ящик с названием «prosto_vasya» и благополучно его использовали в личных целях, для рабочей переписки лучше завести новый. Название почтового ящика – это ваше электронное имя. Оно должно быть более официальным и иметь деловой характер. Как правило, устраиваясь на работу в компанию, человек получает новый адрес корпоративной почты и не имеет проблем в этом плане. А вот люди, работающие на удаленке, нередко забывают об этом аспекте своей деятельности и часто представляют себя в невыгодном свете.

Врезка дельта

8. Неправильное обращение

Составляя деловое письмо, начало документа нужно оформлять определенным образом. Сперва идет обращение к конкретному получателю или группе лиц, которые отвечают за адресованные им вопросы. Нередко люди не указывают имя человека, к которому обращаются, и это неправильно. Иногда это вводит получателя в заблуждение. Чтобы этого не произошло, нужно указывать всех поименно.

Казалось бы, очевидно, однако стоит напомнить, что нужно тщательно проверять грамматику и пунктуацию перед отправкой письма. Посмотрите, не перепутали ли вы имена, не сделали ли ошибку в написании имени, правильно ли расставили запятые при обращении. Случайная опечатка может создать о вас негативное впечатление.

9. Время отправки писем

Письма следует отправлять исключительно в рабочее время. В противном случае можно создать определенные неудобства получателю:

  • звуковое оповещение может помешать ему во время отдыха;
  • письмо, пришедшее в неурочный час, может вызвать раздражение, ведь многие находят это неприемлемым;
  • письмо, отправленное, допустим, в выходные, может просто потеряться среди множества других писем.

Если вы написали сообщение поздно вечером в пятницу и боитесь забыть отправить его вовремя утром в понедельник, просто настройте автоматическую отправку в определенный день и час. В настройки всегда можно внести правки.

Требования к деловым письмам

10. Не нужно писать отдельное письмо, чтобы сказать «спасибо» или «пожалуйста»

Если вы получили полезное деловое письмо, «спасибо» говорить совсем необязательно. Точнее посылать целое письмо ради одного слова благодарности не нужно. Этим вы отвлекаете собеседника: ему приходится открывать ваше сообщение, тратя на это какое-то время. Кроме того, этим действием вы заполняете паку «Входящие» в его почте в его почте, что затрудняет поиск нужной информации в ней. Если есть желание поблагодарить за что-то, лучше сделать это в следующем полноценном письме.

11. Отсутствие приветствия

Любое письмо, деловое оно или личное, нужно начинать с приветствия. Это элементарное правило вежливости, о котором никогда не надо забывать. Конечно, нет смысла здороваться каждый раз, набирая сообщение, если вы ведете переписку в течение дня. Это нужно сделать один раз – посылая первое письмо или отвечая на первое сообщение собеседника.

12. Забудьте про «Доброе время суток»

Эта фраза, которая была в ходу лет пятнадцать назад, сегодня способна вызвать лишь недоумение. Обычные «Здравствуйте» или «Добрый день» будут куда уместнее независимо от того, когда получатель откроет письмо.

13. Сокращения и односложные ответы

Создавая деловое письмо, составление которого предполагает использование сокращений и аббревиатур, подумайте, насколько они уместны в конкретном случае. Их употребление допускается, если это в принципе распространено в вашей сфере, и собеседник совершенно точно поймет, что вы хотели сказать. В противном случае, лучше перестраховаться и писать слова полностью, чтобы не ставить получателя письма в неловкую ситуацию, и не тратить собственное время на последующую расшифровку написанного.

Правила оформления делового электронного письма

14. В деловой переписке юмору не место

Если мы говорим о строгой деловой переписке, то она исключает шутки и всевозможные метафоричные высказывания. Информация излагается в официальном стиле, четко и по делу.

15. Неуместное использование восклицательных знаков

Нет ситуации, в которой бы имело смысл поставить восклицательный знак вместо точки в официальном деловом письме. Его место – в художественных произведениях, которые передают всю палитру человеческих чувств и требуют использования всех возможностей письменного языка.

16. Caps Lock

Заглавные буквы используются только в начале предложения. Caps Lock всегда ассоциируется с криком, поэтому его использование в деловой переписке неуместно, ведь, как мы помним, она всегда имеет нейтральный тон.

17. Фраза «Заранее благодарю за ответ»

Писать «Заранее благодарю за ответ» не стоит. Это нельзя назвать каким-то страшным нарушением правил деловой переписки, однако такая фраза может восприниматься как своего рода манипуляция. Вы ставите человека в заведомо неловкое положение, заставляя его немедленно заняться вашим вопросом. Если вопрос требует срочного решения, лучше понятно и подробно описать собеседнику проблему и попросить о ее решении.